Checkliste „Back to Office“

So gelingt der optimale Start ins hybride Büro

Der neue Arbeitsalltag im hybriden Büro

Die letzten Monate haben uns ganz deutlich gezeigt, dass die alten Strukturen und Konzepte nicht mehr mit den aktuellen Bürokonzepten kompatibel sind. Der Alltag im Büro hat sich von statischen Abläufen zu einer dynamischen Arbeitskultur gewandelt. Feste Arbeitsplätze werden bald schon den Status von strikten 9to5 Regelungen haben.

Mitarbeiter:innen finden sich zu jeweiligen Projektteams zusammen. Die Bedürfnisse einzelner Mitarbeiter:innen und Familien werden in den Arbeitsmodelle berücksichtigt. Das Zusammenspiel von Büro und Homeoffice verläuft fließend und flexibel. Die Selbstbestimmung im Arbeitsalltag erhöht die Zufriedenheit, was sich unmittelbar positiv auf die Stimmung der Mitarbeiter:innen und deren Ergebnisse auswirkt. Fehlzeiten werden reduziert.

Die unterschiedlichen Arbeitsmodelle

Viele Unternehmen bieten die hybriden Arbeitsmodelle 2+3 oder 3+2 an. Das bedeudet das die Arbeitnehmer:innen entweder 2 Tage im Büro und 3 Tage im Homeoffice sind oder 3 Tage im Büro und 2 Tage im Homeoffice. Der große Unterschied besteht darin, dass Arbeitnehmer:innen die 3 Tage im Büro sind weiter ein Anrecht auf einen festen Arbeitsplatz haben. Alle die flexibler sein möchten und das Modell 2 Tage Büro und 3 Tage Homeoffice wählen, buchen sich entsprechend Flexarbeitsplätze.

So werden die unterschiedlichen Bedürfnisse und Wünsche der Arbeitnehmer:innen berücksichtigt.

Immer den richtigen Arbeitsplatz

Durch die Einführung von Desk Sharing und hybriden Arbeitsmodellen wird sicher weniger Arbeitsplätze wie Arbeitnehmer:innen geben. Das ist nichts neues und verwundert auch nicht. Der Sinn besteht ja auch darin, den anwesenden Mitarbeiter:innen einen Arbeitsplatz bei Bedarf zur Verfügung zu stellen. Bei den hybriden Arbeitsmodellen 3+2 oder 2+3 ist dies durch Einsatz von raum]für[raum gewährleistet. Die Arbeitnehmer:innen buchen sich bei der Anwesendheit im Büro einen Arbeitsplatz. Befinden Sie sich im Homeoffice können Kolleg:innen die Arbeitsplätze nutzen. So werden die Leerstände von großen Büroflächen reduziert und Kosten eingespart.

Gleiche Voraussetzungen beim Arbeiten

Grundsätzlich muss gewährleistet sein, dass mobiles Arbeiten genauso gut möglich ist, wie das Arbeiten im Büro. Darunter fallen unter anderen die Ausstattung der Hardware, der sichere VPN-Zugriff auf Daten im Unternehmen aber auch die Regelungen für Pausen und die Abgrenzung von Privat und Arbeit innerhalb der eigenen 4 Wände. Aber mobiles Arbeiten bedeudet nicht nur das Arbeiten im HomeOffice sondern eben auch das Arbeiten an anderen Orten, im Ausland oder von Unterwges. Auch hier müssen Regelungen getroffen sein.

Auslastungen und Belegung im Blick

Wissen Sie an welchen Tagen die meisten Mitarbeiter:innen vor Ort sind? Wann die Anwesenheit im Büro eher niedrig ist? Haben Sie Zugriff auf detaillierte Auswertungen und Statistiken?

Wenn all diese Daten vorliegen, können Sie weitere Planungen wie Reinigung und  Klimasteuerung entsprechend der Auslastungen anpassen.

Optimale Ausstattung und Arbeitsbedingungen

Ein Arbeitsplatz ist heute nicht mehr wie jeder andere. Unterschiedliche Ausstattungen und Optionen für unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen. Barrierefreie Arbeitsplätze, höhenverstellbare Schreibtische, Eltern-/Kind Büro, 2 und mehr Monitore, extra ruhige Arbeitsplätze.

Die Liste können Sie nach belieben weiterführen. Sicher ist jedoch – für jeden Bereich kann es den richtigen Arbeitsplatz geben.

Alles klar geregelt

Die Regeln für das Buchen von Arbeitsplätzen können ganz individuell ausgelegt sein. Durch das komplexe Rollen und Rechte System von raum]für[raum® können so alle Szenarien abgebildet werden.

Wer darf was – wann – wo – wie oft – wie lange buchen.

Hinzu kommt die Option für andere zu buchen. Hier werden dann die entsprechenden Rollen und Rechte an den Buchenden übergeben.

Optimale Nutzung von Raum und Ressource

Wissen Sie Ad-hoc wie viele Besprechungsräume derzeit zur Verfügung stehen? Wissen Sie darüber hinaus wie diese genutzt werden bzw. kennen Sie die Auslastung der Räume? Wenn all diese Daten zur Verfügung stehen kann eine sinnvolle Auswertung über den Nutzwert jedes einzelnen Raumes erfolgen.

Machen Sie Ihr Unternehmen / Ihre Abteilung / Ihren Bereich rentabel und nutzen Sie vorhanden Ressourcen in optimaler Art und Weise.

Parkplatzverwaltung für Mitarbeiter:innen und Gäste

Auch den Fuhrpark und die Parkplätze können Sie über raum]für[raum® managen. Wenn die Parkplätze wieder voller werden und die Poolfahrzeuge häufiger zum Einsatz kommen ist eine geregelte Koordination enorm wichtig.

Die Parkplatzverwaltung gilt natürlich auch für externe Gäste, Ladesäulen und barrierefreie Parkplätze.

Digitalisierte Dokumentation von Belegungen

Nutzen Sie immer noch die guten alten Excellisten? Oder noch schlimmer, dokumentieren Sie erst gar nicht die Anwesendheiten? Nicht nur in Zeiten der Covid-Pandemie ist das Nachhalten von Anwesendheiten ein extrem wichtiger Punkt. Was geschieht in einem Brandfall? Sie können der Feuerwehr nicht die Anzahl der anwesenden Personen im Gebäude sagen? Ihr Sicherheitsdienst muss wissen wo sich externe Gäste befinden bzw. welcher Mitarbeiter:in für den Gast zuständig ist. Auch dies können Sie nicht beantworten?

Dies sind nur 2 Fragen auf die Sie im Ernstfall eine schnelle Antwort haben sollten. raum]für[raum liefert Ihnen diese auf Knopfdruck!

Vorgaben und Regeln einbeziehen

Einige Regel aus der Covid-Pandemie werden sich sicher in den Büroalltag festsetzen oder zumindest noch eine ganze Weile begleiten. Sie entscheiden in Zukunft auch darüber welche Regeln in Ihrem Unternehmen weiter bestehen sollen. Abstandsregeln, Clean-Desk-Policy sowie Reinigung/Desinfektion der Arbeitsplätze sind nur ein kleiner Teil von Möglichkeiten. Zur Einhaltung und Koordinierung dieser und weiterer Verhaltensregeln bietet raum]für[raum® alle nötigen Eigenschaften. Denn Regeln bekommen erst bei Umsetzung einen Sinn.

Soziales Miteinander weiter fördern

Viele – ganz viele Mitarbeiter:innen freuen sich wieder auf die Gemeinschaft im Büroalltag. Wenn wieder persönliche Begegnungen mit Kolleg:innen den Tag bereichern. Gespräche ohne Webcam stattfinden. Gemeinsame Termine schneller zum gewünschten Erfolg führen weil die Gemeinschaft in einem Brainstorming-Meeting die Kreativität stärkt. Weil der Abstand von zu Hause ebenso kostbar ist wie die Freude auf den Feierabend zu Hause. Schaffen Sie Begegnungsareas und stärken Sie die Wohlfühlatmosphäre. Ihre Mitarbeiter:innen werden es Ihnen mit Anwesendheit, Zufriedenheit und Unternehmensverbundenheit zurückgeben.

Vereinfachung von alltäglichen Büroaufgaben

Nutzen Sie immer noch die guten alten Excellisten? Oder legen Sie umständlich Objekte in Outlook an? Drucken Sie noch Blätter mit Informationen aus und hänge diese an die entsprechenden Räume und Arbeitsplätze? Viele technische Innovation erleichtern uns den Alltag. Das Navi führt uns an Ziel, Alexa und Siri erledigen für uns Aufgaben und der Thermomix kocht fast von allein. Warum machen Sie es sich im Büro so schwer und kompliziert?

Willkommen in der Digitalisierung!

Ein Buchungstool – viele Möglichkeiten

Es gibt viele Möglichkeiten einen Arbeitsplatz oder Raum zu buchen. Direkt am Touchdisplay im Unternehmen, per App auf dem Handy von unterwegs, aus dem Homeoffice per Weboberfläche oder kontaktlos per NFC/RFID.

Sie sehen – ganz so wie es die Situation erfordert oder wie es für die Mitarbeiter:innen am einfachsten ist – es gibt immer den richtigen Weg einen Arbeitsplatz oder Raum zu buchen.

Wenn die Arbeit schneller erledigt ist

Wie schön wenn die Arbeit vorzeitig fertig ist. Damit der Raum bzw. Arbeitsplatz direkt wieder für Kolleg:innen frei wird, kann die Buchung durch einen Klick vorzeitig beendet werden. So werden Leerstände effizient reduziert.

Wenn es mal etwas länger dauert

Manchmal dauert es ein wenig länger. Stressen Sie sich nicht. Damit der Arbeitsplatz trotzdem weiter genutzt werden kann, ist die Verlängerung der Buchung schnell und einfach erledigt. So kann in Ruhe weitergearbeitet werden.

Gemeinsam zum Ziel

Es gibt Situation in denen Personen keine Buchung vornehmen können. Dann diesen Prozess ein/e Kolleg:in übernehmen. Dabei werden die entsprechenden Rollen und Rechte der Person übergeben. So können auch nur Objekte gebucht werden die für die entsprechende Person freigegeben sind.

Automatisierte Abläufe

Der Einsatz von Sensoren reduziert die Fehlbelegungen und Leerstände von Arbeitsplätzen und Rollen auf ein Minimum. Wurde ein Objekt gebucht aber nicht genutzt, sendet raum]für[raum® erst eine Erinnerung bevor der Raum bzw. Arbeitsplatz wieder freigegeben wird. Ebenso erkennt der Sensor den Aufenthalt von Personen und kann den Raum als belegt darstellen und buchen.

Auch das muss sein

Ein auf dem ersten Blick trockenes Thema. Jedoch spannend, unglaublich wichtig und viel zu oft nicht bedacht und vernachlässigt. Sowohl unsere Software raum]für[raum® also auch unsere IT-Infrastruktur und AV-Verträge erfüllen die strengen EU-Richtlinien zum Datenschutz. raum]für[raum® unterstützt Sie dabei mit einem ausgeklügelten Rollen- und Rechtesystem und gibt Ihnen alle Hilfsmittel an die Hand, um Ihrer Auskunftspflicht betroffenen Personen gegenüber nachzukommen.

Geben Sie sich die Zeit, zu lernen und Regeln/Tools anzupassen!

Man sagt das Rom auch nicht an einem Tag gebaut wurde. Haben Sie die Gesamtheit der ToDos im Blick aber überstürzen Sie nichts. Schnelle Entscheidungen und Aktionismus können sich später als teure Fehleinschätzungen herausstellen. Mit unseren Erfahrungen und Know-How minimieren Sie Fehlentscheidungen und setzen von Anfang an auf einen Profi.

Willkommen im neuen Arbeitsalltag!

Nutzen Sie unsere PDF Checkliste um "Back to Office" erfolgreich im Unternehmen umzusetzen.

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