Moderne Arbeitswelten im Wandel
raum]für[raum® – since 2001 the successful and holistic room booking software
Neue hybride Arbeitsmodelle
Die Veränderung in der Arbeitswelt betrifft viele Bereiche
Daniel Hilbich, Account-Manager bei mediaDIALOG
„Die Arbeitswelt befindet sich in einem starken Wandel“. Diese pauschale Aussage hat auch vor der Pandemie bereits breite Zustimmung erhalten. Getroffene Sicherheitsmaßnahmen haben diesen Wandel allerdings in unerwartetem Maße beschleunigt und sogar in Bereichen stattfinden lassen, bei denen diese Entwicklung sonst mit Sicherheit noch lange auf sich hätte warten lassen.
Was bedeutet das für unsere Arbeitswelten? Was hat sich bereits gewandelt, was wird sich weiterhin wandeln und welche Herausforderungen und Chancen ergeben sich dadurch? Eine persönliche Einschätzung.
Bei mediaDIALOG stehen wir tagtäglich mit unseren Kunden in Kontakt zu Themen rund um die digitale Verwaltung Ihrer Büro- und Arbeitsflächen. Dementsprechend interessant gestaltet sich speziell die Zeit seit März 2020 für uns. Während zuvor überwiegend die optimale Verwaltung der Besprechungs- und Konferenzräume im Fokus unserer Kunden lag und flexible Arbeitsplätze eher Ausnahme als Regel waren, haben sich die Prioritäten zunächst stark verschoben. Dem Großteil der Bürobelegschaft wurde binnen kürzester Zeit nach Möglichkeit, die Option im Homeoffice zu arbeiten, angeboten. Die Büroauslastung konnte dadurch deutlich reduziert werden, Mindestabstände wurden eingehalten und der Geschäftsbetrieb wurde auch mit einem großen Anteil an Homeoffice aufrecht gehalten. Einige Unternehmen taten sich leicht, da vereinzelte Homeoffice-Tage bereits vorab möglich waren und die technische Infrastruktur somit bereits eingerichtet war. In anderen Unternehmen wurde hingegen ein Kaltstart vollzogen, der hier und da noch etwas holprig verlief, schlussendlich aber zu überwiegend positiven Ergebnissen führte.
Homeoffice in der Zeit vor,
während und nach der Pandemie
Eine aktuelle Bitkom-Studie vom 08. Dezember 2020 unterstreicht, dass Berufstätige im Corona-bedingten Homeoffice überwiegend positive Erfahrungen machen und auch nach der Pandemie flexibel arbeiten möchten. Zu diesem Zeitpunkt arbeiten mehr als 10 Millionen Menschen ausschließlich im Homeoffice.[1]
Die Mehrheit der Arbeitnehmer empfindet das Homeoffice dabei als positiv. So fühlen sich 80 Prozent der Befragten weniger gestresst, da bspw. der zeitaufwändige Arbeitsweg komplett entfällt. Hinzu kommen die positiven Aspekte der besseren Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben. Nicht unerwähnt sollte aber auch bleiben, dass es weiterhin Mitarbeiter gibt, die den Arbeitstag weiterhin im Büro verbringen. Zum Teil weil das Unternehmen eine starke Präsenzkultur vorsieht, zum geringen Teil aber auch aus privaten Motiven (z.B. strikte Trennung von privatem und beruflichem).[1]
Festhalten lässt sich anhand dieser Befragung jedenfalls, dass Homeoffice vor allem seitens der Arbeitnehmer geschätzt wird, was sich letztlich auch in der Zufriedenheit und somit der Arbeitsmoral widerspiegeln dürfte.
Bedeutet dies nun, dass wir alle nach Möglichkeit dauerhaft im Homeoffice arbeiten sollten?
Für den ein oder anderen mag dies zutreffen, der Großteil der im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter wird in den vergangenen Monaten allerdings trotz virtueller Meetings per Videokonferenz festgestellt haben, dass die soziale Komponente des Berufslebens zum Teil gelitten hat und gerade neuen Mitarbeitern fällt die Einbindung in das soziale Berufsleben ohne persönlichen Kontakt vor Ort meist schwerer.
Bedeutung für moderne Arbeitswelten
Deutlich wird, dass die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten in den meisten Unternehmen auch nach der Pandemie nicht mehr die exotische Ausnahme darstellt, sondern vielmehr die Regel, die mehr oder weniger stark ausgeprägt sein wird. Hybrid-Office wird sich zur gelebten Realität etablieren. Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Konzentration und Ruhe erfordern, können bspw. sehr gut und effizient im Homeoffice erledigt werden, während der Austausch in Projektgruppen, sowie die soziale Bindung besser vor Ort im Büro aufrechtgehalten werden kann. An diesem Punkt wenden sich viele Kunden an uns, da mit dieser Erkenntnis meist auch eine Umgestaltung der bestehenden Arbeitsfläche einhergeht.
Der Status Quo spiegelt sich häufig in fest zugewiesenen Arbeitsplätzen/Schreibtischen wider, die nun aber nur noch tageweise genutzt werden und an Homeoffice-Tagen ungenutzt leer stehen. Eine nachhaltigere Flächennutzung wird meist durch flexible Arbeitsplätze erreicht. Bei üblichen Quoten zwischen 0,5 und 0,8 kann dadurch die Anzahl an Schreibtischen im Unternehmen deutlich reduziert werden. Freigewordene Fläche kann dabei entweder zu Kosteneinsparungen (Abmieten bestehender Gebäude/Etagen/Büros) beitragen oder im Sinne einer kollaborierten Arbeitswelt umgestaltet werden.
Kollaboratives Arbeiten im Büro
Wichtig ist an dieser Stelle ein Blick auf die Motive für den Besuch des Büros. Wie zuvor festgestellt spielen die soziale Komponente und der persönliche Austausch eine entscheidende Rolle für die Entscheidung das Büro aufzusuchen. Freigewordene Flächen können daher sinnvoll umgestaltet werden, um diesem Motiv Rechnung zu tragen. Think-Tanks, Touch-Downs, Besprechungsinseln, Besprechungsräume, Open Spaces usw. Begriffe wie diese gibt es mittlerweile zuhauf. Die Bezeichnungen spielen dabei eine untergeordnete Rolle. Ausschlaggebend ist, dass Mitarbeitern genügend Fläche für die Zusammenarbeit und den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen gegeben wird. Auch abseits von klassischen, meist abgetrennten, Besprechungsräumen. Damit diese Flächen entsprechend genutzt werden ist es wichtig, dass eine einfache und schnelle Nutzung möglich wird.
Professionelle Softwareunterstützung
An dieser Stelle treten viele Kunden mit uns in Kontakt, da es bereits erste Überlegungen zur Gestaltung Ihrer Arbeitsflächen gibt. Dadurch, dass wir Einblicke in verschiedene Konzepte bei unseren Kunden erhalten, profitieren diese im Austausch mit uns von unterschiedlichen Ansätzen.
Mitarbeiter sollen die Möglichkeit erhalten die jeweiligen Arbeitsbereiche einfach und zielgerichtet nutzen zu können. Das fängt beispielsweise bei dem richtigen Arbeitsplatz an, der je nach Tätigkeit unterschiedliche Anforderungen erfüllen muss (bekannt als „Activity Based Working“). Mitarbeiter können sich vorab oder spontan informieren, wo ein entsprechender Arbeitsplatz frei ist, ohne lange im Büro herumirren zu müssen, und diesen vorab oder spontan für die jeweilige Zeit buchen.
Geht es später in den Austausch mit den Kollegen ist die entsprechende Besprechungsfläche dafür ebenfalls schnell gefunden und flexibel nutzbar. Sofern zwischendurch eine Video- oder Telefonkonferenz stattfindet, wird kurzerhand ein Einzelbüro oder eine „Telefonzelle“ gebucht, in der man in Ruhe telefonieren kann, ohne selbst gestört zu werden oder andere Kollegen während des Telefonats zu stören.
Suche nach Eigenschaften und Personen
Die Eigenschaftensuche in raum]für[raum® stellt direkt dar, wo ich den für mich geeigneten Arbeitsplatz vorfinde.
Neben dieser „Eigenschaftensuche“ spielt die „Personensuche“ eine wichtige Rolle. Während ich bislang wusste, wo die Mitarbeiterin X oder der Mitarbeiter Y zu finden war müsste ich ohne Softwareunterstützung nun womöglich lange im Gebäude herumirren. Daher verschafft die digitale Personensuche schnell Klarheit und der entsprechende Ansprechpartner wird schnell gefunden. Sofern sowieso zusammen an einem Projekt gearbeitet werden soll macht es Sinn sich einen Arbeitsplatz in der Nähe zu buchen oder direkt in ein entsprechendes 2er-Büro zu wechseln.
Die Eigenschaftensuche in raum]für[raum® stellt direkt dar, wo ich den für mich geeigneten Arbeitsplatz vorfinde.
An dieser Stelle könnte ich jetzt sehr tief in verschiedene Lösungswege mit raum]für[raum® abtauchen. Sinnvoller ist dies allerdings anhand Ihrer konkreten Anforderungen. Ich freue mich daher darauf Sie und Ihr Unternehmen kennen zu lernen und bin gespannt, welches Konzept bei Ihnen am besten passt.
Über den Autor
Daniel Hilbich hat Sales & Management studiert und erhält als Account Manager bei mediaDIALOG vielseitige Einblicke in Arbeitswelten unterschiedlichster Unternehmen. Als Verfechter von Hybrid-Office-Konzepten sieht er in der aktuellen Zeit sehr viele Chancen und unterstützt unsere Kunden leidenschaftlich bei der Auswahl nach passenden Buchungslösungen mit raum]für[raum®.
[1] Vgl. https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Mehr-als-10-Millionen-arbeiten-ausschliesslich-im-Homeoffice#item-7281-close (aufgerufen am 29.03.2021) / Quelle: https://de.statista.com/infografik/23724/corona-oeffnet-die-tuer-zum-homeoffice/ (abgerufen am 29.03.2021)
[1] Vgl. ebd.
Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/2735/umfrage/zeit-die-pro-woche-von-zu-hause-aus-gearbeitet-wird/ (abgerufen am 29.03.2021)
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