Raum- und Ressourcenverwaltung

Eine Software für alle Bereiche der Veranstaltungsorganisation

Sie planen zurzeit, eine neue Software für die Buchung von Räumen und Ressourcen einzuführen? Dann lassen Sie sich von dem ganzheitlichen Konzept der raum]für[raum Buchungssoftware überzeugen.
Die intelligente Raumverwaltung von mediaDIALOG bietet auch für Ihr Anforderungsprofil und Ihr Unternehmen eine erstklassige Lösung.
Wir beraten Sie gerne im Detail über die praktischen Funktionsweisen, die Ihren täglichen Geschäftsbetrieb harmonisieren können.

Mit Hilfe einfacher Mechanismen erleichtert raum]für[raum den Buchungsprozess um ein Vielfaches. Nach Eingabe des gewünschten Datums, der Uhrzeit und der Anzahl der Teilnehmenden, können die benötigten Ressourcen sowie der passende Raum ausgewählt werden. Die Buchung ist nach nur wenigen Sekunden abgeschlossen und das System informiert die verantwortlichen Dienstleister. Eine Änderung der Buchung kann ganz leicht in der Terminverwaltung vorgenommen werden.

 

Standardfunktionen der Raumverwaltung

Raumsuche

Finden Sie schnell den passenden Raum

Mit optimalen Suchfunktionen werden Sie in einfachen und schnellen Schritten den richtigen Raum für Ihre Anforderungen finden. Sie können die Suche anhand spezifischer Parameter entsprechend eingrenzen.

Multiraumbuchung

Buchen Sie mehrere Räume in einem Arbeitsschritt

Bei einer Multiraumbuchung können mehrere Räume in einem Buchungsschritt ausgewählt und zeitgleich gebucht werden. Dies können beispielsweise separate Räume für zwei Arbeitsgruppen im Rahmen einer Schulung sein oder ein zusätzlicher Raum, in dem während einer Veranstaltung ein Catering bereit steht.

Buchen ohne Raum

Buchen Sie Veranstaltungen ohne festgelegten Raum

Mit Hilfe der Funktion „Buchen ohne Raum“ stellen die Benutzer eine Veranstaltungsanfrage, die durch eine vorgesetzte Person oder einen Buchungsservice freigegeben werden muss. Die Benutzer geben die Daten der Veranstaltung (Datum, Uhrzeit, Teilnehmende, Ressourcen, etc.) in der Buchungsmaske ein, ein konkreter Raum wird aber erst während des Freigabeprozesses zugewiesen.

Buchen im Auftrag

Buchen Sie für Ihre Kollegschaft Räume und Ressourcen

Buchungen können im Namen und Auftrag einer anderen Person durchgeführt werden. Diese Funktion ist besonders für Sekretariate sehr nützlich. Die Buchung erfolgt mit den Rechten der auftraggebenden Person und gehört dieser auch.

Vertretung benennen

Bestimmen Sie selbst, wer für Sie buchen darf

Die Vertretungsregelung ermöglicht es Benutzern, bis zu zwei Vertretungen für sich selbst einzutragen. Diese übernehmen die Rechte der zu vertretenden Person und dürfen alle Interaktionen an ihrer Stelle durchführen. Die Buchungen gehören den zu vertretenden Benutzern, welche über alle Aktionen transparent informiert werden.

Terminkoordination

Erstellen Sie ein Team für die Veranstaltung

Mit der Terminkoordination können einzelne Personen bestimmt werden, die für die Organisation von Veranstaltungen verantwortlich sind, ohne umfangreiche Rechte zu besitzen. Auf diese Weise ist es möglich, Aufgaben ganz leicht an die richtige Stelle weiterzuleiten.

Organisationseinheiten

Bestimmen Sie beliebige Organisations-Einheiten

In raum]für[raum lassen sich beliebige Organisations-Einheiten anlegen, denen Kostenstellen und Personen zugewiesen werden können. So lässt sich erreichen, dass den Benutzern während der Buchung nur noch die Kostenstellen zur Verfügung stehen, die für ihre Organisations-Einheit definiert wurden.

Reminder für Termine

Legen Sie individuelle Terminerinnerungen fest.

Die Benutzer können individuell 3 Erinnerungsfunktionen für ihre gebuchten Termine konfigurieren. So behalten sie auch in komplexen Terminserien immer den Überblick.

Ganzheitliche Lösung zur Raumverwaltung

Der modulare Aufbau von raum]für[raum ermöglicht einen individuellen Funktionsumfang

Module für Buchungen

Optimierter Workflow zur Raumbuchung

raum]für[raum bietet verschiedene Buchungsmöglichkeiten, die Sie Ihren Anforderungen entsprechend nutzen können: den Buchungsassistenten, das Outlook ADD.IN, die mobile App oder das Desk-Sharing-Modul.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Optimierte und verzahnte Prozesse zur Kommunikation

Die hilfreichen Funktionen von raum]für[raum ermöglichen es, die Koordination und Organisation von Projektteams und Abteilungen transparenter und effizienter zu gestalten.

Empfang von Gästen

Optimale Unterstützung für das Team am Empfang

Das Empfangspersonal kann effizient bei der Bearbeitung vielfältiger Aufgaben unterstützt werden. Die eingetragenen Gästedaten sind in einer speziellen Ansicht aufgelistet. Anhand der angelegten Status lässt sich leicht erkennen, welche Gäste sich aktuell im Haus befinden.

Videokonferenz-Mangement

Einfache Organisation von Videokonferenzen und TelePresence

Einfache Vorbereitung, pünktlicher Start und ein reibungsloser Ablauf Ihrer Videokonferenz. Die Organisation und Durchführung wird durch den Einsatz von raum]für[raum enorm erleichtert.

 Displays / Wegeleitung / Gebäudetechnik

Digitale Anzeigesysteme für Begrüßung, Wegeleitung und Gebäudetechnik

Nutzen Sie die Anbindung an Raum- oder Übersichtsdisplays, um Veranstaltungsinformationen anzuzeigen und Ihre Gäste bequem durch Ihr Haus zu führen.

Abrechnung von Terminkosten

Sichere und einfache Abrechnung von Veranstaltungen

Die Anbindung an SAP ermöglicht es Ihnen, Bewirtungsarten und -typen anzulegen, damit Kosten kontrolliert und ordnungsgemäß abgerechnet werden können. Weiterhin lassen sich Exporte in die SAP-Module FI und CO einrichten.

Technik

Perfekte Anbindung in Ihre bestehende IT-Struktur

Mit Hilfe nützlicher Module kann die technische Umsetzung in vielen Bereichen erleichtert werden.

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