neue umStände erfordern neue lösungen
Ein stetiger Prozess, der durch die richtige Software gemeistert werden kann.
Der Grund für das Überdenken von Abläufen sowie Lösungen für spezielle Tätigkeiten ist nicht selten eine Änderung der äußeren Bedingungen.
Aber auch der Wunsch nach mehr Flexibilität, Handlungsspielräumen und optimaler Ressourcennutzung ist oft Anlass, über die gegebenen Lösungsansätze nachzudenken. Letzteres war 2016 der Grund für die Gewoba aus Bremen, sich auf dem Dienstleistungsmarkt nach einer passenden Software umzusehen: Das Wohnungsunternehmen sah sich der Herausforderung gegenübergestellt, ein smartes Tool für die Buchung und Verwaltung von Konferenzräumen auszuwählen.
Mit der Lösung, die aus diesem Auswahlprozess als Sieger hervorginge, sollten gleich mehrere Hürden überwunden werden. „Wir haben uns die Frage gestellt, ob es in Zeiten der Digitalisierung noch nötig ist, Buchungsanfragen für Räume manuell über eine zentrale Stelle abzuwickeln“, erklärt Thorsten Klebauschke, IT-Abteilungsleiter der Gewoba AG.
Aus dieser zentralen Abwicklung ergab sich ein weiterer Punkt, den es zu verbessern galt: Wurden Terminabsagen nicht optimal zurückgemeldet, konnten die dadurch entstehenden freien Ressourcen nicht neu genutzt werden und „verfielen“. Die Anforderungsliste war damit jedoch noch nicht am Ende.
DIE KOPPELRAUM-PROBLEMATIK
Endlich flexible Räume in den Griff bekommen:
Als Koppelraum werden Räume bezeichnet, welche durch ihre flächenmäßige Größe die Möglichkeit bieten, mithilfe von flexiblen Wänden in mehrere kleine Räume unterteilt werden zu können. Buchungsmöglichkeiten, die den gesamten Raum genauso performant abbilden, wie die Buchungen von Kombinationen kleinerer Teilräume, erfordern also viel Nähe zum Thema, die nur durch praktische Erfahrung für eine passende Umsetzung sorgen können.
Koppelräume, die entweder getrennt, einzeln oder gemeinsam als Raum mit mehr Kapazität gebucht werden können, sollten abgebildet werden können.
Bewährtes besser machen
„Vorhandene und eingespielte Prozesse durch neue Details ausgebaut und verbessert “
Da die User der potentiellen Software auf Seiten der Gewoba den Umgang und das Arbeiten mit Microsoft Outlook bereits gewohnt waren, wurde zusätzlich eine Lösung mit integriertem Outlook ADD.IN als Vorgabe definiert. Um die Nutzung möglichst benutzerfreundlich und performant zu machen, rundete eine übersichtliche und intuitive Bedienung die Anforderungsliste ab.
Da die User der potentiellen Software auf Seiten der Gewoba den Umgang und das Arbeiten mit Microsoft Outlook bereits gewohnt waren, wurde zusätzlich eine Lösung mit integriertem Outlook ADD.IN als Vorgabe definiert. Um die Nutzung möglichst benutzerfreundlich und performant zu machen, rundete eine übersichtliche und intuitive Bedienung die Anforderungsliste ab.
ENTSCHEIDUNG UND ERNÜCHTERUNG
„Die erste Entscheidung basierte auf rein wirtschaftlichen Gründen“
„Unsere Wahl fiel auf den Anbieter mit dem anscheinend besseren Preis-Leistungs-Verhältnis“, begründet Projektleiter Manuel Reckzeh die Entscheidung für einen der beiden Anbieter. Der nun für das Projekt der Raumbuchung im Hause Gewoba ausgewählte Dienstleister versicherte die Lieferung und Erfüllung aller im Vorhinein angegebenen Anforderungen.
Somit schied raum]für[raum® im August 2016 als Software-Lösung für die Gewoba AG aus. Doch das letzte Wort sollte an dieser Stelle noch nicht gesprochen sein!
Mit der Zeit und der damit einhergehenden intensiven Nutzung des erworbenen Tools stellten sich Schwierigkeiten mit der Anwendung im Bereich der Koppelraumbuchung heraus. Leider konnten diese Herausforderungen in der Praxis nicht zufriedenstellend gemeistert werden, weshalb man sich dazu entschied, einen alternativen Dienstleister für ein Raumbuchungstool zu suchen.
Die Vorsicht eines „gebrannten Kindes“
Weshalb das Wort „suchen“ in diesem Zusammenhang nicht völlig korrekt ist, erklärt Thorsten Klebauschke treffend:
„Wir haben uns bei der Erstauswahl verschiedene Anbieter angeschaut. Hier hat raum]für[raum® bereits komplett überzeugt. Die erste Entscheidung basierte auf rein wirtschaftlichen Gründen, wobei das Produkt von mediaDIALOG und die Präsentation des Vertriebs uns schon in der ersten Runde sehr zugesagt haben. Da fiel die Wahl nach dem gescheiterten Erstprojekt sehr einfach.“
Neustart im Mai 2017
Im Mai 2017 entschied man sich also den zweiten Anlauf mit mediaDIALOG zusammen zu unternehmen. Die dabei eingesetzte Lösung raum]für[raum® versprach ebenfalls das Erfüllen aller Anforderungen. Verständlicherweise wollte man eine Enttäuschung, wie bereits erlebt, tunlichst vermeiden. Herr Klebauschke führt weiter aus: „Wir waren natürlich ein gebranntes Kind und waren von den nicht erfüllten Versprechungen enttäuscht“. Bei einem zweiten Anlauf sollte also sichergestellt sein, dass die Anforderungen zur vollsten Zufriedenheit erfüllt werden konnten. Wie aber konnte man sich davon überzeugen?
projektstart juni 2017
Mit einem Proof of Concept (PoC) richtig in das Projekt starten.
Die Lösung war eine Pilotumgebung des eingesetzten Tools in Form eines Proof of Concepts (PoC) von raum]für[raum®. Hierbei war es möglich, die geforderten Funktionen mit praktischen Anwendungsfällen umgesetzt zu sehen. Im Zuge dieses PoC wird eine Onlineumgebung von raum]für[raum® aufgesetzt, die bereits mit Daten des jeweiligen nutzenden Unternehmens gespeist wurde.
Die Folge ist eine Umgebung, in der sich ein ausgewählter Nutzerkreis mit dem Tool anfreunden und es gleichzeitig auf Herz und Nieren prüfen kann. Praktische Fälle sowie individuelle Konfigurationen können also problemlos simuliert werden.
das outlook add.in
Gewohntes Buchungsinterface mit Microsoft Outlook
Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Gewoba AG mussten sich für eine Raumreservierung nicht an ein komplett neues Interface gewöhnen. Mit dem ADD.IN für Microsoft Outlook bildet raum]für[raum® eine Möglichkeit ab, aus Outlook heraus Räume zu buchen und Buchungen zu verwalten. Dabei können interne oder externe Gäste automatisch hinzugefügt, eingeladen und – falls vorhanden – Dienstleistungen für die Besprechung gebucht werden. Dabei unterstützt werden die Nutzer von der intelligenten Suche von raum]für[raum®.
Diese stellt sicher, dass ausschließlich passende Räume zur Buchung vorgeschlagen werden, indem sie Informationen wie Verfügbarkeit, Anzahl der Teilnehmenden und Raumeigenschaften einen Schritt zuvor abfragt.
Integration in bestehende Prozesse
Rückblickend beschreibt das Projektteam es als eines der aufwendigsten Themen in diesem Projekt.
Die Integration eines neuen Tools in einen bereits existierenden Arbeitslauf läuft in den seltensten Fällen ohne Herausforderungen ab. Auch bei der Implementierung von raum]für[raum® bei der Gewoba traten ganz individuelle Situationen auf, auf die professionell reagiert werden musste. Und immer noch machte sich die Vergangenheit bemerkbar. „Das Produkt, das man ursprünglich einführen wollte, war bereits aufwendig und manuell mit Termindaten gefüttert worden“, erklärt Manuel Reckzeh.
Bereits gebuchte Termine und Veranstaltungen im zuvor eingesetzten System erzeugten Termindaten, die ihren Weg in die Datenbank von raum]für[raum® finden mussten.
Das herausfordernde Exportverhalten des abgeschafften Tools trug hierbei nicht zu einer Erleichterung bei. Rückblickend beschreibt das Projektteam es als eines der aufwendigsten Themen in diesem Projekt. Aber auch hier konnte durch die gute Zusammenarbeit der Gewoba-Experten für SQL-Datenbanken und Entwicklern auf Seiten von mediaDIALOG eine Hürde erfolgreich genommen werden.
Aber nicht nur für die Projektverantwortlichen und Entwickler gab es bei der Produkteinführung Herausforderungen. Die User und vor allem ihre Kooperationsbereitschaft waren ebenfalls gefragt. Zwar kam das Outlook ADD.IN der Performance von Beginn an enorm zugute, trotzdem galt es kleinere Umgewöhnungen herbeizuführen.
Nach der Einführung
Der größte Mehrwert für die Mitarbeiter/-innen der Gewoba kam jedoch mit dem Erreichen eines der eingangs erwähnten Ziele.
Die Anforderungen konnten bereits direkt nach der Einführung und Nutzung der Pilotumgebung als erfüllt betrachtet werden. Koppelräume konnten inklusive aller dazugehörigen Optionen gebucht werden und trotz der nötigen Umgewöhnung zur Nutzung von raum]für[raum® war das Feedback aus den Fachabteilungen durchweg positiv. Nach der längeren und ausführlicheren Nutzung von raum]für[raum® konnte sich dieses positive Feedback auch genauer definieren lassen. Ein häufig erwähnter Vorteil war die erhöhte Übersichtlichkeit im Vergleich zum Vor-Programm. In raum]für[raum® kann der User nun schnellstmöglich die Information erhalten, welche Räume in welchen Kombinationen und Zeiten zur Verfügung stehen.
Der größte Mehrwert für die Mitarbeiter/-innen der Gewoba AG kam jedoch mit dem Erreichen eines der eingangs erwähnten Ziele: In Zeiten der Digitalisierung galt es, den Wunsch nach Flexibilität und optimaler Ressourcennutzung zu erfüllen.
Damit einher ging die Handlungsfreiheit für die User, Räume selbstständig buchen zu können, ohne dabei abhängig von einem zentralen Mitarbeiter zu sein.
Diese Ergebnisse lieferte eine Befragung der einzelnen Abteilungen von Seiten der Projektverantwortlichen. Hierbei wurden ebenfalls erste Verbesserungspotentiale deutlich. So schlägt Projektleiter Manuel Reckzeh vor: „Eine Buchung von Räumen und Ressourcen, über mehrere Tage, beispielsweise für Schulungen oder Seminare, steigere die Performance weiter.“
Als mögliche Umsetzung sei hierfür die Erweiterung der Drag- and Drop-Funktion innerhalb von raum]für[raum®.
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