Desk Sharing leicht erklärt
Wir erklären und beschreiben unsere Desk Sharing Software bis ins Detail.
Administrator
Person, die das raum]für[raum®-System im programMANAGER verwaltet und pflegt.
- Super-Administratoren haben Zugang zum gesamten System.
- Die Verantwortlichkeiten von Teil-Administratoren werden in den Rollen und Rechten definiert.
- Mandanten-Administratoren pflegen nur die Systemeinstellungen eines bestimmten Mandanten.
Administrator
Person, die das raum]für[raum®-System im programMANAGER verwaltet und pflegt.
- Super-Administratoren haben Zugang zum gesamten System.
- Die Verantwortlichkeiten von Teil-Administratoren werden in den Rollen und Rechten definiert.
- Mandanten-Administratoren pflegen nur die Systemeinstellungen eines bestimmten Mandanten.
Anfrage / Anfrager
Bei einer Anfrage erzeugt der Benutzer eine vollständige Veranstaltungsbuchung, allerdings muss diese einen Freigabeprozess durchlaufen. Der verantwortliche Raummanager muss die Veranstaltungsbuchung freigeben oder ablehnen und, falls es sich um eine raumlose Anfrage handelt, einen passenden Raum zuweisen. Erst nach einer Bestätigung durch den Raummanager ist die Buchung fix und die angefragten Bestellungen werden für die Dienstleister verbindlich.
Arbeitsgruppe
Arbeitsgruppen werden angelegt pro internem oder externem Dienstleister, der für das Unternehmen tätig ist, z.B. Catering, Haustechnik. Die einzelnen Arbeitsgruppen verwalten eine frei-definierbare Anzahl von Ressourcen für deren Erbringung bzw. Verwaltung sie verantwortlich sind.
Arbeitsgruppenmanager
Arbeitsgruppenmanager koordinieren die Arbeitsgruppe. Sie verfügen über eine eigene Ansicht in raum]für[raum®, in der alle für ihre Arbeitsgruppe relevanten Bestellungen übersichtlich aufgelistet werden und als Ausdruck zur Verfügung stehen. Bei entsprechender Konfiguration der Ressource können Arbeitsgruppenmanager den tatsächlichen Ressourcenverbrauch einer Veranstaltung angeben.
Benutzer
Person, die in raum]für[raum® Veranstaltungen anlegen kann. Die zugewiesenen Rollen und Rechte legen fest, ob die Veranstaltungen einen Freigabeprozess durchlaufen müssen, sprich ob der Benutzer Anfragen oder Buchungenerzeugen darf.
Buchung / Bucher
Bei einer Buchung erzeugt der Benutzer eine vollständige Veranstaltungsbuchung. Hierbei muss kein Freigabeprozess mehr durchlaufen werden.
Buchungsassistent
Der Buchungsassistent vereinfacht und beschleunigt die Suche nach einem passenden Raum, der den Terminanforderungen des Benutzers entspricht. Abhängig von den dem Benutzer zugewiesenen Rollen und Rechten können Veranstaltungen inklusive Ressourcenbestellungen gebucht oder angefragt werden.
Buchungsszenarien
Definierte Buchungsmasken und -abläufe, die den Benutzern abhängig von ihren Rollen und Rechten im Buchungsassistenten zur Verfügung stehen. Das Buchungsziel (Raumbuchung, Serienbuchung, Multiraumbuchung, etc.) kann so schnell erreicht werden.
Dienstleister
Gruppen / Fachabteilungen, die für die Erbringung von Leistungen im Unternehmen verantwortlich sind, z.B. Catering-Service oder Haustechnik. Im raum]für[raum®-System werden die Dienstleister als Arbeitsgruppen angelegt.
programMANAGER
Backend-Zugang des raum]für[raum®-Systems, in dem die Kunden-Stammdaten eingepflegt und verwaltet, die Rollen und Rechte der Benutzer definiert sowie die Workflows des Unternehmens angelegt werden.
Raummanager
Person, die erweiterte Rechte innerhalb der Software genießt und bestimmte Tätigkeiten im Rahmen der Raumverwaltung durchführen kann. Hierzu zählen unter anderem: Räume anlegen, Räume sperren, Raumausstattungen verändern.
Raumgruppe
Raumgruppen bilden meist Standorte, Gebäude oder Stockwerke eines Unternehmens ab. Nach Erstellung der Raumgruppen im System können dort die zugehörigen Räume angelegt werden.
Rechte
Für jeden Benutzerkreis können individuelle Rollen angelegt werden. Diese beinhalten die entsprechenden Nutzungsrechte für raum]für[raum®.
Ressourcen
Beliebige Artikel oder Leistungen, z.B. „Kaffee“, „Beamer“ oder „Übersetzungsservice“, die von den zuständigen Dienstleistern bzw. Arbeitsgruppen für eine Veranstaltung bereit gestellt werden müssen.
Rollen
Rollen sind definierte Positionen für Benutzerkreise, aus denen die zu erwartenden Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens hervorgehen. Eine Rolle umfasst definierte Aktivitäten im Rahmen eines bestimmten Aufgabenbereiches im raum]für[raum®-System. Häufig vorkommende Rollen sind Anfrager, Bucher, Raummanager, Terminadministratoren.
Service.DESK
Ticketsystem der mediaDIALOG Service & Support GmbH.
Standort
Festgelegte Anzahl von Raumgruppen und/oder Räumen an einem Ort.
Termin / Veranstaltung
Eine im System angelegte Buchung.
Terminadministrator
Terminadministratoren verfügen über die Eigenschaften der Raummanager, können aber zusätzlich auf alle Raumbuchungen, für die sie Raum-Administratorenrechte haben, und/oder auf alle raumunabhängigen Ressourcenbuchungen, für die sie Raumgruppen-Administratorenrechte haben, zugreifen. Bearbeiten können sie diese, wie es die ihnen zugewiesenen Rechte zulassen. Dabei sind die Terminadministratoren nicht an eventuelle Rüst- oder Vorlaufzeiten gebunden, solange dadurch keine Terminkollisionen entstehen.
Veranstaltungsarten
Veranstaltungsarten definieren unterschiedliche Veranstaltungskategorien, z.B. „Schulung” oder „Meeting mit externen Teilnehmenden”. Im programMANAGER lassen sich verschiedene Veranstaltungsarten mit farblicher Kennzeichnung definieren, die während des Buchungsprozesses zugeordnet werden können. In der Tages- und Wochenansicht ermöglicht die farbliche Kennzeichnung eine schnelle Übersicht. In den Auswertungen stehen die Veranstaltungsarten als Filterkriterium zur Verfügung.
Zellenbüros
Als Zellenbüro bezeichnet man Büroräume die meist von 2 Arbeitsplätzen belegt sind. Diese Zellen reihen sich nebeneinander auf und bilden dadurch einen Flur.