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Was ist ein Desk Sharing Arbeitsplatz?

Was ist ein Desk Sharing Arbeitsplatz?

In der heutigen Arbeitswelt haben sich viele traditionelle Arbeitsmodelle geändert. Eine dieser Veränderungen betrifft die Art und Weise, wie wir unsere Arbeitsplätze nutzen. Einer der Begriffe, der in diesem Zusammenhang immer häufiger auftaucht, ist “Desk Sharing Arbeitsplatz”. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Konzept?

Desk Sharing bezieht sich auf die Praxis des Teilens von Schreibtischen oder Arbeitsplätzen in einem Büro. Anstatt dass jeder Mitarbeitende seinen eigenen festen Schreibtisch hat, stehen die Arbeitsplätze für alle Mitarbeitenden zur Verfügung, die sie benötigen. Diese Art von Arbeitplatz wird meist als Flexarbeitsplatz bezeichnet.

Dieses Konzept kann auf verschiedene Arten umgesetzt werden, aber das Ziel ist immer dasselbe: effizientere und flexiblere Nutzung von Büroflächen.

Hier sind einige wichtige Aspekte, die das Desk Sharing Arbeitsplatzkonzept definieren:

  1. Flexibilität: Mit Desk Sharing können Mitarbeitende flexibler arbeiten. Sie müssen nicht mehr jeden Tag bzw. an jedem Bürotag denselben Arbeitsplatz nutzen, sondern können je nach Bedarf, verschiedene Arbeitsplätze nutzen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz nach Ihren Aufgaben auszuwählen.
  2. Kostenersparnis: Für Unternehmen kann Desk Sharing eine kostengünstige Lösung sein. Statt für jeden Mitarbeitenden einen eigenen Schreibtisch bereitzustellen, können sie die Bürofläche effizienter nutzen. Dies reduziert Mietkosten und senkt die Betriebskosten.
  3. Ressourcennutzung: Durch die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen können Ressourcen wie Schreibtische, Stühle und Büroausstattung effizienter genutzt werden. Dies ist besonders relevant in Zeiten, in denen Umweltbewusstsein und Nachhaltigkeit eine große Rolle spielen.
  4. Förderung der Zusammenarbeit: Desk Sharing kann die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Mitarbeitenden fördern. Da Mitarbeitende nicht mehr in ihren eigenen Büros isoliert sind, haben sie die Möglichkeit, leichter miteinander in Kontakt zu treten und Ideen auszutauschen.
  5. Technologieunterstützung: Um Desk Sharing erfolgreich umzusetzen, ist oft eine technologische Infrastruktur erforderlich. Dies kann die Reservierung von Arbeitsplätzen über Apps oder die Verwendung von RFID-Karten zur Identifizierung und Buchung von Schreibtischen umfassen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Desk Sharing nicht für jedes Unternehmen oder jede Branche gleichermaßen geeignet ist. Daher muss jedes Unternehmen individuell schauen, ob und wie sich ein Desk Sharing Konzept umsetzen lässt. Oftmals müssen auch zunächst andere Grundlagen geschaffen werden, wie ein neues Office oder die Umgestaltung der Büroflächen, bevor Desk Sharing eingeführt werden kann.

Desk Sharing ist ein Konzept, das sich ständig weiterentwickelt und an die sich ändernden Anforderungen der Arbeitswelt angepasst wird. Es kann eine effektive Lösung sein, um Platz und Ressourcen zu optimieren, die Zusammenarbeit zu fördern und die Flexibilität der Mitarbeitenden zu unterstützen. Für Unternehmen, die sich für diese Arbeitsplatzgestaltung entscheiden, ist es entscheidend, die besten Praktiken und Technologien zu nutzen, um sicherzustellen, dass das Konzept erfolgreich umgesetzt wird.

On-Premises vs. Cloud

On-Premises vs. Cloud

Um eine neue Software sicher in Ihrem Unternehmen einzuführen, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie nutzen die Variante On-Premises und verwalten Ihre Daten und Prozesse im eigenen Haus. Oder Sie setzen auf Cloud-Hosting und lassen die neue Software auf externen Servern installieren. Der wesentliche Unterschied der beiden Varianten besteht also darin, an welchem Ort sich die Software befindet – welche Vor- und Nachteile die beiden Varianten noch bieten, können Sie hier nachlesen:

On-Premises

Beim On-Premises Hosting werden alle Server und Hardware-Komponenten physisch in den Unternehmensräumlichkeiten installiert und gewartet. Das bedeutet, dass Sie die volle Kontrolle über Ihre Infrastruktur und Sicherheit haben. Sie können Ihre eigenen Server, Speichersysteme und Netzwerkinfrastruktur nutzen, um die Software in Ihren eigenen Rechenzentren oder Serverräumen zu hosten. Dadurch haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Daten und Systeme in sicheren Händen sind. Mit On-Premises sind Sie selbst für die Verwaltung, Wartung und Sicherheit Ihrer IT-Infrastruktur verantwortlich. Das beinhaltet die Durchführung von Updates, Reparaturen an der Hardware, regelmäßige Datensicherungen und die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien. Sie haben die volle Kontrolle über jeden Aspekt Ihrer IT-Umgebung und können sicherstellen, dass Ihre Systeme den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Allerdings kann die Skalierung von On-Premises-Systemen eine Herausforderung darstellen. Aufgrund begrenzter physischer Ressourcen und Kosten kann es kompliziert sein, mit dem Wachstum Ihrer Anforderungen Schritt zu halten. Wenn Ihr Unternehmen expandiert und mehr Ressourcen benötigt, müssen möglicherweise zusätzliche Hardwarekomponenten gekauft und installiert werden. Dies kann zusätzliche Investitionen erfordern, um sicherzustellen, dass Ihre Infrastruktur den steigenden Anforderungen gerecht wird.

Unternehmen, die sich für On-Premises Hosting entscheiden, müssen in die Anschaffung und Pflege von Hardware sowie Software investieren. Diese Investitionen erfordern in der Regel beträchtliche Kapitalausgaben, um sicherzustellen, dass die IT-Infrastruktur auf dem neuesten Stand ist und reibungslos funktioniert. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die laufenden Betriebskosten bei effizienter Nutzung der IT-Infrastruktur im Vergleich niedriger ausfallen können als bei der Nutzung von Cloud-Diensten. Dies kann dazu beitragen, die anfänglichen Investitionskosten zu kompensieren und langfristig Kosten zu sparen.

Besonders in Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen bietet das On-Premises Hosting klare Vorteile. Durch die lokale Speicherung und Verarbeitung sensibler Daten können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Kontrolle über ihre Daten behalten und diese gemäß den geltenden Vorschriften schützen.

Cloud-Hosting

Cloud-Hosting bezieht sich auf die Bereitstellung von IT-Ressourcen und Diensten über das Internet. Dies ermöglicht es Unternehmen, virtuelle Server und andere Infrastrukturkomponenten von einem Cloud-Service-Anbieter verwalten zu lassen. Diese Services werden von Drittanbietern in großen, weit verteilten Rechenzentren bereitgestellt.

Ein großer Vorteil von Cloud-Hosting-Anbietern ist, dass sie in der Regel nur die tatsächlich genutzten Ressourcen berechnen. Dadurch haben Unternehmen eine präzise Kostenkontrolle und vermeiden Ausgaben für ungenutzte Kapazitäten. Darüber hinaus ermöglicht Cloud-Hosting eine flexible Skalierung der Ressourcen, je nach Bedarf. Wenn der Bedarf steigt, können Unternehmen schnell zusätzliche Rechenleistung, Speicherplatz oder andere Ressourcen hinzufügen. Und wenn der Bedarf wieder abnimmt, können diese Ressourcen unkompliziert reduziert werden. Dies bietet Unternehmen eine hohe Flexibilität und Effizienz. Sicherheitsupdates, Skalierungsoptionen und die Überwachung der Software werden teilweise auch von den Cloud-Hosting-Anbietern über gesonderte, verwaltete Dienste zur Verfügung gestellt. Unternehmen müssen sich also nicht selbst um diese technischen Aspekte kümmern, sondern können ihre Aufmerksamkeit weiterhin ihrem Kerngeschäft widmen.

Darüber hinaus betreiben Cloud-Hosting-Anbieter in der Regel mehrere Rechenzentren an verschiedenen geografischen Standorten. Dies erhöht die Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit, da Daten und Anwendungen auf verschiedene Server und Standorte verteilt werden können. Cloud-Hosting-Dienste sind über das Internet zugänglich, was die Zusammenarbeit und den Zugriff von verschiedenen Standorten aus erleichtert. Dies ist besonders vorteilhaft für dezentrale Teams und Remote-Arbeitsumgebungen. Natürlich ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen über eine gute Internetverbindung verfügt, um die Vorteile von Cloud-Hosting voll auszuschöpfen.

Es gibt verschiedene Arten von Cloud-Hosting-Diensten, darunter Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS). IaaS stellt grundlegende Infrastrukturkomponenten wie virtuelle Maschinen, Speicher und Netzwerke zur Verfügung. PaaS bietet eine Plattform für die Entwicklung und Bereitstellung von Anwendungen, während SaaS vollständige Anwendungen über die Cloud bereitstellt, die in der Regel über einen Webbrowser zugänglich sind.

In der Regel können Cloud-Server und Ressourcen in wenigen Minuten oder Stunden bereitgestellt werden, im Gegensatz zu den längeren Bereitstellungszeiten bei physischen Servern.

Fazit

Die Variante On-Premises bietet Ihnen volle Kontrolle und volle Verantwortung, indem raum]für[raum auf internen Servern vor Ort in Ihrem Unternehmen gehostet wird. Beim Cloud-Hosting können Sie diese Verantwortung abgeben und unsere Software in der Cloud sichern – auch hier steht die Sicherheit Ihrer Daten natürlich an oberster Stelle, weshalb wir ausschließlich auf deutsche Rechenzentren setzen. Sie unterliegen ebenfalls den deutschen Gesetzen, was Ihren Daten zusätzlichen Schutz gewährt.

Die Wahl zwischen On-Premises und Cloud-Hosting hängt von den spezifischen Anforderungen, Zielen und Ressourcen Ihres Unternehmens ab. Wir bei mediaDIALOG verstehen, dass jedes Unternehmen einzigartig ist und unterschiedliche Bedürfnisse hat. Deshalb bieten wir Ihnen beim Hosting von raum]für[raum beide Optionen an, damit Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Variante auswählen können. Wir verstehen auch, dass die Entscheidung zwischen On-Premises und Cloud-Hosting eine wichtige ist und gut durchdacht sein sollte. Unser Team steht Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen zu unterstützen. Wir bieten Ihnen umfassende Beratung und Hilfestellung, um sicherzustellen, dass Sie die bestmögliche Entscheidung treffen. Über das Kontaktformular können Sie sich direkt mit uns in Verbindung setzen.

Vor-und Nachteile von Desk Sharing

Vor-und Nachteile von Desk Sharing

Desk Sharing, auch bekannt als Hot Desking, ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeiter keine festen Schreibtische haben, sondern je nach Verfügbarkeit flexible Arbeitsplätze nutzen. Hier sind einige Vor- und Nachteile dieses Konzepts:

Vorteile von Desk Sharing

 

  • Effiziente Nutzung von Ressourcen:
    Da nicht jeder Mitarbeiter einen festen Platz benötigt, können Unternehmen Büroflächen besser auslasten. Das spart Kosten für Miete und Betrieb.
  • Förderung der Flexibilität:
    Mitarbeiter können je nach Aufgabe und persönlichen Präferenzen den Arbeitsplatz wählen. Das kann die Kreativität und Produktivität fördern.
  • Förderung der Zusammenarbeit:
    Durch die häufige räumliche Nähe zu verschiedenen Kollegen kann die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams verbessert werden.
  • Platz für temporäre Mitarbeiter:
    Unternehmen, die oft mit Freiberuflern oder Projektteams arbeiten, können so flexibel Arbeitsplätze zur Verfügung stellen.

Nachteile von Desk Sharing

 

  • Mangelnde persönliche Bindung
    Das Fehlen eines festen Arbeitsplatzes kann das Gefühl der Zugehörigkeit und Identifikation mit dem Unternehmen beeinträchtigen. Die Best-Buddy Funktion von raum]für[raum lässt niemanden alleine. Hiermit findet man immer und schnell den Arbeitsplatz in der Nähe von den Lieblingskolleg:innen.
  • Logistische Herausforderungen
    Es bedarf einer effizienten Verwaltung, um sicherzustellen, dass genügend Arbeitsplätze verfügbar sind und die Ausstattung (z.B. Computer, Telefon) funktioniert.
  • Zeit für die Suche nach einem Platz
    Ohne eine funktionierende und einfache Software kann es zeitaufwändig sein, einen freien Arbeitsplatz zu finden, insbesondere zu Stoßzeiten. raum]für[raum bietet hier eine einfache und schnelle Lösung.
  • Potenzielle Ablenkungen
    In offenen Büroumgebungen kann es schwierig sein, sich zu konzentrieren, da Gespräche und Bewegungen anderer Mitarbeiter stören können.
  • Herausforderungen bei der Teambindung
    Wenn Teams häufig wechselnde Arbeitsplätze nutzen, kann die regelmäßige Interaktion und Bindung zwischen den Teammitgliedern erschwert sein. Mit der Funktion “Teamflächen” und der Personensuche von raum]für[raum gibt es dieses Problem nicht mehr.

Fazit

Insgesamt bietet Desk Sharing die Möglichkeit, Ressourcen effizienter zu nutzen und die Flexibilität und die Selbstbestimmung der Mitarbeiter zu fördern. Jedoch müssen auch die Herausforderungen in Bezug auf die Arbeitsplatzorganisation und die Mitarbeiterbindung berücksichtigt werden. Die optimale Umsetzung hängt von der Art der Arbeit und den Bedürfnissen der Mitarbeiter ab. Und von der richtigen Software. Mit raum]für[raum haben Sie die perfekte Unterstützung für die Umsetzung Ihrer Desk Sharing Projekte. Ein Plus für alle Mitarbeitenden und das Unternehmen.

Für wen lohnt sich Desk Sharing?

Für wen lohnt sich Desk Sharing?

Desk Sharing kann sich für Unternehmen in verschiedenen Situationen lohnen. Wir stellen Ihnen hier einige Szenarien vor, bei denen der Einsatz bzw. die Einführung von Desk Sharing besonders vorteilhaft ist:

Desk Sharing lohnt sich bei:

 

  • Flexiblen Arbeitsmodellen:
    Wenn Ihr Unternehmen eine Vielzahl von Arbeitsmodellen unterstützt, wie z.B. Homeoffice, Remote Work, Mobile Office, Teilzeitbeschäftigung oder projektbasierte Arbeit, ist Desk Sharing eine effiziente Möglichkeit, die begrenzte Bürofläche optimal zu nutzen.
  • Saisonaler Arbeitslasten:
    Wenn Ihr Unternehmen mit saisonalen Schwankungen in der Arbeitslast zutun hat, kann dies von Desk Sharing profitieren. In Spitzenzeiten können zusätzliche Arbeitsplätze bereitgestellt werden, während sie in ruhigeren Zeiten eingespart werden können.
  • Kostenreduzierung:
    Desk Sharing kann helfen, die Kosten für Miete, Ausstattung und Betrieb von Büroflächen zu senken, da weniger Platz pro Mitarbeitenden benötigt wird.
  • Förderung der Flexibilität:
    Wenn Mitarbeitende oft unterwegs sind oder an verschiedenen Standorten arbeiten, bietet Desk Sharing die Flexibilität, sich an verschiedenen Orten niederzulassen.
  • Förderung der Zusammenarbeit:
    Wenn Ihr Unternehmen die Zusammenarbeit und Interaktion zwischen Mitarbeitenden fördern möchten, kann Desk Sharing dazu beitragen, Barrieren zwischen Abteilungen oder Teams abzubauen.
  • Vereinfachung von Expansion:
    Ihr Unternehmen kann in Wachstumsphasen mit Desk Sharing leichter neue Mitarbeitende einstellen, ohne sofort zusätzliche Büroflächen mieten zu müssen.

Fazit

Es ist wichtig zu beachten, dass Desk Sharing nicht für jedes Unternehmen oder jede Branche geeignet ist. Manche Tätigkeiten erfordern fest zugeordnete Arbeitsplätze, damit Mitarbeitende Ihre Aufgaben effizient erledigen können. Auch die Unternehmenskultur und die Präferenzen der Mitarbeitenden spielen eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung für Desk Sharing.

Vor der Einführung von Desk-Sharing-Modellen sollte eine gründliche Analyse der spezifischen Anforderungen des Unternehmens durchgeführt werden, um festzustellen, ob diese Arbeitsweise tatsächlich sinnvoll ist und wie sie am besten implementiert werden kann.

Bausteine für eine 4-Tage-Woche

Bausteine für eine 4-Tage-Woche

Das Interesse steigt… doch nicht nur die Verkürzung der wöchentlichen Arbeitszeit ist ein heiß diskutiertes Thema, auch die Gestaltung jedes einzelnen Arbeitstages kann schon einen großen Einfluss auf unsere Arbeitsleistung haben. Daher sind auch hybrid Work, flexible Arbeitszeiten und Workation Themen, die post-corona so viel diskutiert werden, wie nie zuvor.

Arbeitnehmende haben derzeit das Momentum auf ihrer Seite. In vielen Branchen herrscht Fachkräftemangel und die Abeitnehmenden können sich das Unternehmen, in dem sie arbeiten möchten, aussuchen. Vielleicht etwas überspitzt, aber in vielen Fällen doch nicht so weit weg von der Realität. Daher kommt es heute vielmehr auf die Unternehmenskultur an. Die Arbeitnehmenden möchten sich wohlfühlen. NAP! Mental Health Consulting bringt es auf den Punkt: “Mental health ist kein Obstkorb”.

Dem können wir nur zustimmen und haben den passenden Schlüssel für ihre Stellschrauben in unserem Werkzeugkasten (für beliebige Konzepte, egal ob 4 oder 5 Tage, egal ob Home oder Office). Egal welches Arbeitsmodell sie wählen unser Tool bietet die Lösung.

Was machen Sie dann mit den frei verfügbaren Ressourcen und Flächen? Ganz einfach: Neukonzipieren – mit Räumen, die Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wirklich ein Office mit Wohlfühlfaktor bieten oder auch Abmieten oder Vermieten sind Optionen. Wir begleiten Sie gerne bei Ihrem individuellen Weg in Ihre #NewWork Zukunft.

Hybrid Office – hybrid Meeting

Hybrid Office – hybrid Meeting

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich im Zuge der Digitalisierung und der Anpassungen an die modernen Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Unternehmen erheblich verändert. In dieser sich ständig wandelnden Arbeitswelt hört man den Begriff “hybride Meetings” immer häufiger. Doch was genau verbirgt sich dahinter, und warum werden sie als die Zukunft der Zusammenarbeit angesehen? 

Was sind hybride Meetings? 

Hybride Meetings sind eine Form der Zusammenarbeit, bei der einige Teilnehmende persönlich an einem physischen Ort und andere remote von verschiedenen Standorten aus teilnehmen. Diese Meetings kombinieren die Vorteile von Präsenz- und Online-Meetings und ermöglichen es Teams, unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenzuarbeiten. In einer Zeit, in der Flexibilität und Mobilität immer wichtiger werden, gewinnen hybride Meetings an Bedeutung. 

Die Vorteile hybrider Meetings 

  1. Flexibilität

Ein entscheidender Vorteil von hybriden Meetings ist die Flexibilität. Teammitglieder können von überall auf der Welt aus an Meetings teilnehmen, was ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Arbeitszeit besser zu organisieren und Verpflichtungen außerhalb des Büros zu erfüllen. 

  1. Kosteneinsparungen

Hybride Meetings reduzieren die Notwendigkeit für Geschäftsreisen und die damit verbundenen Kosten für Transport, Unterkunft und Verpflegung. Das spart nicht nur Geld, sondern trägt auch zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei. 

  1. Vielfältige Teilnehmende

Durch die Möglichkeit, remote an Meetings teilzunehmen, können Unternehmen leichter Fachleute von verschiedenen Standorten und Zeitzonen einbinden. Dies fördert die Vielfalt und die Expertise innerhalb des Teams. 

  1. Effizienzsteigerung

Hybride Meetings können effizienter gestaltet werden, da sie oft besser geplant und dokumentiert sind. Die Möglichkeit, Meetings aufzuzeichnen, bietet auch die Möglichkeit, sie später zu überprüfen oder Kolleginnen und Kollegen, die nicht teilnehmen konnten, nachträglich zu informieren. 

Herausforderungen bei hybriden Meetings 

Trotz der Vorteile gibt es auch Herausforderungen im Umgang mit hybriden Meetings: 

  1. Technische Herausforderungen

Eine stabile Internetverbindung und die richtige Technologie sind unerlässlich, um reibungslose hybride Meetings sicherzustellen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden über die notwendigen Ressourcen und Schulungen verfügen. 

  1. Gleichberechtigung

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass remote arbeitende Teammitglieder nicht ausgeschlossen oder benachteiligt werden. Dies erfordert eine bewusste Anstrengung, um sicherzustellen, dass jeder die gleiche Gelegenheit zur Teilnahme und zum Beitrag hat. 

  1. Interaktionsmöglichkeiten

Hybride Meetings können die zwischenmenschliche Interaktion beeinträchtigen. Es erfordert besondere Anstrengungen, um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit und das soziale Miteinander nicht leiden. 

Die Zukunft der Zusammenarbeit 

Hybride Meetings sind zweifellos ein Schlüsselaspekt der zukünftigen Zusammenarbeit. Sie ermöglichen es Unternehmen, flexibler, effizienter und kosteneffektiver zu arbeiten, während sie gleichzeitig Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, Work-Life-Balance und Flexibilität zu genießen. Es liegt an Unternehmen und Teams, sich auf die technischen Herausforderungen und die Schaffung inklusiver Arbeitsumgebungen zu konzentrieren, um hybride Meetings optimal nutzen zu können. In einer Welt, in der die Zusammenarbeit globaler und mobiler wird, sind hybride Meetings die Antwort auf die Anforderungen der modernen Arbeitswelt.