Case Study

Im Jahre 2013 wurde im Vorstand beschlossen, für die 150-Jahr-Feier der BASF im Jahr 2015 ein neues, repräsentatives Gebäude zu errichten. Eine Hamburger Medienfirma erhielt den Zuschlag für den kompletten Medienbereich im Kongress-Zentrum des Neubaus, wie Dipl.-Ing. Gerhard Goldmann, zuständig für IT-Projects & IT-Security sowie Innovation Scout bei der BASF und Application Owner dieses Projekts, berichtet. „Diese Hamburger Firma hatte seinerzeit dann mediaDIALOG mit im Schlepptau“, so Gerhard Goldmann. Der Bedarf in Sachen „intelligenter Raum- und Ressourcenverwaltung“ war enorm. Die Komplexität dieses Themas machte es nötig, sehr viele parallel verlaufende Prozesse zu berücksichtigen. Raummanagement, Benutzeranforderungen und Aufträge für Dienstleister mussten in Einklang gebracht und verlässlich koordiniert werden. Die Umsetzung dieser Anforderungen sollte auf keinen Fall auch weiterhin via Zettelwirtschaft erfolgen oder in Form von Excel-Listen verwaltet werden. Auch müssen nach und nach die bisherigen Lotus Notes Raumverwaltungen bei BASF abgelöst werden.

Die Nutzung der LiveSYNC-Technologie im Bereich der Benutzerverwaltung sei dabei eine große Hilfe gewesen, schildert Herr Goldmann. Jan-Philip Sasse, Geschäftsführer der mediaDIALOG GmbH, erinnert sich noch einmal an die Anfänge: „Zu Beginn des Projektes standen wir vor der Herausforderung, dass der Benutzerimport mehr als 10.000 User aus dem Active Directory zu importierten hatte. Speziell für diese Anforderung, in dieser Größenordnung bzw. diesem Mengengerüst, wurde raum]für[raum® um das Modul „LiveSync“ erweitert. Neue Methoden und Algorithmen sorgen hier für eine viel effizientere Ressourcennutzung bei gleichzeitiger, sehr deutlicher Performancesteigerung“.

Via LiveSYNC-Abgleich werden Benutzerdaten on demand zwischen raum]für[raum® und einer oder mehreren Schnittstellen synchronisiert. Für die Anwendung (bzw. Outlook ADD.IN, mobile App, Single Sign-On) bedeutet das, dass LiveSYNC bei der Anmeldung von Personen die Benutzerdaten sowie die Rollen und Rechte überprüft. Dadurch befinden sich nur die tatsächlich aktiven Benutzer im System, in diesem Fall konnte die Anzahl der angelegten und aktiven User sehr stark reduziert werden. „Durch die so reduzierte Anzahl der Datenströme konnte das gesamte System sehr schlank und gleichzeitig extrem performant gehalten werden“, fasst Jan-Philip Sasse noch einmal zusammen.

Auch bei der BASF sei das Thema „New Work“ oder „neue Arbeitswelten“ eines der wichtigen Zukunftsthemen, so der Application Owner der BASF. Durch Projektarbeit, Außendienst oder Beratungstätigkeiten blieben vorhandene Schreibtische in der Fläche oft unbesetzt. Gerhard Goldmann: „Da muss man sich doch wirklich überlegen, ob diese Ressource nicht unnütz rumsteht.“

Mit der Einführung des Desk-Sharing-Moduls von raum]für[raum® wird für hochdynamische BASF-Projektmitarbeiter nun knappe Bürofläche in seiner effizienteren Nutzung unterstützt. Das Modul fördert das Modell des ′Flexible Office′, bei dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr über feste Arbeitsplätze oder Büros verfügen, sondern sich ihren Arbeitsplatz oder ihr Büro für den gewünschten Zeitraum reservieren. Dies wurde für die IT-Projektmitarbeiter der BASF Global Digital Services positiv umgesetzt.

Der Chemiekonzern zählt insgesamt über 400 Unternehmen weltweit und ist in seiner Konzernstruktur global vernetzt. Der internationale Aspekt spielt bei der Terminplanung eine ganz zentrale Rolle. raum]für[raum® ermöglicht es, Standorte auf der ganzen Welt zu berücksichtigen, Zeitzonen inklusive. Herr Goldmann schildert, dass bereits Räume aus São Paulo in die Anwendung aufgenommen wurden.

Von Bedeutung wird da künftig die Nutzung der raum]für[raum®-APP, welche Raum- und Ressourcenbuchungen auch mobil nutzbar macht und auf Smartphones und Tablets mit den Betriebssystemen Android und IOS verwendet werden kann. „Durch den Einsatz der APP und mit QR-Codes auf Displays und Tischen soll der User optimal unterstützt werden. Die Buchung kann innerhalb von Sekunden getätigt werden und den Weg an den Rechner ersparen“, betont Jan-Philip Sasse von mediaDIALOG. In diesem Zusammenhang verweist Gerhard Goldmann auch auf digitale Anzeigesysteme. In einem modernen Unternehmen wie der BASF sind diese vielfach einsetzbar, ob im Eingangsbereich, in Aufzügen oder am Konferenzraum. Displays informieren zuverlässig über Konferenzen, geben wichtige Hinweise und begrüßen und leiten Gäste sicher im Haus.

Um eine professionelle Darstellung der Veranstaltungsinformationen zu gewährleisten, unterstützt raum]für[raum® die bei der BASF genutzten Displaysysteme. „Also bei solchen Features kriegen wir noch einmal ein gutes Wort und was sie bewirken, sie machen Promotion für den Rest vom BASF Werk“, fasst Gerhard Goldmann zusammen.

Er überlege an Lösungen, die den Empfang auf dem Werksgelände bei seinen vielfältigen Aufgaben unterstützen können. Zusätzliche Kosten, welche durch externe Empfangsdienste entstehen, zu reduzieren, nennt er dabei als eines der Ziele.

Auch hier bietet raum]für[raum® spezielle Module als Lösung an. In einer eigenen Ansicht hat das Empfangspersonal Zugriff auf Gästedaten, Statusinfos und Parkplätze. Mit den Erweiterungen für die Verwendung von QR-Codes und der Anbindung an Zutrittskontrollsysteme lässt sich der Empfang auch in viele sicherheitsrelevante Prozesse mit einbeziehen.