Fragen und Antworten
Sie haben Fragen zum Raumbuchungssystem? Vielleicht finden Sie hier bereits die Antwort.
Können Abrechnungen und Auswertungen erstellt werden?
Ja, alle Belegungsdaten stehen mit den relevanten Kostenblöcken für Auswertungen zur Verfügung. Dabei kann sich jeder Kunde individuelle und umfangreiche Auswertungstemplates einrichten.
Können Rechnungen erstellt werden?
Ja, es ist möglich, mit raum]für[raum Rechnungen zu erstellen, inklusive Kontaktperson und individuellen Leistungstexten.
Können Kosten ohne Umwege nach SAP exportiert werden?
Ja, raum]für[raum bietet Standardmodule für den integrativen Kostenexport nach SAP CO und FI.
Kann die Software in sicherheitsrelevaten Intranetumgebungen betrieben werden?
Ja, raum]für[raum läuft auch in den sicherheitsrelevanten Umgebungen von Banken und Versicherungen.
Können Ressourcen auch außerhalb von Konferenzräumen gebucht werden?
Ja, diese Möglichkeit besteht. So genannte raumunabhängige Ressourcen können an beliebige Orte geliefert werden.
Können für Räume, Ressourcen und Leistungen Kosten im System hinterlegt werden?
Ja, für all diese Objekte können individuelle Kostenblöcke angelegt und verwaltet werden.
Verursacht es zusätzliche Kosten, wenn neue Standorte oder Räume ins System eingepflegt werden sollen?
Grundsätzlich verursacht das Anlegen neuer Räume keine Kosten. Wie viele Räume Sie anlegen können hängt allerdings davon ab, welche raum]für[raum Lizenz Sie erworben haben.
Gibt es Limitierungen beim Anlegen von Inventar oder Ressourcen?
Nein, die einzige Limitierung ist die Größe der Datenbank. Ansonsten kann jeder Kunde mit raum]für[raum so viele Dienstleister, Inventar und Ressourcen anlegen und verwalten wie nötig. Dies sind keine kostenrelevanten Parameter.
Muss die Software auf den PCs der Benutzer installiert werden?
Nein, ein einfacher Internet-Browser (Internet Explorer, Firefox) reicht aus, um alle Funktionen von raum]für[raum nutzen zu können.
Kann die Anwendung auch aus einer Portal-Anwendung heraus gestartet werden?
Ja, das ist problemlos möglich.
Die Portal-Anwendung erspart ständiges an- oder abmelden?
Genau, der gesamte Anmeldevorgang wird zwischen raum]für[raum und dem Portal erledigt. Der Anwender meldet sich nur noch einmal am Portal an. Damit ist schneller, sofortiger und freier Zugang zu raum]für[raum garantiert.
Ist die Anwendung mehrsprachig?
Ja, raum]für[raum wird standardmäßig in deutsch und englisch ausgeliefert.Spracherweiterungen können auf Wunsch erstellt werden.
Wird auch im mehrsprachigen Betrieb auf derselben Datenbank gearbeitet?
Ja, wenn der englische Kollege einen Raum in München buchen möchte, sieht er alle Masken und Ressourcen in englischer Sprache. Der Hausmeister und der Caterer in München erhalten ihre Bestellungen und Arbeitsanweisungen auf deutsch. Nur so ist eine echte internationale Arbeitsweise möglich.
Können bei der Raumbuchung auch Technik und Catering gebucht werden?
Ja, alle verfügbaren Ressourcen wie Inventar, Medien und Catering werden in einem Arbeitsschritt mit dem passenden Raum gebucht.
Können mehrere Bereitstellungszeiten für Ressourcen gewählt werden?
Ja, je nach Konfiguration des Systems können mehrere Bereitstellungszeiten für ein Meeting angegeben werden.
Können Serientermine gebucht werden?
Ja, Serientermine können ganz einfach erstellt werden. Dabei kann zwischen den Serienmustern täglich, wöchentlich oder monatlich gewählt werden.
Wie viele Sitzordnungen/Bestuhlungsvarianten stehen zur Verfügung?
Welche und wie viele Sitzordnungen zur Verfügung stehen, liegt allein bei Ihnen. raum]für[raum ist darauf ausgelegt, die in Ihrem Unternehmen vorkommenden Gegebenheiten abzubilden. Sie können daher alle Sitzordnungen anlegen, die es in Ihrem Unternehmen gibt und diese den entsprechenden Räumen zuweisen.
Kann ich maximale Zahlen für Teilnehmende pro Sitzordnung festlegen?
Ja, das können Sie für jede Sitzordnung tun. So bleiben Sie flexibel und haben immer den richtigen Überblick.
Kann ich Umbauzeiten für Sitzordnungen festlegen?
Ja, das können Sie für jede Sitzordnung tun. Die Umbauzeiten blockieren dann automatisch den Raum, damit der Hausmeister in Ruhe arbeiten kann.
Können auch teilbare Räume angelegt werden?
Ja, Sie können beliebige Raumkombinationen anlegen, die bei der Buchung zur Verfügung stehen. Sie können verschiedenen Raumkombinationen dabei auch unterschiedliche Sitzordnungen und Ressourcen zuweisen.
Können mehrere Räume gleichzeitig für eine Veranstaltung gebucht werden?
Ja, so können Sie beispielsweise Workshops oder Tagungen in nebeneinander oder gegenüber liegenden Räumen organisieren.
Können Rüstzeiten für Räume vergeben werden?
Ja, für jeden Raum kann eine individuelle Rüstzeit vergeben werden, die für die Bereitstellung und Vorbereitung eines Raumes benötigt wird.
Gibt es Rüstzeiten für Ressourcen?
Ja, auch hier können individuelle Vor- oder Nachlaufzeiten eingestellt werden, die den Raum automatisch blockieren. Damit kann der Ablauf vieler Mechanismen erheblich vereinfacht werden.
Können andere meine Buchungen sehen oder ändern?
Das hängt von der Konfiguration der Rollen und Rechte in Ihrem System ab. Den Terminadministratoren können weitreichende Berechtigungen zugewiesen werden, so dass sie auf bestimmte Termine zugreifen und diese bearbeiten können. Auch übergeordneten Raummanagern können verschiedene Berechtigungen zugewiesen werden.
Kann ich eine Vertretung für mich bestimmen?
Ja, jeder Benutzer kann maximal 2 Personen bestimmen, die als Vertretung Buchungen ausführen können.
Kann ich ein individuelles Profil anlegen?
Ja, es steht ein umfangreiches Optionenmenü zur Verfügung, in dem individuelle Einstellungen vorgenommen werden können.
Wo finde ich Hilfe zu den Funktionen des Systems?
Im Optionen-Menü kann ein umfangreiches Handbuch als PDF heruntergeladen werden. Zusätzlich können Sie sich immer an das Ticket-Portal von raum]für[raum wenden.
Kann ich Personen aus meinem Adressbuch zu Veranstaltungen einladen?
Ja, raum]für[raum verfügt über Schnittstellen zu Exchange bzw. Domino. Auf diese Weise können Sie Personen aus Ihren Adressbüchern zu Ihren Veranstaltungen einladen. Die eingeladenen Personen werden automatisch per E-Mail informiert.
Informiert die Anwendung über den Status der Adressbuch-Einladungen?
Ja, die Antworten der Eingeladenen werden in raum]für[raum verwaltet und angezeigt.
Werden Terminverschiebungen in den Kalendern der Eingeladenen nachgehalten?
Ja, wird ein Termin verschoben, wird der Eintrag im Kalender der Eingeladenen automatisch aktualisiert.
Gibt es eine Historienfunktion?
Ja, alle Modifikationen eines Termins werden in der Historie festgehalten. Diese Informationen stehen den Buchern, Raummanagern und Dienstleistern zur Verfügung.
Können Termine grafisch verschoben werden?
Ja, in der Wochen- bzw. Tagesansicht können Termine räumlich oder zeitlich per drag and drop verschoben werden.
Lässt das System Doppelbuchungen zu?
Nein, Doppelbuchungen werden vom System sofort erkannt und der Bucher wird informiert. Wird die Buchung zu Ende gebracht, erzeugt raum]für[raum eine Terminkollision, die aufgelöst werden muss.
Können quantitativ begrenzte Ressourcen verwaltet werden?
Ja, begrenzte Ressourcen wie Beamer können mit einer Mengenangabe angelegt werden. Während der Buchung ist sofort sichtbar, ob die Ressource noch zur Verfügung steht oder nicht.