Einführung bei der NORD/LB
Ein stetiger Prozess, der durch die richtige Software gemeistert werden kann.
Die NORD/LB ist eine regional ausgerichtete Geschäftsbank mit überregionalem Spezialgeschäft. Darüber hinaus fungiert sie als Lan-desbank des Bundeslandes Bremen und ist das Spitzeninstitut der Sparkassen ihres Geschäftsgebietes in Niedersachsen und Bremen. Nord-westdeutschland ist der Kern des Geschäftsgebietes der NORD/LB.
Von hier aus unterstützt die NORD/LB mit höchster Spezialisten-Kompetenz ihre regionalen und überregionalen Kunden mit maßgeschneiderten Lösungen aus einer Hand.
unzufriedenheit trotz guter planung
Hoher Aufwand und schwieriger Workflow
Für die Verwaltung der Räume und Ressourcen an den beiden Standorten in Bremen und Oldenburg setzte die NORD/LB Outlook Ressourcen-Kalender ein. Aufgrund der Vielzahl der Räume und verfügbaren Ressourcen war diese Vorgehensweise allerdings unübersichtlich und zeitintensiv.
Wurden Änderungen an einer Reservierung nötig, mussten diese manuell ausgeführt werden, was zwangsläufig zu Fehlern in der Kommunikationskette führte. Darüber hinaus lag die Pflege der Ressourcen-Kalender allein in den Händen von Exchange-Fachleuten. Diese Abhängigkeit bedeutete einen erhöhten Aufwand und Hindernisse in den Workflows.
klare anforderungen
Mehr Stabilität und Effizienz
2013 traf die NORD/LB die Entscheidung, eine professionelle Raumverwaltungssoftware einzuführen. Damit sollten vor allem Stabilität und Effizienz in der Organisation von Terminen gesteigert werden. Darüber hinaus sollte die Raumverwaltung dezentralisiert werden, sodass nicht mehr nur Sekretäre/-innen in der Lage wären Räume zu buchen.
Die Anforderungen an das gesuchte Raumverwaltungsprogramm waren klar definiert. Wichtig waren eine hohe Bedienungsfreundlichkeit sowie die Möglichkeit, Termine einfach zu modifizieren bzw. zu stornieren. Die Software sollte des Weiteren erweiterbar und ausbaufähig sein und an das Active Directory und Microsoft Exchange angebunden werden können.
die lösung
Viele Punkte sprechen für die raum]für[raum-Lösung
®Die NORD/LB holte in einem Marktvergleich verschiedene Angebote ein und verglich die verfügbaren Lösungen mit ihren Erwartungen.
Die Wahl fiel auf die intelligente Raum- und Ressourcenverwaltung raum]für[raum® der mediaDIALOG GmbH. Ausschlaggebend dafür waren laut IT Manager Christian Holscher vor allem das Preis-Leistungs-Verhältnis, die intuitive Bedienbarkeit des Programms und die Tatsache, dass raum]für[raum® sowohl eine Schnittstelle zum Active Directory als auch zu Microsoft Exchange besitzt.
Auch die weiteren Anforderungen, die die NORD/LB an eine professionelle Raum- und Ressourcenverwaltung stellte, konnte raum]für[raum® kompetent erfüllen. Mit dem Modul „Buchungsassistent“ sind die Buchungsabläufe in raum]für[raum® für die Mitarbeiter/-innen sofort ersichtlich. Der User wählt ein Datum und eine Uhrzeit und raum]für[raum® generiert eine Liste aller zur Verfügung stehenden Räume. Die dem Raum zugeordneten Ressourcen können im nächsten Schritt ganz einfach hinzugefügt werden. Mit nur wenigen Klicks ist die Buchung abgeschlossen.
Bereits gebuchte Veranstaltungen können über die Terminverwaltung bearbeitet oder gelöscht werden. Die zuständigen Dienst-leister werden automatisch über Änderungen informiert. Durch diese verbindlichen Workflows werden Fehlerquellen eliminiert und Prozesse nicht nur vereinfacht, sondern auch beschleunigt. Stabilität und Effizienz werden um ein Vielfaches gesteigert.
Die Anbindung an Microsoft Exchange erlaubt, dass interne und externe Teilnehmende direkt zu einem Termin eingeladen werden können. Sie erhalten „echte“ Outlook-Einladungen, die sie annehmen oder ablehnen können. Bei einer Zusage wird der Termin automatisch in den Kalender des/der Kollegen/-in eingetragen. Kommt es zu Verschiebungen werden die Kalender aktualisiert und die Teilnehmenden darüber sofort in Kenntnis gesetzt.
Durch das von raum]für[raum® verwendete Rollen- und Rechtekonzept kann auch die Anforderung der NORD/LB nach dezentralen Buchungsprozessen erfüllt werden. Wer darf wo Räume fest buchen? Wer darf nur Anfragen stellen, die von einem Raummanager freigegeben werden müssen? Diese und viele weitere Berechtigungsfragen werden über die Rollen und Rechte verbindlich für die Benutzer festgelegt. Somit ist es allen Mitarbeitern/-innen möglich, Räume zu buchen oder anzufragen und nicht nur einzelnen Personen.
Die Schnittstelle zum Active Directory ermöglicht den Import der Benutzer und ihrer Eigenschaften in raum]für[raum®. Dabei können die Benutzer mit voreingestellten Rollen und Rechten ausgestattet werden.
Auch die von der NORD/LB geforderte Erweiterbarkeit des Systems wird von raum]für[raum® garantiert. Durch den modularen und webbasierten Aufbau des Programms können zukünftige Ziele und Wünsche bequem realisiert werden.
Nachhaltige Verbesserungen
Reibungslose Einführung und hohe Mitarbeiterakzeptanz
Seit 2014 setzt die NORD/LB die Raumverwaltungslösung raum]für[raum® für die Verwaltung von 30 Räumen in Bremen und 15 Räumen in Oldenburg ein. Alle rund 1000 Mitarbeiter/-innen arbeiten mit der intelligenten Raum- und Ressourcenverwaltung.
Durch die Einführung von raum]für[raum® haben sich für die NORD/LB grundlegende Verbesserungen ergeben.
Als Betreiber schätzt die NORD/LB die große Eigenständigkeit, die das Programm ermöglicht. Das „Baukastensystem“ des programMANAGERS verursachte zunächst etwas Unbehagen, da hier sehr viel eigenverantwortlich konfiguriert werden kann. Nach einer eingehenden Schulung und etwas Praxiserfahrung stehen allerdings die enormen Vorteile, die das Administrationswerkzeug bietet, im Vordergrund. Nun kann das gesamte System von den Administratoren völlig eigenständig gepflegt werden und die Mitarbeiter/-innen können Räume und Ressourcen selbstständig buchen. Weiterhin stellt raum]für[raum die entstehenden Kosten transparent dar. Durch das Zusammenspiel all dieser Punkte, ist die Ressource „Raum“ nun viel besser organisiert.
Die Dienstleister des Unternehmens loben, dass die Betreuung von Veranstaltungen viel übersichtlicher und besser organisiert ist. Wenn früher eine Buchung verändert wurde, bedeutete das eine Vielzahl von E-Mails, Anrufen oder Faxen, um die Dienstleister zu informieren. Jetzt werden sie bei einer Änderung automatisch von raum]für[raum® benachrichtigt und verfügen über eine eigene Dienstleisteransicht.
„Die Einführung des Systems ging reibungslos vonstatten und wurde von den Mitarbeitern gut aufgenommen“, so Christian Holscher. Die Anwender möchten auf den komfortablen Buchungsservice von raum]für[raum® auf keinen Fall mehr verzichten, denn es ist auf einen Blick ersichtlich, welche Ressourcen welchem Raum zugeordnet sind. Außerdem ist es möglich, über die Suchfunktion gezielt nach bestimmten Ressourcen zu suchen. Holger Willers, Operations Manager der Wirtschaftsdienste, bestätigt: „Früher war das sehr umständlich, da man manuell jeden einzelnen Outlook-Kalender öffnen musste.“ Auch die Möglichkeit, Reservierungen von den Anwendern selbst modifizieren zu lassen, stößt auf breite Zustimmung.
Die herausragendsten Vorteile von raum]für[raum® sehen Christian Holscher und Holger Willers in der Zeiteinsparung, der Transparenz sowie der Verbindlichkeiten für die Dienstleister. Für diese ist es besonders signifikant, dass sie die Bestellungen in einer übersichtlichen Ansicht einsehen und abarbeiten können.
Nach der erfolgreichen Einführung von raum]für[raum® plant die NORD/LB das System weiter auszubauen. Dabei stehen vor allem die Ansteuerung von Displays und die Installation von Wegeleitsystemen im Fokus.
Im Rückblick sagt Christian Holscher: „Im Rahmen des Projekts gab es natürlich Stolpersteine, das bleibt nicht aus. Aber im Großen und Ganzen ist die Umsetzung gut verlaufen und es funktioniert alles zu unserer vollsten Zufriedenheit.“
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