Von der Excel-Tabelle zur digitalen Arbeitsplatzbuchung
Wie lassen sich flexible Arbeitsmodelle erfolgreich umsetzen, ohne dabei Datenschutz, Benutzerfreundlichkeit und Verwaltungsaufwand aus den Augen zu verlieren?
Vor dieser Herausforderung stand auch die DB InfraGo AG 2022.
Martin Willhardt, Assistent und Referent der Leitung Personenbahnhöfe Nord:
“Unser Unternehmen brauchte im Rahmen der Einführung von Desk-Sharing eine Arbeitsplatzbuchungsmöglichkeit.”
Arbeitsplätze sollten digital und einfach buchbar werden. Gleichzeitig musste sichergestellt werden, dass sämtliche Datenschutzanforderungen erfüllt sind. Gesucht wurde daher eine ganzheitliche Lösung, die nicht nur eine intuitive Buchung für Mitarbeitende ermöglicht, sondern sich auch unkompliziert administrieren lässt und durch kompetenten Support begleitet wird.
Mit rund 640 Usern an den Standorten Kiel, Lübeck, Hannover und Hamburg verwaltet das Eisenbahninfrastrukturunternehmen heute über 240 Arbeitsplätze digital mit raum]für[raum. Die Lösung ist bereits seit 2022 im Einsatz und unterstützt die standortübergreifende Organisation moderner Arbeitswelten.
Standorte
Arbeitsplätze
User
Vor der Einführung von raum]für[raum
Doch vor der Einführung sah die Situation laut Martin Willhardt noch anders aus:
“Vor der Einführung von raum]für[raum haben sich Mitarbeiter selbst mit einer Excel-Tabelle zum Buchen von Arbeitsplätzen beholfen.”
Diese manuelle Verwaltung der Arbeitsplätze brachte im Arbeitsalltag zahlreiche Herausforderungen mit sich. Sie war zeitaufwendig, wenig transparent, nicht datenschutzkonform und nur bedingt für die Anforderungen eines modernen Desk-Sharing-Konzepts geeignet. Gleichzeitig mussten die Anforderungen an Datenschutz, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität berücksichtigt werden. Eine zukunftsfähige Lösung sollte diesen Prozess daher grundlegend vereinfachen.
Die Herausforderung: Administration und Organisation im Arbeitsalltag
Im Verlauf des Projekts stellte sich heraus, dass die Einführung einer passenden Software nur ein Teil der Aufgabe war. Eine ebenso wichtige Rolle spielte die organisatorische Verankerung des neuen Arbeitsplatzkonzepts.
Bestehende administrative Prozesse und Verantwortlichkeiten mussten überprüft und an die neuen Anforderungen angepasst werden. Gerade bei größeren Organisationen wie der DB InfraGO AG hängt der langfristige Erfolg der Buchungslösung davon ab, dass sie im Arbeitsalltag kontinuierlich gepflegt, weiterentwickelt und von kompetenten Ansprechpartnern begleitet wird. Martin Willhardt berichtet:
“Unsere persönliche Herausforderung ist die Administration, die in wenigen Händen liegt. Hier geht es mehr darum, dass sich bei einem solchen System verantwortliche Mitarbeiter finden müssen, die sich damit auskennen und das System gemeinsam mit dem mediaDIALOG-Team weiterentwickeln und gleichzeitig für die Mitarbeiter für Fragen zur Verfügung stehen.”
Entscheidend war also das Zusammenspiel zwischen Mitarbeitenden, internen Administratoren und dem Team von mediaDIALOG. Gemeinsam wurden Anforderungen analysiert, Prozesse optimiert und Lösungen entwickelt, die passgenau auf die Bedürfnisse der verschiedenen Nutzergruppen zugeschnitten sind.
Im Fokus stand laut Willhardt vor allem die möglichst einfache und intuitive Nutzung der Buchungsplattform.
“Die Mitarbeitenden sind froh, eine digitale Lösung zu haben, die einfach in der Anwendung ist und auch kurzfristig per Smartphone bedient werden kann.”
Mitarbeitende erhalten jederzeit einen transparenten Überblick über verfügbare Ressourcen und können ihren Arbeitstag dementsprechend planen. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, entsprechend ihrer Teamstruktur gemeinsame Arbeitsplätze zu buchen. Sie erkennen schnell, wann und wo Kolleginnen und Kollegen aus ihrem Team im Büro arbeiten. Das erleichtert die Zusammenarbeit vor Ort und unterstützt gleichzeitig die Flexibilität moderner Arbeitskonzepte.
So vereinfacht raum]für[raum nicht nur die Arbeitsplatzbuchung, sondern schafft auch mehr Transparenz im Arbeitsalltag und unterstützt eine effiziente Organisation der verfügbaren Arbeitsplätze.
„Die Zusammenarbeit mit dem mediaDIALOG-Team war stets konstruktiv und vertrauensvoll auf Augenhöhe. Unsere Bedürfnisse und Anforderungen konnten zu 100% umgesetzt werden.“
Die drei wichtigsten Erkenntnisse
aus Sicht des Kunden
Eine kompetente Begleitung ist von großer Wichtigkeit
raum]für[raum sorgt bei den Mitarbeitenden für Transparenz & Planungssicherheit
Arbeitgeber profitieren von Transparenz bei Auslastung und Arbeitsplatzplanung
Ergebnis und Mehrwert
Auch nach dem erfolgreichen Go-Live und dem Abschluss des eigentlichen Projekts bleibt die Zusammenarbeit zwischen DB InfraGO AG und mediaDIALOG beziehungsweise raum]für[raum bestehen. Besonders geschätzt wird dabei die kontinuierliche Unterstützung im laufenden Betrieb:
“Wir haben auch nach der Einführung einen weiterhin guten Kontakt und unsere offenen Fragen werden stets zeitnah beantwortet. Dies gilt auch für kurzfristige Hilfestellungen für die Administratoren bei einfachen Programmierungen.”
Der nachhaltige Erfolg der Lösung zeigt sich jedoch vor allem im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden. Die Einführung von Desk Sharing hat nicht nur die Organisation der Arbeitsplätze vereinfacht, sondern auch für mehr Transparenz und Planungssicherheit gesorgt.
“Der Erfolg für uns ist sehr groß. Alle Mitarbeiter sind zufrieden, dass es im Desk-Sharing eine einfache Buchungsmöglichkeit gibt. Man hat transparent im Vorfeld den Überblick, wie hoch die Auslastung ist und welche Arbeitsplätze noch zur Verfügung stehen.”
Kunden Fazit:
Aus einer Excel-basierten Arbeitsplatzverwaltung ist eine moderne, digitale Buchungslösung geworden, die heute von rund 640 Usern an vier Standorten ganz selbstverständlich genutzt wird. Die Erfolgsgeschichte der DB InfraGo AG zeigt, wie aus einer konkreten Herausforderung ein zukunftsfähiges Arbeitsplatzkonzept entstehen kann. Neben der passenden Software waren vor allem die vertrauensvolle Zusammenarbeit, kompetente Ansprechpartner und die kontinuierliche Weiterentwicklung entscheidend – für eine Lösung, die den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden nachhaltig erleichtert.