Video-konferenzen verwalten

EINFACH – SCHNELL – SICHER

Videokonferenz und TelePresence bestens nutzen

raum]für[raum® – zum einfachen buchen und planen von Videokonferenzen und Online-Meetings 

Die Themen Videokonferenz und TelePresence gehören heute für viele Unternehmen zum Alltagsgeschäft. Für den Hardwarebereich sind auch bereits viele gute Lösungen verfügbar. Dass die Verwaltung und Buchung von Videokonferenzen jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden ist, wird oft nicht berücksichtigt oder gar unterschätzt. Eine der größten Herausforderungen stellt dabei die Prozessparallelität dar. Die Buchungen von Videokonferenz, Raum und Ressourcen sind in der Regel nicht miteinander verzahnt, was zu einem sehr hohen Zeitaufwand führt. So entstehen Fehlerquellen und lange Vorlaufzeiten, dies kann wiederum in geringen Nutzungsgraden resultieren. raum]für[raum® bietet mit den entsprechenden Zusatzmodulen eine intelligente Lösung, um Videokonferenzen komfortabel in ihrer Gesamtheit zu organisieren. Alle relevanten Prozesse sind in einer einzigen Software zusammengefasst.

Vielfältige Möglichkeiten zur Buchung von Raum, Arbeitsplatz und Konferenzen

Intelligente Verzahnung von Buchungssoftware und Cisco-Systemen

Cisco als Weltmarktführer hat ein Management-System in seinem breit aufgestellten Videokonferenz- und TelePresence-Angebot: die TelePresence Management Suite (TMS). Dieses kann bi-direktional mit raum]für[raum® verbunden werden, um Videokonferenzen optimal zu planen und durchzuführen.

Mandantenfähige Nutzung von Video- und TelePresence-Konferenzen

Mandantenfähigkeit ist in vielen Plattformkonzepten von entscheidender Bedeutung, egal, ob es sich um komplexe Konzernstrukturen oder Managed Services handelt. Da die Cisco TMS aber nicht mandantenfähig ist, sind Lösungen oft schwer zu realisieren. raum]für[raum® als zentrale Verwaltungssoftware bietet hier einen großen Vorteil, da sowohl die operativen Funktionen als auch die technischen Einstellungen als Mandantensystem zur Verfügung stehen.

Videokonferenzsystem mit Zeitzonen-Technologie

Die Integration von weltweiten Standorten ist in der Nutzung großer Systeme eine Selbstverständlichkeit. raum]für[raum® unterstützt in diesem Punkt sowohl den Betreiber als auch die einzelnen Benutzer, da die verschiedenen Zeitzonen bei der Buchung oder Modifikation einer Videokonferenz zuverlässig und transparent angezeigt werden.

Integration externer Standorte und mobiler Devices

Externe Standorte und Teilnehmende lassen sich ganz leicht in die Videokonferenzbuchung einbinden, da diese Option während des Buchungsvorgangs von den Benutzern ausgewählt werden kann. Die gewählten Standorte und Teilnehmenden erhalten von raum]für[raum® automatisch eine E-Mail oder einen Kalendereintrag mit den notwendigen Konferenzdaten.

Teilnehmende einfach und schnell zu Videokonferenzen einladen

Mit der Anbindung an ein Groupware-System erweitern Sie die Funktionalität der Buchungssoftware erheblich. Die Benutzer wählen die gewünschten Teilnehmenden während des Buchungsvorgangs aus den Adressbüchern aus. raum]für[raum verschickt an die gewählten Personen automatisch Einladungen zu dem Videokonferenz-Termin, sodass das Meeting bei einer Zusage auch direkt in den Kalendern eingetragen ist.

Veranstaltungsinformationen zuverlässig anzeigen

raum]für[raum® unterstützt eine Vielzahl unterschiedlicher Displays, auf denen Ihre Videokonferenz-Informationen immer aktuell angezeigt werden können. Die Layouts sind dabei individuell erstellbar, sodass die Ausgabe der gewählten Informationen so erfolgt, wie Sie es wünschen.

Daten / Zahlen / Fakten schnell verfügbar

  • Welche Belegungsquoten wurden im letzten Quartal verzeichnet?
  • Wie wurden die Videokonferenzobjekte genutzt?
  • Wie viele Konferenzen sind an einem Standort durchgeführt worden?
  • Welche Kosten wurden auf welcher Kostenstelle verursacht?

Mit der Auswertungsfunktion gibt Ihnen raum]für[raum® transparente Antworten.

Spezifische Preismodelle ermöglichen individuelle Abrechnungskonzepte

Abrechnungen und Preise sind bei vielen Videokonferenz-Plattformen ein wichtiges Thema. Je nach Betreiberkonzept kommen unterschiedlichste Preismodelle zum Einsatz, wie zum Beispiel Pauschalen, zeitabhängige oder Zeitraster-Modelle. Da die Anforderungen in diesem Bereich sehr differenziert ausfallen können, bietet raum]für[raum® eine große Bandbreite an Konfigurations- und Lösungsmöglichkeiten.

Automatische Abrechnung und SAP-Export

Sie haben die für Ihren Plattformbetrieb gültigen Preismodelle in raum]für[raum® abgebildet. Dies ist die Grundlage für alle Abrechnungen, die Sie in raum]für[raum® durchführen möchten. Mit der Anbindung an SAP werden Ihre Daten spezifisch aufbereitet und stehen für den Export in die Module CO und FI bereit.

Dynamische Kommunikation

Das Modul Videokonferenz ermöglicht standortübergreifende Buchungen von Videokonferenzen inklusive Inventar- und Ressourcenintegration. Der einfache Buchungsprozess sowie transparente Informationskanäle machen das Management von Videokonferenzen in raum]für[raum® zu einem unkomplizierten und schnellen Vorgang. Optional kann das Videokonferenzmodul zum bi-direktionalen Datenaustausch mit der Cisco TMS genutzt werden.

Einfache Organisation

Mit der bi-direktionalen Anbindung an die CISCO TMS können Sie Videokonferenzen effektiv organisieren und durchführen. raum]für[raum® schreibt die gebuchten Videokonferenzen direkt über die CISCO API auf die TMS. Die TMS übermittelt die Konferenzdaten zurück an raum]für[raum®. Die Raumverwaltung sendet die Konferenzinformationen anschließend an alle relevanten Personengruppen und übermittelt Modifikationen an der Videokonferenz direkt an die TMS. Da manuelle Prozesse somit entfallen, können Zeit und Ressourcen für andere Themen eingesetzt werden.

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