Case Study

Global Player aus Ludwigshafen

BASF SE setzt auf raum]für[raum®

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Die BASF – ein Global-Player aus Ludwigshafen

Die BASF ist der umsatzstärkste Chemiekonzern weltweit.

Der Hauptsitz befindet sich in Ludwigshafen am Rhein. „Mit einer Fläche von rund zehn Quadratkilometern ist der Standort Ludwigshafen das größte zusammenhängende Chemieareal der Welt, das sich im Besitz nur eines Unternehmens befindet. Das Stammwerk der BASF ist gleichzeitig auch die Wiege des Verbundkonzepts“, so der Konzern in einer Mitteilung. „Die rund 200 Produktionsanlagen, deren Energieflüsse und Logistik werden intelligent miteinander vernetzt, um Ressourcen so effizient und nachhaltig wie möglich zu nutzen.“

Unter dem Stichwort der „effizienten Ressourcennutzung“ kommt – bei rund 39.000 Mitarbeitern am BASF Campus Ludwigshafen und ca. 2.000 Besprechungsräumen – dem Thema Raum- und Ressourcenverwaltung eine ganz besondere Bedeutung zu.

BASF und mediaDIALOG: Wie alles begann

Im Jahre 2013 wurde im Vorstand beschlossen, für die 150-Jahr-Feier der BASF im Jahr 2015 ein neues, repräsentatives Gebäude zu errichten. Eine Hamburger Medienfirma erhielt den Zuschlag für den kompletten Medienbereich im Kongress-Zentrum des Neubaus, wie Dipl.-Ing. Gerhard Goldmann, zuständig für IT-Projects & IT-Security sowie Innovation Scout bei der BASF und Application Owner dieses Projekts, berichtet. „Diese Hamburger Firma hatte seinerzeit dann mediaDIALOG mit im Schlepptau“, so Gerhard Goldmann. Der Bedarf in Sachen „intelligenter Raum- und Ressourcenverwaltung“ war enorm. Die Komplexität dieses Themas machte es nötig, sehr viele parallel verlaufende Prozesse zu berücksichtigen. Raummanagement, Benutzeranforderungen und Aufträge für Dienstleister mussten in Einklang gebracht und verlässlich koordiniert werden. Die Umsetzung dieser Anforderungen sollte auf keinen Fall auch weiterhin via Zettelwirtschaft erfolgen oder in Form von Excel-Listen verwaltet werden. Auch müssen nach und nach die bisherigen Lotus Notes Raumverwaltungen bei BASF abgelöst werden.

Der Neubau war hier die Chance, Prozesse neu zu denken und zu definieren. So wurde der Entschluss gefasst, es mit mediaDIALOG und ihrer Softwarelösung raum]für[raum® zu versuchen. „Gemeinsam wurden in zahlreichen Workshops und Veranstaltungen die unterschiedlichen Anforderungen erfasst, synchronisiert und in optimierte Lösungen für die BASF umgesetzt“, schildert Andreas Varnholt, Geschäftsführer der mediaDIALOG GmbH. Das neue hochmoderne BASF Bürogebäude D105 (siehe auch unter http://bauportal.basf.com/de/referenzprojekte/buerogebaeude-d105-ludwigshafen/d-105/ ) war somit der ideale Startschuss, um den komplexen Aufgabenbereich der Raum- und Ressourcenverwaltung mit einer ganz neuen, intelligenten Lösung zu beginnen. Andreas Varnholt betont: „Eine besondere Herausforderung bestand darin, dass in D105 neben den Premium-Konferenzräumen auch sechs ‚ganz normale‘ Büroetagen nach den modernsten Richtlinien für moderne Arbeitswelten integriert wurden. Hierbei mussten vollkommen unterschiedliche Workflows und Business Cases berücksichtigt werden. Hier konnte die enorme Flexibilität von raum]für[raum® so richtig ausgespielt werden, sodass die Projektumsetzung für den Kunden passgenau realisiert werden konnte.“

Es galt, das richtige Konzept für den Standort zu finden

Mit einer anfänglich beschränkten User-Lizenz und einer zentralen Verwaltung startete man am BASF Standort Ludwigshafen im Gebäude D105 mit der Raumbuchungssoftware raum]für[raum® von mediaDIALOG. Aber: Die zentrale Verwaltung und Nutzung von raum]für[raum® „über eine Handvoll ausgewählter Personen“ schien den Anforderungen am Standort noch nicht optimal zu entsprechen.

Für die Planung eines Besprechungstermins per Zuruf oder E-Mail an die Administratoren von raum]für[raum® heranzutreten, welche eine Buchung generieren, und anschließend ein Feedback der Administratoren abzuwarten, schien einigen Beschäftigten zu umständlich, sodass dieses von den Mitarbeitern gewünschte Vorgehen nicht angenommen wurde. Es gab dadurch Management-Bereiche im Konzern, „die raum]für[raum® vorerst als Fremdkörper angesehen haben“, verrät Gerhard Goldmann.

Doch die Raumverwaltungssoftware raum]für[raum® bietet ganzheitliche und individuell zugeschnittene Lösungen für die verschiedenen Einsatzbereiche, um somit passgenaue Konzepte nicht nur für das gesamte Unternehmen, sondern auch für einzelne Teilbereiche zu schaffen.

Durch eine Umstellung von zentraler Steuerung hin zu dezentral strukturierten Abläufen konnte die grundsätzliche Nutzung und damit die Userakzeptanz deutlich gesteigert werden.

10.000 Nutzer im System

Die Nutzung der LiveSYNC-Technologie im Bereich der Benutzerverwaltung sei dabei eine große Hilfe gewesen, schildert Herr Goldmann. Jan-Philip Sasse, Geschäftsführer der mediaDIALOG GmbH, erinnert sich noch einmal an die Anfänge: „Zu Beginn des Projektes standen wir vor der Herausforderung, dass der Benutzerimport mehr als 10.000 User aus dem Active Directory zu importierten hatte. Speziell für diese Anforderung, in dieser Größenordnung bzw. diesem Mengengerüst, wurde raum]für[raum® um das Modul „LiveSync“ erweitert. Neue Methoden und Algorithmen sorgen hier für eine viel effizientere Ressourcennutzung bei gleichzeitiger, sehr deutlicher Performancesteigerung“.

Via LiveSYNC-Abgleich werden Benutzerdaten on demand zwischen raum]für[raum® und einer oder mehreren Schnittstellen synchronisiert. Für die Anwendung (bzw. Outlook ADD.IN, mobile App, Single Sign-On) bedeutet das, dass LiveSYNC bei der Anmeldung von Personen die Benutzerdaten sowie die Rollen und Rechte überprüft. Dadurch befinden sich nur die tatsächlich aktiven Benutzer im System, in diesem Fall konnte die Anzahl der angelegten und aktiven User sehr stark reduziert werden. „Durch die so reduzierte Anzahl der Datenströme konnte das gesamte System sehr schlank und gleichzeitig extrem performant gehalten werden“, fasst Jan-Philip Sasse noch einmal zusammen.

Neben dem Stammwerk in Ludwigshafen wurde mit dem Shared Services Center in Berlin ein weiterer großer Büro-Standort in das Projekt mit aufgenommen, welcher für die BASF von enormer Bedeutung ist. Hier werden viele zentrale Dienstleistungen für die europäischen Unternehmen = EMEA Filialen der BASF erbracht – wie beispielsweise Finance, Einkauf oder auch Recruiting. Hier kam der spätere BASF-Projektleiter Theo Mittag ins Spiel, der als IT-Innovation Scout für alle BASF Büro-Gebäude in Europa technisch pfiffige Lösungen evaluiert.

Durch die intensive Begleitung und Unterstützung von mediaDIALOG, u.a. in Form von Schulungen und Workshops, wurden die Beschäftigten abgeholt und raum]für[raum® als gesamtheitliche Lösung transparent gemacht.

Durch den modularen Aufbau der Software konnten nach und nach weitere Bereiche der Raumverwaltung optimiert werden.

Prozessoptimierung: Fakten und Zahlen

Auswertungen ergaben, dass die Anzahl an gebuchten Veranstaltungen zwischen 2017 und 2018 im Konferenzzentrum D105 um fast 40% anstieg. Zurückzuführen sei die Steigerung auf einen Vorstandswechsel und damit einhergehende Neuorientierungen und umfassende Aufklärungsarbeit in Bezug auf bestimmte Unternehmensaktivitäten der BASF, so Herr Goldmann.

Auf die Frage hin, ob das Konferenzzentrum auch ohne eine Buchungslösung wie raum]für[raum® mit dem geänderten Nutzungsverhalten zu managen gewesen wäre, entgegnete der IT-Security Spezialist & Application Owner der BASF: „Ja, aber nur mit viel, viel mehr Aufwand: Riesen-Excel-Liste, Telefon hin, Telefon her, geht nicht, geht doch“ und damit viel mehr Personal. Auch am Standort Berlin wurde eine Steigerung der Veranstaltungen von 30% gemessen. Laut Gerhard Goldmann sei die Steigerung dort „in der Hauptsache darauf zurückzuführen, dass jetzt dezentral durchführbare Buchungen die Sache für den einzelnen Mitarbeiter sehr viel leichter macht“. In der Vergangenheit war eine Vielzahl an E-Mails, Telefonaten und unterschiedlichsten Bestellformularen zwischen der einladenden Person, den Dienstleistern und den Teilnehmenden notwendig. Gleichzeitig wurde eine Unmenge an Ausdrucken erzeugt – und damit kostbare Ressourcen von Papier und Toner verbraucht. Die Zeit der Mitarbeiter noch gar nicht gerechnet. Und trotzdem war bei allem Aufwand die notwendige Transparenz in vielen Fällen einfach nicht gegeben.

Mit raum]für[raum® hingegen sind vom ersten Tag der Nutzung an alle Prozesse und Pflichten klar definiert und transparent nachvollziehbar. Die Buchung einer Veranstaltung ist mit wenigen Klicks erledigt, Teilnehmende können unkompliziert eingeladen und die Dienstleister automatisch über Ressourcenbestellungen und Sitzordnungswünsche informiert werden. Änderungen an bestehenden Buchungen sind ebenso schnell erledigt. Und über allem steht die absolute Transparenz der durchgeführten Arbeitsschritte für alle Beteiligten. All das spart in Summe sehr viel Zeit (der Mitarbeiter) und Geld.

Neben dem Faktor Zeit spielt aber auch die Nutzung der vorhandenen Fläche eine für das Unternehmen überragende und sehr zentrale Rolle. Welche Räume wurden gebucht, aber nicht genutzt? Wie können vorzeitig beendete Veranstaltungen erkannt und die dafür gebuchten Räume wieder zur Verfügung gestellt werden? Wie können Arbeitsprozesse noch effizienter gestaltet, Nutzungsgrade weiter gesteigert werden? Alltagserprobte Erinnerungsfunktionen, differenzierte Auswertungsoptionen, die Nutzung verschiedener Technologien, um den Status von Veranstaltungen klassifizieren zu können sowie Automatismen, um Räume automatisch als „frei“ einstufen zu können, helfen, vorhandene Räume effizienter zu nutzen. Gerhard Goldmann: „Also im ersten Schritt versuchen wir, Fläche so zu optimieren, dass wir draußen weniger anmieten müssen, weil wir nun intern wissen, wo Leerstände sind.“ Die effizientere Nutzung erfordert weniger „externe Anmietungen“ und ermöglicht obendrein eine deutliche Flächeneinsparung am Standort selbst. Zwischen 2017 und 2018 konnten am Shared Services Center in Berlin durch die effizientere Raumnutzung und Auslastung und die Organisation flexibler Arbeitsplätze – im Verhältnis gesehen – 8,5 Räume eingespart werden.

Flexibles Arbeiten und „New Work“

Auch bei der BASF sei das Thema „New Work“ oder „neue Arbeitswelten“ eines der wichtigen Zukunftsthemen, so der Application Owner der BASF. Durch Projektarbeit, Außendienst oder Beratungstätigkeiten blieben vorhandene Schreibtische in der Fläche oft unbesetzt. Gerhard Goldmann: „Da muss man sich doch wirklich überlegen, ob diese Ressource nicht unnütz rumsteht.“

Mit der Einführung des Desk-Sharing-Moduls von raum]für[raum® wird für hochdynamische BASF-Projektmitarbeiter nun knappe Bürofläche in seiner effizienteren Nutzung unterstützt. Das Modul fördert das Modell des ′Flexible Office′, bei dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr über feste Arbeitsplätze oder Büros verfügen, sondern sich ihren Arbeitsplatz oder ihr Büro für den gewünschten Zeitraum reservieren. Dies wurde für die IT-Projektmitarbeiter der BASF Global Digital Services positiv umgesetzt.

Herr Goldmann erklärt, es sei derzeit kein Bestandteil der globalen BASF-Strategie, die festen Arbeitsplätze abzuschaffen. Vielmehr biete das Konzept in einigen ausgewählten BASF-Bereichen flexible Ausweichstellen im Sinne eines ′Dual-Use′.

„Wichtig ist, die Sitze dürfen nie richtig kalt werden, wie in einem guten Restaurant“, formuliert der BASF-Application Owner bildlich. Man sei grundsätzlich sehr darauf bedacht, Synergie-Effekte zwischen verschiedenen Anwendungen herbeizuführen. Dies sei ein ganz zentrales Anliegen der BASF.

Globales raum]für[raum®

Der Chemiekonzern zählt insgesamt über 400 Unternehmen weltweit und ist in seiner Konzernstruktur global vernetzt. Der internationale Aspekt spielt bei der Terminplanung eine ganz zentrale Rolle. raum]für[raum® ermöglicht es, Standorte auf der ganzen Welt zu berücksichtigen, Zeitzonen inklusive. Herr Goldmann schildert, dass bereits Räume aus São Paulo in die Anwendung aufgenommen wurden.

In Kürze würden Büroräume in Montevideo und Australien miteingeschlossen, weitere seien geplant. Das Zeitzonen-Management von raum]für[raum® hebt er explizit hervor: „Der eigene Kalender zeigt die ‘local time’ und geht man dann [im System virtuell] rüber nach São Paulo, erscheint deren ‘local time’ über der eigenen.“ Das ist beispielsweise bei den Planungen globaler Videokonferenzen immens hilfreich.

Ausblick

Bei der BASF werde raum]für[raum® nicht nur als Buchungslösung für Räume und Ressourcen, sondern als „intelligente Plattform“ genutzt, so Gerhard Goldmann. „Es kann viel mehr als nur buchen“, hebt er diesbezüglich hervor. Man sei mit den verschiedenen Buchungsprozessen eingestiegen, plane aber zukünftig beispielsweise auch mit komplexen Wegeleitsystemen zu arbeiten.

Von Bedeutung wird da künftig die Nutzung der raum]für[raum®-APP, welche Raum- und Ressourcenbuchungen auch mobil nutzbar macht und auf Smartphones und Tablets mit den Betriebssystemen Android und IOS verwendet werden kann. „Durch den Einsatz der APP und mit QR-Codes auf Displays und Tischen soll der User optimal unterstützt werden. Die Buchung kann innerhalb von Sekunden getätigt werden und den Weg an den Rechner ersparen“, betont Jan-Philip Sasse von mediaDIALOG. In diesem Zusammenhang verweist Gerhard Goldmann auch auf digitale Anzeigesysteme. In einem modernen Unternehmen wie der BASF sind diese vielfach einsetzbar, ob im Eingangsbereich, in Aufzügen oder am Konferenzraum. Displays informieren zuverlässig über Konferenzen, geben wichtige Hinweise und begrüßen und leiten Gäste sicher im Haus.

Um eine professionelle Darstellung der Veranstaltungsinformationen zu gewährleisten, unterstützt raum]für[raum® die bei der BASF genutzten Displaysysteme. „Also bei solchen Features kriegen wir noch einmal ein gutes Wort und was sie bewirken, sie machen Promotion für den Rest vom BASF Werk“, fasst Gerhard Goldmann zusammen.

Er überlege an Lösungen, die den Empfang auf dem Werksgelände bei seinen vielfältigen Aufgaben unterstützen können. Zusätzliche Kosten, welche durch externe Empfangsdienste entstehen, zu reduzieren, nennt er dabei als eines der Ziele.

Auch hier bietet raum]für[raum® spezielle Module als Lösung an. In einer eigenen Ansicht hat das Empfangspersonal Zugriff auf Gästedaten, Statusinfos und Parkplätze. Mit den Erweiterungen für die Verwendung von QR-Codes und der Anbindung an Zutrittskontrollsysteme lässt sich der Empfang auch in viele sicherheitsrelevante Prozesse mit einbeziehen.

mediaDIALOG konzeptioniert und entwickelt fortwährend neue Lösungen, um den vielfältigen individuellen Gegebenheiten und Ansprüchen der Unternehmen sowie der neuen Arbeitswelt gerecht zu werden.

Jan-Philip Sasse: „Die Zusammenarbeit mit der BASF ermöglicht es uns, aktuelle sowie brandheiße Innovationen direkt mit einem großen Kunden zu testen und zur Marktreife zu führen. Es ist schon beachtlich, wie offen sich die Kollegen der BASF für Neuerungen zeigen. Digitalisierung ist ein Riesenthema der BASF. Bei BASF wird dies unter BASF 4.0 zusammengefasst!“

Gerhard Goldmann bezeichnet das neue Office-Zentrum D105 wie auch das Shared Services Center in Berlin als ′Leuchttürme′: „Das sind unsere ′internen Influencer′ und damit besonders wichtig für die breite Akzeptanz von Applikationen.“ BASF Coatings in Münster, BASF Chemetall in Frankfurt, die BASF Digital Farming in Köln und die Kantine der BASF Lampertheim haben sich auch schon für die raum]für[raum®-Lösungen entschieden.

Das Ausrollen der Ressourcen-Verwaltungs-Lösung raum]für[raum® auf den gesamten BASF Campus in Ludwigshafen, wie auch das Erschließen weiterer großer, z. T. internationaler Standorte schafft noch zahlreiche Herausforderungen, die die BASF und mediaDIALOG gerne gemeinsam angehen möchten. Die ersten Schritte auf diesem gemeinsamen Weg sind erfolgreich umgesetzt – daher gehen die BASF und mediaDIALOG mit viel Engagement die zukünftigen Herausforderungen an.

 

 

 

 

 

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