Empfang entlasten

EINFACH – SCHNELL – SICHER

Optimale Unterstützung für den Empfang

Module für Begrüßung, Gästeausweis, Parkplatz, Zutrittskontrolle

Der Empfang ist der Ort, an dem die Gäste auf das Unternehmen treffen. Eine freundliche, offene und professionelle Atmosphäre hat daher einen hohen Stellenwert. Um auch in der Hektik des Alltags alle Gäste zuvorkommend begrüßen zu können, steht dem Empfang in raum]für[raum® eine eigene Ansicht mit vielfältigen Funktionen zur Verfügung. Von der Verwaltung und Pflege der Personendaten, über das Einchecken der Gäste und das Drucken von Ausweisen, bis hin zur Vergabe von Parkplätzen – das Empfangspersonal hat immer einen genauen Überblick.

Um den Empfang bei seinen vielfältigen Aufgaben zu unterstützen, bietet raum]für[raum® spezielle Module für diesen Bereich an. In einer eigenen Ansicht hat das Empfangspersonal Zugriff auf Gästedaten, Statusinfos und Parkplätze. Mit den Erweiterungen für die Verwendung von QR-Codes und der Anbindung an Zutrittskontrollsysteme lässt sich der Empfang auch in viele sicherheitsrelevante Prozesse mit einbeziehen.

Professionelle Gästebegrüßung

Das Modul Empfang ermöglicht die Eingabe von Gästedaten während der Veranstaltungsbuchung. Das Empfangspersonal sieht die eingetragenen Daten in einer eigenen Ansicht und kann Gäste mit wenigen Klicks ein- und auschecken sowie mit Besucherausweisen oder Namensschildern ausstatten. Der Empfang ist immer darüber informiert, welche Gäste im Laufe des Tages im Haus waren, noch im Haus sind bzw. in Kürze im Haus sein werden.

Digitale Begrüßung & Wegeleitung

Mit unseren individuell konfigurierbaren Templates können Sie Ihre Gäste bereits im Foyer auf Übersichtsdisplays persönlich begrüßen. Leiten Sie Ihre Gäste im Anschluss mit einem digitalen Wegeleitsystem sicher und schnell zu der gewünschten Veranstaltung. Ein elektronisches Türschild am Veranstaltungsraum zeigt schließlich noch einmal alle relevanten Informationen.

Einfacher Check-in / Check-out

Die Benutzer geben die Gästedaten während der Veranstaltungsbuchung in das System ein. Das Empfangspersonal sieht diese Daten bis zu 48 Stunden vor Beginn der entsprechenden Veranstaltungen. Trifft eine eingeladene Person zum Termin ein, kann diese mit wenigen Klicks eingecheckt und als im Haus befindlich markiert werden. Nach dem Ende des Termins meldet sich die Person wieder am Empfang ab und wird damit aus dem System ausgecheckt.

Unkomplizierte Aufnahme von Tagesgästen

Auch unangemeldete oder spontane Gäste lassen sich mühelos ins System aufnehmen. Die persönlichen Daten können entweder zu einer gebuchten Veranstaltung oder in die Liste der Tagesgäste hinzugefügt werden. Für letzteren Fall ist es nötig, den Gast einem in raum]für[raum® angelegten Benutzer zuzuweisen, sodass immer eine klare Zuordnung besteht.

Besucherausweise und Namensschilder

Ihre Besucherausweise und Namensschilder werden für Sie individuell gestaltet. Das System führt die Daten für den Druck zusammen und formatiert diese entsprechend. Das Empfangspersonal kann die Ausweise so ganz einfach per Klick erstellen, wenn nötig auch in Stapelverarbeitung.

Besucherausweise mit QR-Code

Schrankensteuerung für den Zugang zum Gästeparkplatz, automatischer Check-In am Empfang oder Speisenverrechnung in der Kantine mithilfe von Besucherausweisen – QR-Codes lassen sich sehr vielseitig einsetzen. raum]für[raum® verfügt über ein eigens entwickeltes Modul, um diese Prozesse effizient umzusetzen.

Anbindung an Zutrittskontrollsysteme

Je mehr ein Buchungssystem wie raum]für[raum® in die Unternehmenslandschaft integriert wird, umso größer werden auch die Ansprüche an intelligente Verzahnungen mit bereits vorhandenen Lösungen.

Verbinden Sie den Empfang und die dort vorhandenen Veranstaltungs- und Gästedaten über eine Schnittstelle mit Zutrittskontrollsystemen. Es besteht dann beispielsweise die Möglichkeit, einen Chip so zu codieren, dass er einem eintreffenden Gast nur Zutritt zu bestimmten Räumen (zu bestimmten Zeiten) gestattet.

Die Anbindung an Zutrittskontrollsysteme erhöht die Sicherheit und vereinfacht manuelle Prozesse. raum]für[raum® gibt die eingebuchten Gästedaten an die Zutrittssoftware weiter und eingeladene Gäste erhalten automatisierten Einlass in bestimmte Gebäudeteile oder Räume.

Übersichtliche Gästeliste

Die übersichtliche Gästeliste ermöglicht es dem Empfangspersonal, einen Eintrag auch bei einer Vielzahl von Gästen schnell zu finden. Mit Hilfe der verfügbaren Filtermöglichkeiten ist ein strukturierter Überblick sofort geschaffen. Welche Gäste benötigen eine Eskorte oder einen Parkplatz? Welche Veranstaltungen finden ohne Gäste statt? Wie viele Gäste befinden sich aktuell im Haus? Die Antwort ist auch in stressigen Situationen umgehend gefunden.

Einfache Parkplatzverwaltung

Mit der in raum]für[raum® verfügbaren Parkplatzverwaltung sind Sie in der Lage, Ihre Parkflächen unkompliziert zu organisieren. Diese Funktion ist vor allem für den Empfang sehr hilfreich: Wird ein Gast am Empfang angemeldet, ist es im gleichen Zug möglich, diesem einen freien Stellplatz auf einer der Parkflächen zuzuweisen.

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