Interne und externe Dienstleister
raum]für[raum® – seit 2001 die erfolgreiche Software für eine einfache Flächennutzung im Büro.
Die Einbindung der internen und externen Dienstleister in raum]für[raum® ist entscheidend für den synchronen Ablauf verschiedener Prozesse, an deren Ende eine gelungene Veranstaltung steht. In einer eigenen Ansicht sehen die Dienstleister die Bestellungen oder Leistungen aufgeführt, die sie verantwortlich für einen Termin erbringen müssen. Dies können je nach Zuständigkeit Catering- sowie Technikleistungen oder Inventar-Services sein.
Den Dienstleistern stehen alle relevanten Informationen zur Verfügung und auch über etwaige Änderungen werden sie automatisch informiert. Zeitraubende Telefonate oder E-Mails, in denen die Dienstleister gesondert benachrichtigt werden müssen, sind nicht mehr nötig. Durch Transparenz und Abstimmung der Prozesse wird sichergestellt, dass die gewünschten Leistungen zuverlässig und pünktlich bereitstehen.
Verantwortlichkeiten klar definieren
Alle internen und externen Dienstleister werden für alle Standorte oder Gebäudeteile in raum]für[raum® angelegt. In der Konfiguration des Systems können Sie festlegen, welcher Dienstleister für die Erbringung welcher Leistung an welchem Ort verantwortlich ist. Die Software richtet sich hierbei ganz nach Ihrer Unternehmenswirklichkeit.
Verbindliche Bestellungen
Die Bestellungen, die die Benutzer für ihre Veranstaltungen aufgeben, laufen in Ansichten zusammen, die speziell den Dienstleistern zur Verfügung stehen. Die einzelnen Bestellungslisten gliedern sich dabei natürlich nach den jeweiligen Zuständigkeiten. Die Dienstleister haben somit immer einen genauen Überblick darüber, welche Leistungen sie am heutigen Tag oder in der laufenden Woche verbindlich erbringen müssen. Werden die Veranstaltungen von den Benutzern geändert, erhalten die Dienstleister automatisch eine Benachrichtigung.
Übersichtliche ToDo-Listen
Die Bestellungsansicht bietet viele verschiedene Funktionen, die die Dienstleister bei der Abarbeitung ihrer Aufträge unterstützen. So ist beispielsweise nicht nur der Status einer Veranstaltung mit einem Blick erkennbar, in der Historie werden zudem alle Änderungen des Termins gespeichert. Mit wenigen Klicks ist es möglich, die Bestellung als abgearbeitet zu kennzeichnen, als Liste zu drucken oder in individuell konfigurierbare PDFs einzubinden.
Transparente Kommunikation
Wenn eine Kommunikation zwischen Benutzern und Dienstleistern gewünscht ist, bietet raum]für[raum® auch hier die richtige Lösung. Bei entsprechender Konfiguration der bestellten Ressource, können die Dienstleister ein Feedback zu deren Bearbeitungsstatus geben. Ferner kann es den Dienstleistern ermöglicht werden, eine Ist-Verbrauch-Prüfung durchzuführen. Hierbei wird der tatsächliche Verbrauch der Ressourcen festgehalten.
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