Häufig gestellte Fragen (FAQs) – wir haben die Antworten

Nein, es fallen keine zusätzlichen Kosten bei der Anlegung von neuen Räumen oder Standorten an. Sie können beliebig viele Standorte, Räume, Arbeitsplätze und Ressourcen anlegen. raum]für[raum lizenziert entweder auf Basis von Concurrent- oder Named-User-Lizenzen. Somit bleiben Sie bei der Anzahl von Standorten, Räumen und Objekten stets flexibel.

Ja, alle verfügbaren Ressourcen wie Inventar, Medientechnik (Beamer, Lautsprecher, Mikros usw.) und Catering werden in einem Arbeitsschritt mit dem passenden Raum gebucht. raum]für[raum lässt Ihnen alle Freiheiten die für eine erfolgreiche Buchung von Räumen benötigt wird.

Ja, Serientermine können ganz einfach gebucht werden. Dabei kann zwischen den Serienmustern täglich, wöchentlich oder monatlich gewählt werden. raum]für[raum bietet für die einfache Buchung von Serientermien spezielle Buchungsmasken.

Welche und wie viele Sitzordnungen bzw. Bestuhlungsvarianten zur Verfügung stehen, liegt allein bei Ihnen. raum]für[raum ist darauf ausgelegt, die in Ihrem Unternehmen vorkommenden Gegebenheiten abzubilden. Sie können daher alle Sitzordnungen anlegen, die es in Ihrem Unternehmen gibt und diese den entsprechenden Räumen zuweisen.

Ja, die maximale Anzahl von Teilnehmenden können Sie pro Sitzordnung festlegen. Gibt es in einem Raum mit U-Form Sitzordnung 35 Sitzplätze, können auch nur entsprechend 35 Personen an dem Termin teilnehmen. raum]für[raum verhindern so die Überbuchung von Terminen.

Ja, die Umbauzeiten für Sitzordnungen können Sie festlegen. Die festgelegten Umbauzeiten blockieren dann automatisch die Raumnutzung.

Ja, Sie können teilbare Räume und sonstige beliebige Raumkombinationen anlegen, die bei der Buchung zur Verfügung stehen. Sie können verschiedenen Raumkombinationen dabei auch unterschiedliche Sitzordnungen und Ressourcen zuweisen. raum]für[raum lässt Ihnen die Freiheit, all Ihre Räume entsprechend der Nutzung und Verfügbarkeit zu konfigurieren.

Ja, Sie können Sie gleichzeitig mehrere Räume für eine Veranstaltung buchen. So können Sie beispielsweise Workshops oder Tagungen in nebeneinander oder gegenüber liegenden Räumen organisieren. raum]für[raum reduziert somit effektiv den Aufwand von Buchungen von komplexen Veranstaltungen.

Ja, für jeden Raum kann eine individuelle Rüstzeit vergeben werden. Diese wird für die Bereitstellung und Vorbereitung eines Raumes benötigt.

Ja, in der Wochen- bzw. Tagesansicht können Termine räumlich oder zeitlich per drag and drop verschoben werden. raum]für[raum setzt auf modernste Kalenderansichten und bietet somit alle Möglichkeiten Termin perfekt zu organisieren.

Nein, Doppelbuchungen werden vom System sofort erkannt und der Bucher wird informiert. Wird die Buchung zu Ende gebracht, erzeugt raum]für[raum eine Terminkollision, die aufgelöst werden muss. Somit sind Doppelbuchungen ausgeschlossen.

Ja, Sie können Personen aus dem Adressbuch zu Veranstaltungen einladen. raum]für[raum verfügt dafür über Schnittstellen zu Exchange bzw. Domino. Auf diese Weise können Sie Personen direkt aus Ihren Adressbüchern zu Ihren Veranstaltungen einladen, während Sie direkt in raum]für[raum deren Verfügbarkeitszeiten für die passende Planung einsehen können. Die eingeladenen Personen werden automatisch per E-Mail informiert.

Ja, die Antworten der Eingeladenen werden in raum]für[raum verwaltet und angezeigt. Sie müssen daher nicht zwischen mehreren Anwendungen wechseln um Informationen einzusehen.

Ja, Terminverschiebungen werden direkt in den Kalendern aller Teilnehmer aktualisiert. Zusätzlich erhalten alle Personen eine E-Mail in der Sie über die Änderung des Termin informiert werden. raum]für[raum erledigt dies zuverlässlich im Hintergrund.

Ja, alle Modifikationen eines Termins werden in der Historie festgehalten. Diese Informationen stehen den Buchern, Raummanagern und Dienstleistern zur Verfügung. Zusätzlich verfügt raum]für[raum über umfangreiche und detailierte Auswertungen sowie Statistiken.

Ja, raum]für[raum lässt sich einfach in Outlook integrieren. Mit dem Outlook Web Add-in können Sie Räume, Arbeitsplätze  und Ressourcen direkt in Ihrem Outlook-Kalender buchen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, Gäste einzuladen sowie Catering und Technik für eine Konferenz in einem Schritt zu bestellen.

Für Kunden, die weiterhin das native COM Add-in nutzen möchten, bleibt diese Option ebenfalls verfügbar.

*Ausnahme: Bundeseinheitliche Feiertage der BRD sowie Feiertage im Bundesland NRW

Ja, Sie können eine Veretung bestimmen. Jeder Benutzer kann selbst eigene Vertreter in seinen Optionen festlegen.

Ja, Sie können ein individuelles Profil anlegen. Dabei kann jeder für sich auch verschiedene Standardwerte (z.B. Standard-Buchungszeiten, Start-Ansicht usw.) einstellen, damit Buchungen noch schneller und einfacher durchgeführt werden können.

Ja, es können mehrere Bereitstellungszeiten für Ressourcen gewählt werden. Je nach Konfiguration des Systems können mehrere Bereitstellungszeiten für ein Meeting angegeben werden. (Z.B. Kaffee schon für 8 Uhr, das warme Mittagsmenü aber erst für 12 Uhr und der Kuchen für 15 Uhr.)

Ja, es gibt Rüstzeiten für Ressourcen. Auch hier können individuelle Vor- oder Nachlaufzeiten eingestellt werden, die den Raum automatisch blockieren. Damit kann der Ablauf vieler Mechanismen erheblich vereinfacht werden.

Ja, begrenzte Ressourcen wie Beamer können mit einer Mengenangabe angelegt werden. Während der Buchung ist sofort sichtbar, ob die Ressource noch zur Verfügung steht oder nicht.

Desk Sharing, auch als Hot Desking bekannt, ist ein Konzept für Workplace Management, das den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Freiheit gibt, selbst zu wählen, an welchem Arbeitsplatz sie arbeiten möchten. Häufig wird Desk Sharing in Verbindung mit dem Home Office eingeführt, um Arbeitsplätze effizienter zu nutzen und langfristig Raumkapazitäten einzusparen. Daher ist es üblich, dass beim Desk Sharing weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter notwendig sind.

Eine Desk-Sharing-Software gewährleistet, dass jeder Mitarbeitende bei Anwesenheit im Büro über einen vorab reservierten Arbeitsplatz verfügt. Die Workplace Management Software trägt dazu bei, die Nutzung der Arbeitsplätze systematisch zu organisieren, um Konflikte und Engpässe zu vermeiden. Durch die zentrale Verwaltung der Buchungen werden Überschneidungen vermieden, und es entsteht eine transparente Übersicht über die verfügbaren Ressourcen. Dies fördert nicht nur eine reibungslose Arbeitsplatznutzung, sondern unterstützt auch eine effiziente Raumplanung, indem sie den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird und gleichzeitig eine produktive und kollaborative Arbeitsumgebung fördert.

Desk Sharing ist durch die verschiedenen Anwendungsvarianten nicht an bestimmte Voraussetzungen, wie Größe oder die Anzahl der Standorte, gebunden. Somit können jegliche Unternehmen Desk Sharing einführen.

Ja, für einzelne Arbeitsplätze können unterschiedliche Ausstattungsmerkmale hinterlegt werden. Ob zwei Monitore, eine Apple-Ausstattung oder ein barrierefreier Zugang. Was auch immer das Arbeitsplatz-Setup sein soll, raum]für[raum lässt Ihnen die Freiheit bei der Gestaltung.

Ja, Sie können auch feste Arbeitsplätze vergeben. Diese sind dann für andere Mitarbeitende nicht buchbar. Hierbei können Sie selbst entscheiden, wie oft Mitarbeitende im Büro anwesend sein sollen, damit diese einen festen Arbeitsplatz im Büro erhalten. Die häufigste Regel bei der Vergaben von festen Arbeitsplätze ist 3-2. Wer 2 mal in der Woche im Büro ist, hat einen Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz. Dies kann jedoch jedes Unternehmen selbst festlegen.

Ja, Sie können festlegen, welche Bereiche, welcher Personenkreis wie viele Tage im Voraus buchen kann. Dadurch sind auch unterschiedliche Berechtigungskonzepte möglich und Sie stellen sicher, dass nur wirklich benötigte Arbeitsplätze gebucht werden. Dauerbuchungen ohne Anwesenheit (Geisterbuchungen) werden so verhindert. raum]für[raum bieten hier alle Möglichkeiten der individuellen Gestaltung.

Ja, raum]für[raum ist jederzeit nach Bedarf skalierbar. Durch den modularen Aufbau und der Lizenzstruktur von Concurrent- oder Named-User-Lizenzen, ist eine Anpassungen an die jeweiligen Anforderungen jederzet gegeben. Wichtig: Bei beiden Lizenz-Varianten können Sie beliebig viele Arbeitsplätze in der Anwendung anlegen. So bleiben flexibel und es entstehen keine weiteren Kosten.

Ja, raum]für[raum läuft auch in den sicherheitsrelevanten Umgebungen von Banken/Versicherungen und wird von zahlreichen Bundesministerien eingesetzt. In diesen Bereichen wird die Software in einer sogenannten On-Premises Installation betrieben. raum]für[raum läuft dann auf lokalen Rechenzentren der Institutionen.

Nein, da raum]für[raum eine Webanwendung ist, kann der User diese über einen Browser oder die App nutzen. Ein Zugang zum Internet reicht aus, um alle Funktionen nutzen zu können. Unabhängig vom Standort und Endgerät.

Ja, raum]für[raum kann aus einer Portal-Anwendung heraus gestartet werden.

Ja, raum]für[raum ist auch als mobile App verfügbar und kann kostenlos im App bzw. Google Play Store geladen werden. Dort können Räume, Arbeitsplätze und Ressourcen gebucht und bearbeitet werden.

On Premises bezeichnet die Installation einer Software auf den eigenen physischen Rechner im Unternehmen. Der gesamte Zugriff und die Kontrolle über die installierte Software liegt beim Unternehmen selbst. Daten müssen nicht über öffentlichen Netzwerke laufen. Gerade in Bereiche mit sensiblen Daten und entsprechenden hohen Datenschutzanforderungen ist eine On Premises Installation vor Ort die erste Wahl.

Bei einer On-Premises Installation verbleibt die vollständige Kontrolle und Verwaltung von raum]für[raum in Ihrem Unternehmen. Ein Datentransfer über öffentliche Netzwerke ist dadurch nicht erforderlich. Besonders in Bereichen mit sensiblen Informationen und hohen Anforderungen an den Datenschutz stellt eine lokale On-Premises-Installation die beste Lösung dar.

Ja, raum]für[raum kann aus der Open Telekom Cloud (OTC) betrieben werden. Für maximale Sicherheit und Souveränität. Keine eigenen Server mehr, kein eigenes Personal. Dafür “full-Service” Leistungen, die keine Wünsche offen lassen.

Ja raum]für[raum kann als Software as a Service (SaaS) mit einem regelmäßigen Update-Intervall von in der Regel sechs Wochen betrieben werden. Ein festes Feature-Set mit den beliebtesten Funktionen und komplett skalierbar. Das alles aus der Open Telekom Cloud (OTC).

Ja - als einer der ganzen wenigen Softwareanbieter im Bereich Raum- und Arbeitsplatzbuchung bieten wir On-Premises Installation von raum]für[raum. Dabei wird raum]für[raum in der IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens installiert und betrieben. So befinden sich Ihre Daten nicht auf extern gehosteten Servern und Sie behalten die volle Kontrolle.

Ja, es können Pro-Forma-Rechnungen und Kostenübersichten erstellt werden. Diese Daten können Sie auch an Drittsysteme übergeben, damit eine revisionssichere Rechnungstellung möglich wird. 

Ja, raum]für[raum bietet Standardmodule für den integrativen Kostenexport nach SAP CO und FI, die gemeinsam mit Ihnen eingerichtet und konfiguriert werden.

Ja, für all diese Objekte können individuelle Kostenblöcke angelegt und verwaltet werden. raum]für[raum lässt Ihnen alle Freiheiten bei der individuellen Kostengestaltung ihrer buchbaren Objekte.