Case Study
Zuverlässig für die RheinEnergie AGRheinEnergie AG setzt auf raum]für[raum®
Eine zuverlässige Lösung für eine neue Situation
Die RheinEnergie AG nutzte eine speziell für sie weiterentwickelte Software zur Verwaltung ihrer Räume. Durch den Umzug der RheinEnergie AG in eine neue Hauptzentrale im Frühjahr 2014 war dieses System allerdings nicht mehr geeignet, denn man sah sich nun mit einer völlig neuen Situation konfrontiert.
Der zuständige Projektmanager Stefan Seifert erläutert: „Im alten Gebäude hatten wir ca. 12 Besprechungsräume zu verwalten, dann plötzlich waren es über 80. Aufgrund dieser Menge war ein zuverlässiges System erforderlich.“
Diese Zuverlässigkeit konnte das alte System nicht gewährleisten, das allein für die RheinEnergie AG weiterentwickelt worden war. War der verantwortliche Entwickler einmal nicht verfügbar, führte das zu erheblichen Problemen.
Die Anforderungen an die Raumverwaltung
Bei ihrer Suche nach der optimalen Raumverwaltung legte die RheinEnergie AG Wert auf Nachhaltigkeit und eine langfristige Zusammenarbeit. „Wir suchten nach einem Anbieter, dessen Software Größe und Stabilität garantieren kann“, sagt Stefan Seifert, „Wir wollten ein Standard-Produkt, das für eine breite Menge an Kunden entwickelt wurde.“ Gleichzeitig spielte es eine wichtige Rolle, dass Wartung und Pflege des Programms im Vertrag mit inbegriffen waren.
Die Anforderungen der RheinEnergie umfassten darüber hinaus eine aktuelle Technologie, eine Anbindung an Microsoft Exchange und die Voraussetzung, dass sich das Programm intuitiv und anwenderfreundlich bedienen lässt. Endlose Schulungen für die Mitarbeiter/-innen sollten vermieden werden.
Alles aus einer Software
Doch nur die Raum- und Ressourcenverwaltung raum]für[raum aus Siegen verfügte über die gewünschte Anbindung an Microsoft Exchange. Um sich von den Funktionen der intelligenten Raum- und Ressourcenverwaltung zu überzeugen, begutachtete die Projektgruppe das System in der Hauptverwaltung der AXA in Köln. „raum]für[raum® bot viele interessante Optionen sowie alle Funktionen unseres alten Systems. So mussten wir keine Abstriche machen“, sagt Stefan Seifert.
Mit dem „Buchungsassistenten“ sind die Buchungsabläufe in raum]für[raum® für die Mitarbeiter/-innen sofort ersichtlich. Der User wählt ein Datum und eine Uhrzeit und raum]für[raum® generiert eine Liste aller zur Verfügung stehenden Räume. Die dem Raum zugeordneten Ressourcen können im nächsten Schritt ganz einfach hinzugefügt werden. Mit nur wenigen Klicks ist die Buchung abgeschlossen. Bereits gebuchte Veranstaltungen können über die Terminverwaltung bearbeitet oder gelöscht werden. Die betroffenen Dienstleister werden automatisch über Änderungen informiert. Durch diese verbindlichen Workflows werden Fehlerquellen eliminiert und Prozesse nicht nur vereinfacht, sondern auch beschleunigt. Stabilität und Effizienz werden so garantiert.
Microsoft Exchange Anbindung
Die Anbindung an Microsoft Exchange erlaubt, dass interne und externe Teilnehmende direkt zu einem Termin eingeladen werden können. Sie erhalten „echte“ Outlook-Einladungen, die sie annehmen oder ablehnen können. Bei einer Zusage wird der Termin automatisch in den Kalender des Kollegen/der Kollegin eingetragen. Kommt es zu Verschiebungen werden die Kalender aktualisiert und die Teilnehmenden darüber sofort in Kenntnis gesetzt.
Die Schnittstelle zum Active Directory ermöglicht darüber hinaus den Import der Benutzer und ihrer Eigenschaften in raum]für[raum®. Dabei können die Benutzer mit voreingestellten Rollen und Rechten ausgestattet werden.
Neben der angestrebten Verwaltung der Besprechungsräume und Ressourcen wurde im Verlauf des Projektes ein weiterer Punkt immer relevanter: die Organisation und Vergabe von Arbeitsplätzen. Die deskSHARING-Funktion von raum]für[raum® konnte bei den geforderten Mengengerüsten der RheinEnergie überzeugen, sodass diese moderne Arbeitsplatzvergabe im Unternehmen eingeführt wurde.
In diesem Zusammenhang erwarb die RheinEnergie auch das zu raum]für[raum® gehörige Empfangsmodul, das mit dem konzerneigenen Intranet-Portal kommuniziert. Auf diese Weise können die Empfänge die Belegungsinformationen der Arbeitsplätze abrufen und Gästen schnell und kompetent Auskunft darüber geben, in welchem Gebäude oder Stockwerk sich ein(e) Mitarbeiter/-in aufhält. Diese Transparenz konnte erst mit raum]für[raum® hergestellt werden.
Darüber hinaus werden die Raum- und Belegungsdaten von raum]für[raum® an ein Digital -Signage-System übergeben, sodass die Informationen auf Raum- und Wegeleitdisplays ausgegeben werden können.
Auch die von der RheinEnergie geforderte Zukunftssicherheit und Stabilität des Systems kann von raum]für[raum® garantiert werden. Durch den modularen und webbasierten Aufbau des Programms können zukünftige Ziele und Wünsche bequem und flexibel umgesetzt werden. Der gesamtheitliche Lösungsansatz, den raum]für[raum® bietet, macht es möglich, das System über lange Zeiträume sicher und zuverlässig zu betreiben.
Neue Wege beschreiten
Seit 2014 setzt die RheinEnergie AG die Raumbuchungssoftware raum]für[raum® am Hauptsitz des Unternehmens in Köln ein. Verwaltet werden 83 Besprechungsräume und bisher über 2000 deskSHARING-Arbeitsplätze. Davon stehen einige zur freien Buchung zur Verfügung, die Mehrzahl ist fest verbucht und bestimmten Mitarbeitern/-innen zugeordnet.
Alle der rund 3000 Mitarbeiter/-innen nutzen raum]für[raum® . Die RheinEnergie AG verwendet die Zusatzmodule „Buchungsassistent“, „deskSHARING“, „Empfang“, „Exchange“.
Durch die Einführung von raum]für[raum® hat sich die Arbeitsweise bei der RheinEnergie AG grundlegend verändert.
Die Mitarbeiter/-innen haben raum]für[raum® gut angenommen und loben die intuitive Bedienbarkeit. „Natürlich gibt es am Anfang Sachen, die man sich aneignen muss, aber nachdem diese erklärt und verstanden wurden, war alles in Ordnung“, bekräftigt Stefan Seifert.
Die Arbeitsabläufe greifen ineinander und machen es möglich, eine Buchung in einem Vorgang auszuführen. Die Anbindung zu Exchange erlaubt es darüber hinaus, die Verfügbarkeitszeiten der Kollegen/-innen anzuzeigen und diese zu Veranstaltungen einzuladen. Die Dienstleister profitieren von dem Vorteil, dass Bestellungen gesammelt eingehen und nicht von verschiedenen Stellen kommen. Die Raumkoordinatoren werden entlastet, da die Mitarbeiter/-innen selbstständiger arbeiten können. Dadurch ist der Telefonaufwand gesunken, bei gleichzeitiger Steigerung der Effizienz. Auch die automatische Benutzerpflege mit dem Active Directory erleichtert das Arbeiten.
Die Installation, Einführung und der Übergang von alter zu neuer Software funktionierten reibungslos und es gab keine Probleme bei der Einrichtung. Obwohl die RheinEnergie sich an eine völlig neue Arbeitsweise und an die Benutzung von deskSHARING-Arbeitsplätzen gewöhnen musste.
Den größten Vorteil nach der Einführung von raum]für[raum® sieht Stefan Seifert darin, dass alle Funktionalitäten von einer Software gesteuert werden. Dies steigert die Flexibilität und verringert die Fehlerquellen. „Und selbst wenn es einmal zu Problemen kommt, werden diese von den mediaDIALOG-Mitarbeitern kompetent behoben“, betont er. Dass die grafische Darstellung der Arbeitsplätze im deskSHARING-Bereich nicht ganz den Erwartungen der RheinEnergie entspricht, wurde von den IT-Experten aus Siegen direkt aufgegriffen. Für die neue Version 5.3 wird die grafische Aufbereitung zurzeit komplett überarbeitet. „Auch bei gefundenen Fehlern verläuft das Einspielen von Patches immer problemlos und ohne großen Aufwand“, sagt Seifert. Dabei bewertet er ebenfalls die Flexibilität von mediaDIALOG als positiv: „Es gab unsererseits einige Verzögerungen und der Produktivgang des Systems musste zweimal verschoben werden. mediaDIALOG war aber in der Lage, schnell auf die kurzfristigen Änderungen zu reagieren. Das Team ist sehr kompetent, kennt sein Produkt sehr gut und auch technische Fragen werden ausführlich beantwortet.“
Den Blick in die Zukunft gerichtet
Für die Zukunft plant die RheinEnergie weitere Gebäude und Räume in das raum]für[raum®-System einzubinden. Auch die deskSHARING-Funktion soll unternehmensweit bzw. in andere Unternehmensbereiche eingeführt werden.
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