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Vor-und Nachteile von Desk Sharing

Vor-und Nachteile von Desk Sharing

Desk Sharing oder auch Flex Desk oder Hot Desking genannt, ist ein Arbeitskonzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern sich je nach Bedarf einen verfügbaren Schreibtisch suchen und für eine Tag oder länger buchen. Je nach Einsatz, Größe und Anforderungen eines Desk Sharing Projektes, hat diese Arbeitsweise sowohl Vor- als auch Nachteile. Einige davon möchten wir hier gerne aufzeigen.

Vorteile von Desk Sharing

 

  • Effiziente Nutzung von Ressourcen:
    Da nicht jeder Mitarbeiter einen festen Platz benötigt, können Unternehmen Büroflächen besser auslasten. Das spart Kosten für Miete und Betrieb.
  • Förderung der Flexibilität:
    Mitarbeiter können je nach Aufgabe und persönlichen Präferenzen den Arbeitsplatz wählen. Das kann die Kreativität und Produktivität fördern.
  • Förderung der Zusammenarbeit:
    Durch die häufige räumliche Nähe zu verschiedenen Kollegen kann die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams verbessert werden.
  • Platz für temporäre Mitarbeiter:
    Unternehmen, die oft mit Freiberuflern oder Projektteams arbeiten, können so flexibel Arbeitsplätze zur Verfügung stellen.

Nachteile von Desk Sharing

 

  • Mangelnde persönliche Bindung
    Das Fehlen eines festen Arbeitsplatzes kann das Gefühl der Zugehörigkeit und Identifikation mit dem Unternehmen beeinträchtigen. Die Best-Buddy Funktion von raum]für[raum lässt niemanden alleine. Hiermit findet man immer und schnell den Arbeitsplatz in der Nähe von den Lieblingskolleg:innen.
  • Logistische Herausforderungen
    Es bedarf einer effizienten Verwaltung, um sicherzustellen, dass genügend Arbeitsplätze verfügbar sind und die Ausstattung (z.B. Computer, Telefon) funktioniert.
  • Zeit für die Suche nach einem Platz
    Ohne eine funktionierende und einfache Software kann es zeitaufwändig sein, einen freien Arbeitsplatz zu finden, insbesondere zu Stoßzeiten. raum]für[raum bietet hier eine einfache und schnelle Lösung.
  • Potenzielle Ablenkungen
    In offenen Büroumgebungen kann es schwierig sein, sich zu konzentrieren, da Gespräche und Bewegungen anderer Mitarbeiter stören können.
  • Herausforderungen bei der Teambindung
    Wenn Teams häufig wechselnde Arbeitsplätze nutzen, kann die regelmäßige Interaktion und Bindung zwischen den Teammitgliedern erschwert sein. Mit der Funktion “Teamflächen” und der Personensuche von raum]für[raum gibt es dieses Problem nicht mehr.

Fazit

Insgesamt bietet Desk Sharing die Möglichkeit, Ressourcen effizienter zu nutzen und die Flexibilität und die Selbstbestimmung der Mitarbeiter zu fördern. Jedoch müssen auch die Herausforderungen in Bezug auf die Arbeitsplatzorganisation und die Mitarbeiterbindung berücksichtigt werden. Die optimale Umsetzung hängt von der Art der Arbeit und den Bedürfnissen der Mitarbeiter ab. Und von der richtigen Software. Mit raum]für[raum haben Sie das perfekte Unterstützung für die Umsetzung Ihrer Desk Sharing Projekte. Ein Plus für alle Mitarbeitenden und das Unternehmen.

Bausteine für eine 4-Tage-Woche

Bausteine für eine 4-Tage-Woche

Das Interesse steigt… doch nicht nur die Verkürzung der wöchentlichen Arbeitszeit ist ein heiß diskutiertes Thema, auch die Gestaltung jedes einzelnen Arbeitstages kann schon einen großen Einfluss auf unsere Arbeitsleistung haben. Daher sind auch hybrid Work, flexible Arbeitszeiten und Workation Themen, die post-corona so viel diskutiert werden, wie nie zuvor.

Arbeitnehmende haben derzeit das Momentum auf ihrer Seite. In vielen Branchen herrscht Fachkräftemangel und die Abeitnehmenden können sich das Unternehmen, in dem sie arbeiten möchten, aussuchen. Vielleicht etwas überspitzt, aber in vielen Fällen doch nicht so weit weg von der Realität. Daher kommt es heute vielmehr auf die Unternehmenskultur an. Die Arbeitnehmenden möchten sich wohlfühlen. NAP! Mental Health Consulting bringt es auf den Punkt: “Mental health ist kein Obstkorb”.

Dem können wir nur zustimmen und haben den passenden Schlüssel für ihre Stellschrauben in unserem Werkzeugkasten (für beliebige Konzepte, egal ob 4 oder 5 Tage, egal ob Home oder Office). Egal welches Arbeitsmodell sie wählen unser Tool bietet die Lösung.

Was machen Sie dann mit den frei verfügbaren Ressourcen und Flächen? Ganz einfach: Neukonzipieren – mit Räumen, die Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wirklich ein Office mit Wohlfühlfaktor bieten oder auch Abmieten oder Vermieten sind Optionen. Wir begleiten Sie gerne bei Ihrem individuellen Weg in Ihre #NewWork Zukunft.

Etagenpläne für Desk Sharing: Optisch ansprechend, intuitiv und individuell 

Etagenpläne für Desk Sharing: Optisch ansprechend, intuitiv und individuell 

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert und Unternehmen müssen sich diesen Veränderungen anpassen. Ein Schlüsselaspekt der modernen Arbeitsplatzgestaltung ist das Desk Sharing, bei dem Arbeitsplätze flexibel genutzt werden können. Hierbei spielen Etagenpläne eine entscheidende Rolle, um die Arbeitsumgebung in der Desk Sharing Software übersichtlich und nutzerfreundlich darzustellen. 

Optisch ansprechend

Etagenpläne sind oft der erste Eindruck, den Mitarbeitende von ihrer Arbeitsumgebung erhalten. Daher ist die ästhetische Gestaltung von großer Bedeutung. Ein visuell ansprechender Etagenplan kann die Mitarbeitenden dazu ermutigen, die Software aktiv zu nutzen und sich auf die Suche nach einem passenden Arbeitsplatz zu begeben.

Schnell zu erfassen

Zeit ist ein wertvolles Gut, und niemand möchte sie damit verschwenden, sich mit komplizierten Etagenplänen auseinanderzusetzen. Die Nutzerfreundlichkeit steht im Vordergrund, weshalb Etagenpläne schnell erfassbar sein müssen. Eine klare Darstellung und intuitive Navigation ermöglichen es Mitarbeitenden, in Sekundenschnelle den passenden Arbeitsplatz zu finden.

Einfache Handhabung

Komplexität sollte nicht die Nutzung beeinträchtigen. Etagenpläne sollten darauf ausgelegt sein, leicht bedienbar zu sein. Mitarbeitende sollten mit wenigen Klicks den gewünschten Arbeitsplatz finden und buchen können. Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend, um die Akzeptanz und Nutzung der Software zu fördern.

Detaillierte Informationen

Um die richtige Wahl bei der Arbeitsplatzsuche zu treffen, benötigen Mitarbeitende detaillierte Informationen zu den Flexplätzen. Etagenpläne sollten daher nicht nur eine Übersicht über alle buchbaren Arbeitsplätze im Unternehmen bieten, sondern auch den Zugriff auf wichtige Details wie Standort, Ausstattung und Verfügbarkeit der Arbeitsplätze bieten. Diese Informationen helfen Mitarbeitenden dabei, den für sie besten Arbeitsplatz an allen Standorten auszuwählen.

Optimiert für Ladezeiten

In der schnelllebigen Geschäftswelt ist Zeit ein entscheidender Faktor. Daher sollten Etagenpläne so konzipiert sein, dass sie optimale Ladezeiten bieten. Unnötige Verzögerungen bei der Anzeige von Informationen sollten vermieden werden, um den reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Individuell anpassbar

Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seine eigenen Anforderungen an Etagenpläne. Daher sollte in der Desk Sharing Software die Möglichkeit geboten werden, die eigenen Etagenpläne hochzuladen. Die einen mögen es detailreich, bunt und in 3D, während andere besser mit schlichten 2D-Plänen zurechtkommen. Auch jeder Standort sollte seine eigenen Pläne einbinden können. Eine Begrenzung auf einen Stil von Etagenplänen sollte vermieden werden.

Desk Sharing mit raum]für[raum

In unserer Anwendung sind Etagenpläne nicht nur optisch ansprechend und einfach zu handhaben, sondern bieten Unternehmen auch die Flexibilität, wichtige Details jederzeit eigenständig hinzuzufügen oder zu ändern. Durch die sogenannten “Point-of-Interests”, können Feuerlöscher, Fluchtwege, Toiletten, Aufzüge, Küchen etc. jederzeit mühelos per Drag-and-Drop hinzugefügt oder verschoben werden.

Falls Sie mit Ihrem Architekten-Grundriss nicht zufrieden sind, bieten wir Ihnen einen Etagenplan-Service an. Unsere Kreationsabteilung setzt auf Wunsch individuelle Designvorstellungen um, um sicherzustellen, dass Etagenpläne nicht nur funktional und barrierefrei, sondern auch ästhetisch ansprechend sind.

Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen und wie sie die Zukunft der Arbeit gestalten können.

Desksharing Etagenplan Desksharing Etagenplan
Hybrid Office – hybrid Meeting

Hybrid Office – hybrid Meeting

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich im Zuge der Digitalisierung und der Anpassungen an die modernen Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Unternehmen erheblich verändert. In dieser sich ständig wandelnden Arbeitswelt hört man den Begriff “hybride Meetings” immer häufiger. Doch was genau verbirgt sich dahinter, und warum werden sie als die Zukunft der Zusammenarbeit angesehen? 

Was sind hybride Meetings? 

Hybride Meetings sind eine Form der Zusammenarbeit, bei der einige Teilnehmende persönlich an einem physischen Ort und andere remote von verschiedenen Standorten aus teilnehmen. Diese Meetings kombinieren die Vorteile von Präsenz- und Online-Meetings und ermöglichen es Teams, unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenzuarbeiten. In einer Zeit, in der Flexibilität und Mobilität immer wichtiger werden, gewinnen hybride Meetings an Bedeutung. 

Die Vorteile hybrider Meetings 

  1. Flexibilität

Ein entscheidender Vorteil von hybriden Meetings ist die Flexibilität. Teammitglieder können von überall auf der Welt aus an Meetings teilnehmen, was ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Arbeitszeit besser zu organisieren und Verpflichtungen außerhalb des Büros zu erfüllen. 

  1. Kosteneinsparungen

Hybride Meetings reduzieren die Notwendigkeit für Geschäftsreisen und die damit verbundenen Kosten für Transport, Unterkunft und Verpflegung. Das spart nicht nur Geld, sondern trägt auch zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei. 

  1. Vielfältige Teilnehmende

Durch die Möglichkeit, remote an Meetings teilzunehmen, können Unternehmen leichter Fachleute von verschiedenen Standorten und Zeitzonen einbinden. Dies fördert die Vielfalt und die Expertise innerhalb des Teams. 

  1. Effizienzsteigerung

Hybride Meetings können effizienter gestaltet werden, da sie oft besser geplant und dokumentiert sind. Die Möglichkeit, Meetings aufzuzeichnen, bietet auch die Möglichkeit, sie später zu überprüfen oder Kolleginnen und Kollegen, die nicht teilnehmen konnten, nachträglich zu informieren. 

Herausforderungen bei hybriden Meetings 

Trotz der Vorteile gibt es auch Herausforderungen im Umgang mit hybriden Meetings: 

  1. Technische Herausforderungen

Eine stabile Internetverbindung und die richtige Technologie sind unerlässlich, um reibungslose hybride Meetings sicherzustellen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden über die notwendigen Ressourcen und Schulungen verfügen. 

  1. Gleichberechtigung

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass remote arbeitende Teammitglieder nicht ausgeschlossen oder benachteiligt werden. Dies erfordert eine bewusste Anstrengung, um sicherzustellen, dass jeder die gleiche Gelegenheit zur Teilnahme und zum Beitrag hat. 

  1. Interaktionsmöglichkeiten

Hybride Meetings können die zwischenmenschliche Interaktion beeinträchtigen. Es erfordert besondere Anstrengungen, um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit und das soziale Miteinander nicht leiden. 

Die Zukunft der Zusammenarbeit 

Hybride Meetings sind zweifellos ein Schlüsselaspekt der zukünftigen Zusammenarbeit. Sie ermöglichen es Unternehmen, flexibler, effizienter und kosteneffektiver zu arbeiten, während sie gleichzeitig Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, Work-Life-Balance und Flexibilität zu genießen. Es liegt an Unternehmen und Teams, sich auf die technischen Herausforderungen und die Schaffung inklusiver Arbeitsumgebungen zu konzentrieren, um hybride Meetings optimal nutzen zu können. In einer Welt, in der die Zusammenarbeit globaler und mobiler wird, sind hybride Meetings die Antwort auf die Anforderungen der modernen Arbeitswelt. 

Barrierefreies Buchen von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen

Barrierefreies Buchen von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen

Darauf sind wir richtig stolz:

raum]für[raum ist gemäß BITV 2.0. barrierefrei! Das Test and Integration Center Dresden der T-Systems MMS hat unser Buchungs-Tool geprüft. Das Ergebnis: Es entspricht den Anforderungen der aktuellen Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung BITV und ist damit gut bzw. sehr gut zugänglich.

Dabei wurde unter anderem getestet, ob Menschen mit Einschränkungen beim Sehen, Hören oder mit eingeschränkten manuellen Fähigkeiten raum]für[raum gut nutzen können.

Barrierefreie New Work Software
Barrierefreie New Work Software
Barrierefreie New Work Software
Barrierefreie New Work Software

HomeOFFICE vs. HomeZONE

HomeOFFICE vs. HomeZONE

Wir behaupten einfach mal 2 Dinge!

1. Jede/r kennt den Begriff Homeoffice, weiß was damit gemeint ist und nutzt dies mehr oder weniger regelmäßig selbst.

2. Die wenigsten kennen den Begriff Homezone in Verbindung mit dem eigenen Arbeitsplatz.

Die Bedeutung einer Homezone

Einige Mobilfunkanbieter bieten eine sogenannte Homezone in Verbindung mit Ihren Tarifen an. Darin kann ein Fixpunkt mit einem Radius festlegen werden, in dem der User / die Userin auf einer Festnetznummer erreichbar ist. Ganz so als sei man zu Hause.

Doch was bedeutet der Begriff “Homezone” in Zusammenhang mit Desksharing oder in Bezug auf den eigenen Arbeitsplatz im Office? Im Grunde geht es in die selbe Richtung. Der Wirkungskreis wird für entsprechenden Aktivitäten auf einen Bereich eingegrenzt.

IST-Zustand und Anforderungen in der Praxis

Stellen Sie sich große Büroflächen vor. Die Arbeitsplätze in diesen Flächen sind alle über eine Software buchbar. Erst einmal prima. Jedoch sind die einzelnen Plätze kreuz und quer über die Fläche verteilt. So kommt es nicht selten vor, dass alle Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Abteilungen, mit verschiedenen Tätigkeiten, Anforderungen und Bedürfnissen zusammensitzen. Das kann schon mal kontraproduktiv sein. Wege, Absprachen und Kommunikation innerhalb des Teams werden unnötig erschwert.

Lösung in der Praxis

Da ist es doch besser die Flächen in Zonen einzuteilen. Im Detail bedeutet das, dass Mitarbeitende einen Arbeitsplatz innerhalb ihrer Homezone buchen können. Der Arbeitspatz wird hierbei jedoch nicht “direkt” festgelegt, sondern lediglich ein Schreibtisch innerhalb der Homezone. Der Mitarbeitende kommt dann ins Büro und kann einen beliebigen Arbeitsplatz z.B. in der Zone “Vertrieb” belegen.

Alle Homezones können selbstverständlich individuell ausgestattet sein. Ebenfalls spielt die Größe der Fläche so wie die Anzahl der Arbeitsplätze oder Räume keinerlei Rolle. Die Zonen sind einfach und schnell einzurichten. Ebenso einfach und schnell aber auch anpassbar oder aufzulösen.

Fazit

Mit der Funktion Homezone innerhalb von raum]für[raum bekommt Desk-Sharing ein weiteres mächtiges Feature an die Hand. Dadurch wird der New Work Alltag im Büro noch einfacher, transparenter und vor allem flexibler. Kompetenzen sind weiterhin gebündelt – gleichzeitig kann sich jede/r einzelne frei entfalten. Die Buchung des Arbeitsplatz im Büro erfolgt noch schneller – in drei Klicks zum flexiblen Arbeitsplatz!

Das kann auch Ihre Lösung werden!