Mit Outlook Räume buchen & verwalten

EINFACH – SCHNELL – SICHER

Outlook ADD.IN zur Raumverwaltung

Die perfekte Ergänzung zu Ihrer bewährten Terminverwaltung.

Viele Unternehmen möchten ihre Raumverwaltung über Outlook abwickeln. Die Angestellten können so in einer gewohnten Umgebung arbeiten und müssen sich nicht an ein weiteres System gewöhnen. Um aber eine professionelle und effiziente Raumverwaltung garantieren zu können, braucht es ein ausgereiftes System wie raum]für[raum®. Diese Lücke hat mediaDIALOG mit der Entwicklung des Outlook ADD.INs geschlossen.

Das ADD.IN ermöglicht es, Buchungen für das raum]für[raum-System direkt im Outlook-Kalender zu erzeugen. Beim Anlegen eines Termins gewährt der Button “Raumplanung” direkten Zugriff auf die in raum]für[raum® hinterlegten Daten. Diese werden zwischen Outlook und raum]für[raum synchronisiert, sodass alle beteiligten Personen – von den Teilnehmenden bis zu den Dienstleistern – stets auf dem gleichen Informationsstand sind.

Vielfältige Möglichkeiten zur Buchung von Raum, Arbeitsplatz und Konferenzen

Räume und Teilnehmende auf einen Blick

Die Verfügbarkeit von Räumen und Teilnehmenden wird in einer einzigen Maske dargestellt. So können Sie die verfügbaren Zeiten der Kolleginnen und Kollegen schnell mit denen der freien Räume abgleichen.

Detailinformationen zum jeweiligen Raum

Zu jedem Raum stehen Detailinformationen zur Verfügung. Die Benutzer erkennen so auf den ersten Blick, ob der Raum für ihre Veranstaltung geeignet ist.

  • Name und Standort des Raumes
  • Mietkosten
  • Catering- und IT-Leistungen
  • Raumbild

Auswahl von unterschiedlichen Veranstaltungsdetails

Das Outlook ADD.IN ermöglicht nicht nur die Auswahl eines Raumes. Auch Ressourcen, Inventar, Veranstaltungsarten und Kostenstellen können in die Buchung eingegeben werden.

Display-Anbindung für Begrüßung, Wegeleitung, Rauminformationen

Die Buchungs- und Veranstaltungsdaten werden von einem raum]für[raum® Plug-in aus dem Exchange Server ausgelesen und so aufbereitet, dass die aktuellen Informationen an die angeschlossenen Displays gesendet werden. Das gilt nicht nur für elektronische Türschilder, sondern für das gesamte Wegeleitsystem.

Darstellung der verfügbaren Sitzordnungen

Die Sitzordnungen können pro Raum eingesehen und je nach Verfügbarkeit direkt ausgewählt werden.

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