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Checkliste „Back to Office“ mit Desk Sharing

So gelingt der optimale Start ins hybride Büro für Mitarbeitende und das Unternehmen.

checkliste back to office

Seien Sie offen für die Zukunft eines modernen Büros

Die letzten Jahre haben uns ganz deutlich gezeigt, dass alte Arbeitsstrukturen nicht mehr mit den aktuellen Bürokonzepten kompatibel sind. Der Alltag im Büro hat sich von statischen Abläufen zu einer dynamischen Arbeitskultur gewandelt. Feste Arbeitsplätze werden bald schon den Status von strikten 9 to 5 Regelungen haben.

Mitarbeitende finden sich zu Projektteams zusammen. Die Bedürfnisse einzelner Personen und Familien werden in modernen Arbeitsmodelle berücksichtigt. Das Zusammenspiel von Büro und Homeoffice verläuft fließend und flexibel. Die Selbstbestimmung im Arbeitsalltag erhöht die Zufriedenheit, was sich unmittelbar positiv auf die Stimmung der Mitarbeitenden und deren Ergebnisse auswirkt. Dass dadurch Fehlzeiten reduziert werden, ist ein weiterer positiver Effekt.

Das passende Arbeitsmodell wählen

Viele Unternehmen bieten die hybriden Arbeitsmodelle 2+3 oder 3+2 an. Das bedeutet, dass die Arbeitnehmenden entweder 2 Tage im Büro und 3 Tage im Homeoffice sind oder 3 Tage im Büro und 2 Tage im Homeoffice. Der große Unterschied besteht darin, dass Arbeitnehmende, die 3 Tage im Büro sind, weiter ein Anrecht auf einen festen Arbeitsplatz haben. Alle, die flexibler sein möchten, und das Modell 2 Tage Büro und 3 Tage Homeoffice wählen, buchen sich entsprechend Flexarbeitsplätze.

So werden die unterschiedlichen Bedürfnisse und Wünsche der Arbeitnehmenden berücksichtigt.

Bieten Sie den Mitarbeitenden den richtigen Arbeitsplatz

Durch die Einführung von Desk Sharing und hybriden Arbeitsmodellen, wird es im Unternehmen sicher in der Zukunft weniger Arbeitsplätze geben. Die Arbeitnehmenden buchen sich bei Anwesenheit im Büro einen Arbeitsplatz. Befinden sie sich im Homeoffice, können Kolleginnen und Kollegen die Arbeitsplätze nutzen. So werden Leerstände reduziert und Kosten eingespart.

Schaffen Sie die besten Vorraussetzungen

Grundsätzlich muss gewährleistet sein, dass mobiles Arbeiten genauso gut möglich ist, wie das Arbeiten im Büro. Darunter fallen unter anderem die Ausstattung (z.B. Laptop und Headset), der sichere VPN-Zugriff auf Daten im Unternehmen aber auch die Regelungen für Pausen und die Abgrenzung von “Privat” und “Arbeit” innerhalb der eigenen 4 Wände.

Mobiles Arbeiten bedeutet nicht nur, dass Arbeitnehmende im Homeoffice arbeiten, sondern eben auch, dass die Arbeit unterwegs (z.B. in der Bahn) oder im Ausland erledigt wird. Auch hier müssen Regelungen getroffen werden.

Nutzen Sie echte interne Daten und Zahlen

Wissen Sie an welchen Tagen die meisten Mitarbeitenden vor Ort sind? Wann die Anwesenheit im Büro eher niedrig ist? Haben Sie Zugriff auf detaillierte Auswertungen und Statistiken?

Wenn all diese Daten vorliegen, können Sie weitere Planungen wie Reinigung und Klimasteuerung entsprechend der Auslastungen anpassen.

Bieten Sie Mitarbeitenden den perfekten Arbeitsplatz

Ein Arbeitsplatz ist heute nicht mehr wie jeder andere. Unterschiedliche Ausstattungen und Optionen für unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen. Barrierefreie Arbeitsplätze, höhenverstellbare Schreibtische, Eltern-/Kind Büro, 2 und mehr Monitore, extra ruhige Arbeitsplätze.

Die Liste können Sie nach Belieben weiterführen. Sicher ist jedoch – für jeden Bereich kann es den richtigen Arbeitsplatz geben.

Nutzen Sie aussagekräftige Auswertungen und Statistiken

Wissen Sie Ad-hoc, wie viele Besprechungsräume zur Verfügung stehen? Wissen Sie darüber hinaus, wie diese genutzt werden bzw. kennen Sie die Auslastung der Räume? Wenn all diese Daten zur Verfügung stehen, kann eine sinnvolle Auswertung über den Nutzwert jedes einzelnen Raumes erfolgen.

Machen Sie Ihr Unternehmen / Ihre Abteilung / Ihren Bereich rentabel und nutzen Sie vorhandene Ressourcen in optimaler Art und Weise.

Nutzen Sie alle Ressourcen des Unternehmens

Auch Parkplätze können Sie über raum]für[raum managen. Wenn die Parkplätze wieder voller werden und die Poolfahrzeuge häufiger zum Einsatz kommen, ist eine geregelte Koordination enorm wichtig.

Die Parkplatzverwaltung gilt auch für externe Gäste, Ladesäulen und barrierefreie Parkplätze.

Digitalisieren Sie Dokumentation von Belegungen

Nutzen Sie immer noch die guten alten Excellisten? Oder noch schlimmer, dokumentieren Sie erst gar nicht die Anwesenheiten? Nicht nur in Zeiten der Covid-Pandemie ist das Nachhalten von Anwesenheiten ein wichtiger Punkt. Was geschieht in einem Brandfall? Sie können der Feuerwehr nicht die Anzahl der anwesenden Personen im Gebäude nennen? Ihr Sicherheitsdienst muss wissen, wo sich externe Gäste befinden bzw. welcher Mitarbeitende für die Gäste zuständig ist. Auch dies können Sie nicht beantworten?

Dies sind nur ein paar Fragen, auf die Sie im Ernstfall eine schnelle Antwort haben sollten. raum]für[raum liefert Ihnen diese auf Knopfdruck!

Beziehen Sie Vorgaben und Regeln in den Alltag mit ein

Einige Regeln aus der Covid-Pandemie werden sich sicher in den Büroalltag festsetzen oder uns zumindest noch eine ganze Weile begleiten. Sie entscheiden in Zukunft auch darüber, welche Regeln in Ihrem Unternehmen weiter bestehen sollen. Abstandsregeln, Clean-Desk-Policy sowie Reinigung/Desinfektion der Arbeitsplätze sind nur ein kleiner Teil von Möglichkeiten. Zur Einhaltung und Koordinierung dieser und weiterer Verhaltensregeln bietet raum]für[raum alle nötigen Eigenschaften. 

Fördern Sie das soziale Miteinander im Büro

Viele Mitarbeitende freuen sich wieder auf die Gemeinschaft im Büroalltag. Wenn wieder persönliche Begegnungen im Team den Tag bereichern und Gespräche ohne Webcam stattfinden. Gemeinsame Termine im gebuchten Meetingraum schneller zum gewünschten Erfolg führen, weil die Gemeinschaft bei einem Brainstorming die Kreativität anregt. Weil der Abstand von zu Hause ebenso kostbar ist, wie die Freude auf den Feierabend zu Hause. Schaffen Sie Begegnungsareas und stärken Sie die Wohlfühlatmosphäre. Ihre Mitarbeitenden werden es Ihnen mit Anwesenheit, Zufriedenheit und Unternehmensverbundenheit zurückgeben.

Vereinfachen Sie alltägliche Büroaufgaben

Nutzen Sie immer noch Excellisten oder legen Sie umständlich Objekte in Outlook an? Drucken Sie noch Blätter mit Informationen aus und hängen diese an die entsprechenden Räume und Arbeitsplätze? Viele technischen Innovationen erleichtern uns den Alltag. Das Navi führt uns ans Ziel, Alexa und Siri erledigen für uns Aufgaben und der Thermomix kocht fast von allein. Warum also machen Sie es sich im Büro so schwer?

Willkommen in der Digitalisierung!

Nutzen Sie alle Möglichkeiten von raum]für[raum

Es gibt viele Möglichkeiten, einen Arbeitsplatz, Raum oder eine Videokonferenz zu buchen. Direkt am Touchdisplay im Unternehmen, per App auf dem Smartphone von unterwegs, aus dem Homeoffice per Weboberfläche oder kontaktlos per NFC/RFID.

Sie sehen – ganz so wie es die Situation erfordert oder wie es für die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen am einfachsten ist – es gibt immer den richtigen Weg einen Arbeitsplatz oder Raum zu buchen.

Wenn die Arbeit schneller erledigt ist

Wie schön, wenn die Arbeit vorzeitig fertig ist. Damit der Raum bzw. Arbeitsplatz direkt wieder für Kolleginnen und Kollegen frei wird, kann die Buchung durch einen Klick vorzeitig beendet werden. So werden Leerstände effizient reduziert.

Bleiben Sie flexibel

Buchung des Arbeitsplatzes verlängern

Manchmal dauert es ein wenig länger. Stressen Sie sich nicht. Damit der Arbeitsplatz trotzdem weiter genutzt werden kann, ist die Verlängerung der Buchung schnell und einfach erledigt. So kann in Ruhe weitergearbeitet werden.

Buchung des Arbeitsplatzes verkürzen

Wie schön, wenn die Arbeit vorzeitig fertig ist. Damit der Raum bzw. Arbeitsplatz direkt wieder für Kolleginnen und Kollegen frei wird, kann die Buchung durch einen Klick vorzeitig beendet werden. So werden Leerstände effizient reduziert.

Erweitern Sie die Möglichkeiten einer Buchung

Es gibt unterschiedliche Situation in denen Personen keine Buchung vornehmen können. Dann kann diesen Prozess eine Kollegin oder ein Kollege übernehmen. Im Buchungsprozess werden die entsprechenden Rollen und Rechte der buchenden Person übergeben.

So wird sicher gestellt, dass auch nur Objekte gebucht werden, die für die entsprechende Person freigegeben sind.

Nutzen Sie modernste Technolgien

Der Einsatz von Sensoren reduziert Fehlbelegungen und Leerstände von Arbeitsplätzen und Räumen auf ein Minimum. Wurde ein Objekt gebucht, aber nicht genutzt, sendet raum]für[raum erst eine Erinnerung, bevor der Raum bzw. Arbeitsplatz wieder freigegeben wird. Ebenso erkennt der Sensor anonym den Aufenthalt von Personen und kann den Raum als belegt darstellen und buchen.

Setzen Sie auf “Made in Germany”

Sowohl unsere Software raum]für[raum, als auch unsere IT-Infrastruktur und sämtliche AV-Verträge erfüllen die strengen EU-Richtlinien zum Datenschutz.

raum]für[raum unterstützt bereits hunderte von Unternehmen mit einem ausgeklügelten Rollen- und Rechtesystem und gibt Ihnen alle Hilfsmittel an die Hand, um Ihrer Auskunftspflicht betroffenen Personen gegenüber nachzukommen.

Geben Sie sich die Zeit, zu lernen und Regeln/Tools anzupassen!

Haben Sie die Gesamtheit der To-Dos auf Ihrem Weg in die hybride Arbeitswelt im Blick, aber überstürzen Sie nichts. Schnelle Entscheidungen und Aktionismus können sich später als teure Fehleinschätzungen herausstellen. Mit unserer Erfahrung und Know-How minimieren Sie Fehlentscheidungen und setzen von Anfang an auf einen Profi.

Willkommen im neuen Arbeitsalltag!

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Vertrauen ist keine Sache von Versprechen

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