Outlook ADD.IN und Raumplanung

Viele Unternehmen möchten ihre Raum- und Ressourcenverwaltung über Outlook abwickeln. Die Angestellten können so in einer gewohnten Umgebung arbeiten und müssen sich nicht an ein weiteres System gewöhnen. Um aber eine professionelle und effiziente Raumverwaltung garantieren zu können, braucht es ein ausgereiftes System wie raum]für[raum. Diese Lücke hat mediaDIALOG mit der Entwicklung des Outlook ADD.INs geschlossen.

Dieses ermöglicht es, Buchungen für das raum]für[raum-System direkt im Outlook-Kalender zu erzeugen. Beim Anlegen eines Termins haben die Benutzer über den Button „Raumplanung“ direkten Zugriff auf die in raum]für[raum hinterlegten Daten. Die Daten werden zwischen Outlook und raum]für[raum synchronisiert, sodass alle beteiligten Personen – von den Teilnehmenden bis zu den Dienstleistern – stets auf dem gleichen Informationsstand sind.

Alles auf einen Blick

Räume und Teilnehmende auf einen Blick

Die Verfügbarkeit von Räumen und Teilnehmenden wird in einer einzigen Maske dargestellt. So können Sie die verfügbaren Zeiten der Kolleginnen und Kollegen schnell mit denen der freien Räume abgleichen.

Informationen zum Meetingraum

Detailinformationen zum Raum

Zu jedem Raum stehen Detailinformationen zur Verfügung. Die Benutzer erkennen so auf den ersten Blick, ob der Raum für ihre Veranstaltung geeignet ist.

  • Name und Standort des Raumes
  • Mietkosten
  • Catering- und IT-Leistungen
  • Raumbild
Verfügbare Sitzpläne

Verfügbare Sitzordnungen

Die Sitzordnungen können pro Raum eingesehen und je nach Verfügbarkeit direkt ausgewählt werden.

Veranstaltungsdetails

Auswahl von Veranstaltungsdetails

Das Outlook ADD.IN ermöglicht nicht nur die Auswahl eines Raumes. Auch Ressourcen, Inventar, Veranstaltungsarten und Kostenstellen können in die Buchung eingegeben werden.

Display-Anbindung

Display-Anbindung

Die Buchungs- und Veranstaltungsdaten werden von einem raum]für[raum Plug-in aus dem Exchange Server ausgelesen und so aufbereitet, dass die aktuellen Informationen an die angeschlossenen Displays gesendet werden. Das gilt nicht nur für elektronische Türschilder, sondern für das gesamte Wegeleitsystem.

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