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Desk Sharing Ratgeber

Wie funktioniert Desk Sharing? Welche Vor- und Nachteile gibt es? Wer nutzt Desk Sharing ? Welche Konzepte gibt es? Wir erklären es.

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Wie ist Desk Sharing entstanden?

Das Konzept “geteilter Arbeitsplätze” (englisch: Desk Sharing) wurde in den 1990er Jahren entwickelt mit dem Ziel, die Nutzung von vorhandenen Büro-Arbeitsflächen zu verbessern und damit die Effizienz in den Büros zu steigern. Viele große Unternehmen haben in den Anfangsjahren mit verschiedenen Ansätzen und Ausprägungen experimentiert, in den anglo-amerikanischen Ländern sehr viel ausgeprägter als in Kontinental-Europa.

Daher ist es auch nicht verwunderlich, dass gerade die großen Tech-Unternehmen wie GOOGLE, META oder auch APPLE sehr frühzeitig schon Desk Sharing Konzepte in ihren Arbeitswelt-Strategien umgesetzt haben.

Was steckt hinter dem Begriff “Desk Sharing”?

Wörtlich übersetzt bedeutet es “Arbeitsplatz-Teilung” oder “geteilte Arbeitsplätze”. In der Praxis ist also ein “Desk Sharing Arbeitsplatz” nicht mehr einer festen Person zugeteilt und wird von dieser ausschließlich genutzt, sondern der Platz wird “geteilt” – mehrere Personen können diesen für ihre Arbeit nutzen. Im Kern geht es also um die flexible Nutzung oder Zuteilung von Arbeitsplätzen innerhalb eines Unternehmens. Mitarbeitende eines Unternehmens können individuell entscheiden, in welchem Büro und von welchem Arbeitsplatz aus sie arbeiten möchten.

Es werden auch andere Begrifflichkeiten im Zusammenhang von Desk Sharing Konzepten verwendet wie beispielsweise Shared Desk, Flex Desk, Flexible Desk, Hot Desk oder auch Flexible Office. Als Oberbegriff oder zusammenfassende Begrifflichkeit hat sich in den Corona-Jahren New Work etabliert.

Wie wird Desk Sharing in den Unternehmen gelebt?

Es gibt zwei grundsätzliche Varianten, mit denen Unternehmen Desk Sharing Konzepte im Alltag umsetzen:

  1. First in – first serve. Oder auch “wer zuerst kommt, mahlt zuerst”. Man kann es sich gut verdeutlichen, indem man an den ‚Handtuch-Effekt‘ im Urlaub am Pool denkt. Je früher die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter im Büro ist, umso größer ist die Auswahl.
  2. Intelligente Steuerung oder smarte Buchung. Eine Software zeigt die verfügbaren Arbeitsplätze (online) an und macht diese für Mitarbeitende im Unternehmen buchbar.

Mag Version 1 in kleineren Unternehmen oder überschaubaren Abteilungen und Teams noch irgendwie funktionieren, ist diese Methodik für größere Unternehmen vollkommen ungeeignet. Nur mit einer intelligenten Software kann auch smarte Steuerung im Alltag gelebt werden.

Was macht Desk Sharing Konzepte erfolgreich?

Einbindung von professioneller Beratung und Begleitung, intensive Mitarbeiter-Befragung und -Integration in alle Planungsschritte, zukunftssichere und unternehmenskonforme Konzepte, genügend Zeit für die Umsetzung, explizites Einplanen von Konzeptanpassung und -justage und nicht zuletzt das Verstehen, dass hier tiefgreifende Änderungen mit einem klassischen Kulturwandel einhergehen.

Der “Trend” zum Desk Sharing ist mittlerweile in vielen Unternehmen zu einem integralen Bestandteil der neuen Arbeitswelt geworden.

Welche Vorteile bietet Desk Sharing?

 

  • Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können individuell entscheiden, wo und an welchem Arbeitsplatz sie arbeiten wollen.
  • Durch die Möglichkeit der wechselnden Zusammenarbeit mit anderen Menschen in den Teams entstehen neue Blickwinkel und Herangehensweisen, kreative Lösungsansätze und intensiveres Teambuilding.
  • Die freie Wahlmöglichkeit stärkt den Einzelnen in seinen Fähigkeiten zur Selbstorganisation.
  • Selbstbestimmtes Organisieren und Arbeiten stärkt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und fördert damit letztlich die Produktivität des Einzelnen sowie des gesamten Teams.
  • Das Unternehmen muss deutlich weniger Fläche und damit auch deutlich weniger Arbeitsplätze bereitstellen. Teure Fläche sowie Ressourcen können somit eingespart werden.
  • Die Fläche kann in Summe deutlich attraktiver gestaltet werden, um die Arbeit im Office für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen freundlicher und produktiver zu machen.

Wie unterstützt intelligente Software in Desk Sharing Konzepten?

Schnelle, umfassende und vor allem transparente Information für den Nutzer ist einer der Hauptnutzen in der täglichen Nutzung von Desk Sharing Software.

  • Wo haben sich meine Teammitglieder morgen eingebucht?
  • Ich brauche für die kommenden 2 Tage idealerweise die beiden Kollegen meines Teams, um effizient das Projekt abzuschließen. Welche Plätze in der Nähe sind noch frei?
  • Für mein Team brauche ich 6 freie Plätze für die kommenden 3 Tage. Wo finde ich welche?
  • Ich bin gerade mit der Straßenbahn auf dem Weg in die Firma. Buche ich schnell einen Platz in Gebäude X oder eher Y?
  • Wir haben hier einen kleinen Unfall. Wo sitz der nächste Ersthelfer?

Auf diese – und viele andere Fragen – hat eine intelligente Desk Sharing Software unmittelbar die richtige Antwort und ermöglicht es den Nutzern damit sofort, sinnvolle und zielgerichtete Interaktionen zu tätigen.

Das ist die Basis und das Fundament, damit Desk Sharing Konzepte im Alltag von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern effizient und vor allem mit Freude gelebt werden können.

Ist Desk Sharing auch etwas für mein Unternehmen?

Einfache Antwort: “… einfach ausprobieren”. Viele Unternehmen haben – vor allem in der Coronazeit – den Schritt in “neue Arbeitswelten” gewagt und Desk Sharing eingeführt. Ob nur für einzelne Teams oder für das gesamte Unternehmen. Das bedeutet, es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Erfahrungen, welche Ideen und Konzepte Erfolg versprechen – und welche eher nicht.

Mit raum]für[raum durften wir eine Vielzahl an Projekten begleiten und mithelfen, dass aus Konzepten tatsächlich auch gelebter Erfolg wurde. Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Spaß in und an den neuen Arbeitswelten haben.

Sehr gerne begleiten und unterstützen wir Sie auch in Ihrem Desk Sharing Projekt mit unserer großen Expertise.