Auf jede Frage die passende antwort
Häufig gestellte Fragen (FAQs) – wir haben die Antworten
Sie haben Fragen zum Arbeitsplatz,- Raum- und Ressourcenbuchungssystem? Vielleicht finden Sie hier bereits die Antwort.
Raumverwaltung
Können Ressourcen auch außerhalb von Konferenzräumen gebucht werden?
Ja, diese Möglichkeit besteht. So genannte raumunabhängige Ressourcen können an beliebige Orte geliefert werden.
Verursacht es zusätzliche Kosten, wenn neue Standorte oder Räume ins System eingepflegt werden sollen?
Sie können beliebig viele Standorte, Räume, Arbeitsplätze und Ressourcen anlegen. Lizenziert wird entweder auf Basis von Concurrent- oder Named-User-Lizenzen, damit Sie flexibel bleiben.
Können bei der Raumbuchung auch Technik und Catering gebucht werden?
Ja, alle verfügbaren Ressourcen wie Inventar, Medientechnik (Beamer, Lautsprecher, Mikros usw.) und Catering werden in einem Arbeitsschritt mit dem passenden Raum gebucht.
Können Serientermine gebucht werden?
Ja, Serientermine können ganz einfach erstellt werden. Dabei kann zwischen den Serienmustern täglich, wöchentlich oder monatlich gewählt werden.
Wie viele Sitzordnungen/Bestuhlungsvarianten stehen zur Verfügung?
Welche und wie viele Sitzordnungen zur Verfügung stehen, liegt allein bei Ihnen. raum]für[raum ist darauf ausgelegt, die in Ihrem Unternehmen vorkommenden Gegebenheiten abzubilden. Sie können daher alle Sitzordnungen anlegen, die es in Ihrem Unternehmen gibt und diese den entsprechenden Räumen zuweisen.
Kann ich maximale Zahlen für Teilnehmende pro Sitzordnung festlegen?
Ja, das können Sie für jede Sitzordnung tun.
Kann ich Umbauzeiten für Sitzordnungen festlegen?
Ja, das können Sie für jede Sitzordnung tun. Die Umbauzeiten blockieren dann automatisch den Raum.
Können auch teilbare Räume angelegt werden?
Ja, Sie können beliebige Raumkombinationen anlegen, die bei der Buchung zur Verfügung stehen. Sie können verschiedenen Raumkombinationen dabei auch unterschiedliche Sitzordnungen und Ressourcen zuweisen.
Können mehrere Räume gleichzeitig für eine Veranstaltung gebucht werden?
Ja, so können Sie beispielsweise Workshops oder Tagungen in nebeneinander oder gegenüber liegenden Räumen organisieren.
Können Rüstzeiten für Räume vergeben werden?
Ja, für jeden Raum kann eine individuelle Rüstzeit vergeben werden, die für die Bereitstellung und Vorbereitung eines Raumes benötigt wird.
Können Termine grafisch verschoben werden?
Ja, in der Wochen- bzw. Tagesansicht können Termine räumlich oder zeitlich per drag and drop verschoben werden.
Lässt das System Doppelbuchungen zu?
Nein, Doppelbuchungen werden vom System sofort erkannt und der Bucher wird informiert. Wird die Buchung zu Ende gebracht, erzeugt raum]für[raum eine Terminkollision, die aufgelöst werden muss.
Kann ich Personen aus meinem Adressbuch zu Veranstaltungen einladen?
Ja, raum]für[raum verfügt über Schnittstellen zu Exchange bzw. Domino. Auf diese Weise können Sie Personen aus Ihren Adressbüchern zu Ihren Veranstaltungen einladen, während Sie direkt in raum]für[raum deren Verfügbarkeitszeiten für die passende Planung einsehen können. Die eingeladenen Personen werden automatisch per E-Mail informiert
Informiert die Anwendung über den Status der Adressbuch-Einladungen?
Ja, die Antworten der Eingeladenen werden in raum]für[raum verwaltet und angezeigt.
Werden Terminverschiebungen in den Kalendern der Eingeladenen nachgehalten?
Ja, wird ein Termin verschoben, wird der Eintrag im Kalender der Eingeladenen automatisch aktualisiert und diese erhalten eine E-Mail über die Aktualisierung.
Gibt es eine Historienfunktion?
Ja, alle Modifikationen eines Termins werden in der Historie festgehalten. Diese Informationen stehen den Buchern, Raummanagern und Dienstleistern zur Verfügung.
Lässt sich raum]für[raum in Outlook integrieren?
Ja, mit dem Outlook Web Add-in können Sie Räume, Arbeitsplätze und Ressourcen direkt in Ihrem Outlook-Kalender buchen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, Gäste einzuladen sowie Catering und Technik für eine Konferenz in einem Schritt zu bestellen.
Für Kunden, die weiterhin das native COM Add-in nutzen möchten, bleibt diese Option ebenfalls verfügbar.
Technische Details & Support
Kann die Anwendung per Single-Sign-On auch ohne zusätzliches Passwort direkt genutzt werden?
Ja, dank Single-Sign-On ist sofortiger Zugang zur Anwendung garantiert.
Welche Hilfe und Unterstützung gibt es?
Ihnen steht ein umfangreiches digitales Handbuch zur Verfügung. Zusätzlich erhalten Sie im Rahmen von Service & Support kompetente Unterstützung von unserem deutschsprachigen und ausgezeichnetem Supportteam.
Gibt es ein Onboarding für den Start?
Ja und nicht nur das. Wir betreuen Sie und das Projekt mit festen Teams und Ansprechpartnern. In jeder Phase stehen Experten zur Verfügung. In entsprechenden Workshops schulen wir Administratoren und User für die Nutzung von raum]für[raum.
Wann ist der Support erreichbar?
Für unsere Kunden, die einen Wartungsvertrag abgeschlossen haben, ist unser In-House Support erste Anlaufstelle. Die Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 08:00 – 18:00 Uhr*. Außerhalb der Servicezeiten gewährleisten wir Unterstützung in Form von Ticketsystem, digitale Handbücher, FAQ Seiten und Video-Tutorials.
*Ausnahme: Bundeseinheitliche Feiertage der BRD sowie Feiertage im Bundesland NRW
In welchen Sprachen ist der Support?
Unser Support spricht deutsch und englisch.
Habe ich feste Ansprechpartner im Support?
Ja, bei unserem Support haben Sie feste Ansprechpartner in Siegen. Wir nutzen keine externen Hotlines im Ausland und werden dies auch nicht einführen. Jede Person im Support-Team ist Experte und kennt unsere Software seit Jahren. So können wir Ihnen die beste Unterstützung für Ihr Projekt bieten. Und das in jeder Phase.
Rollen & Rechte
Können andere meine Buchungen sehen oder ändern?
Das hängt von der Konfiguration der Rollen und Rechte in Ihrem System ab. Den Terminadministratoren können weitreichende Berechtigungen zugewiesen werden, so dass sie auf bestimmte Termine zugreifen und diese bearbeiten können. Auch übergeordneten Raummanagern können verschiedene Berechtigungen zugewiesen werden. Wann und ob Daten dauerhaft anonymisiert werden sollen, können Sie in der Anwendung selbst festlegen. Damit können sämtliche Anforderungen im Bereich Datenschutz umgesetzt werden, sodass keine personenbezogenen Daten ausgewertet werden können.
Kann ich eine Vertretung für mich bestimmen?
Ja, jeder Benutzer kann selbst eigene Vertreter in seinen Optionen festlegen.
Kann ich ein individuelles Profil anlegen?
Ja, dabei kann jeder für sich auch verschiedene Standardwerte (z.B. Standard-Buchungszeiten, Start-Ansicht usw.) einstellen, damit Buchungen noch schneller und einfacher durchgeführt werden können.
Ressourcenverwaltung
Gibt es Limitierungen beim Anlegen von Inventar oder Ressourcen?
Sie können beliebig viele Ressourcen anlegen, unabhängig vom gewählten Lizenzmodell (Named-User- oder Concurrent-User-Lizenzen).
Können mehrere Bereitstellungszeiten für Ressourcen gewählt werden?
Ja, je nach Konfiguration des Systems können mehrere Bereitstellungszeiten für ein Meeting angegeben werden. (Z.B. Kaffee schon für 8 Uhr, das warme Mittagsmenü aber erst für 12 Uhr und der Kuchen für 15 Uhr.)
Gibt es Rüstzeiten für Ressourcen?
Ja, auch hier können individuelle Vor- oder Nachlaufzeiten eingestellt werden, die den Raum automatisch blockieren. Damit kann der Ablauf vieler Mechanismen erheblich vereinfacht werden.
Können quantitativ begrenzte Ressourcen verwaltet werden?
Ja, begrenzte Ressourcen wie Beamer können mit einer Mengenangabe angelegt werden. Während der Buchung ist sofort sichtbar, ob die Ressource noch zur Verfügung steht oder nicht.
Desk Sharing
Was ist ein flexibler Arbeitsplatz?
Im Vergleich zu festen Arbeitsplätzen werden flexible Arbeitsplätze frei zur Verfügung gestellt und können von mehreren Personen Bedarf gebucht werden.
Was versteht man unter Desk Sharing?
Desk Sharing, auch als „Hot Desking“ bekannt, ist ein Konzept der Arbeitsplatzorganisation, das den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Freiheit gibt, selbst zu wählen, an welchem Arbeitsplatz sie arbeiten möchten. Häufig wird Desk Sharing in Verbindung mit dem Home Office eingeführt, um Arbeitsplätze effizienter zu nutzen und langfristig Raumkapazitäten einzusparen. Daher ist es üblich, dass beim Desk Sharing weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter notwendig sind.
Warum ist eine Desk-Sharing-Software sinnvoll?
Eine Desk-Sharing-Software gewährleistet, dass jeder Mitarbeitende bei Anwesenheit im Büro über einen vorab reservierten Arbeitsplatz verfügt. Die Software trägt dazu bei, die Nutzung der Arbeitsplätze systematisch zu organisieren, um Konflikte und Engpässe zu vermeiden. Durch die zentrale Verwaltung der Buchungen werden Überschneidungen vermieden, und es entsteht eine transparente Übersicht über die verfügbaren Ressourcen. Dies fördert nicht nur eine reibungslose Arbeitsplatznutzung, sondern unterstützt auch eine effiziente Raumplanung, indem sie den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird und gleichzeitig eine produktive und kollaborative Arbeitsumgebung fördert.
Muss mein Unternehmen bestimmte Vorrausetzungen für Desk Sharing erfüllen?
Desk Sharing ist durch die verschiedenen Anwendungsvarianten nicht an bestimmte Voraussetzungen, wie ihre Größe oder die Anzahl der Standorte, gebunden.
Somit können jegliche Unternehmen Desk Sharing einführen.
Können für einzelne Arbeitsplätze Ausstattungsmerkmale hinterlegt werden?
Sie können für jeden Arbeitsplatz die entsprechenden Ausstattungsmerkmale hinterlegen. Ob zwei Monitore, eine Apple-Ausstattung oder ein barrierefreier Zugang.
Kann ich auch feste Arbeitsplätze an Mitarbeitende vergeben, die täglich im Büro sind?
Ja, Sie können auch feste Arbeitsplätze vergeben. Diese sind dann für andere Mitarbeitende nicht buchbar. Hierbei können Sie selbst entscheiden, wie oft Mitarbeitende im Büro anwesend sein sollen, damit diese einen festen Arbeitsplatz im Büro erhalten.
Kann ich festlegen, wie lange im Voraus Arbeitplätze gebucht werden dürfen?
Ja, Sie können festlegen, welche Bereiche, welcher Personenkreis wie viele Tage im Voraus buchen kann. Dadurch sind auch unterschiedliche Berechtigungskonzepte möglich und Sie stellen sicher, dass nur wirklich benötigte Arbeitsplätze gebucht werden. Dauerbuchungen ohne Anwesenheit (Geisterbuchungen) werden so verhindert.
Kann die Software an den Wachstum des Unternehmen angepasst werden?
raum]für[raum wird entweder auf Basis von Concurrent- oder Named-User-Lizenzen lizenziert. Bei beiden Varianten können Sie beliebig viele Arbeitsplätze in der Anwendung anlegen und bleiben somit flexibel.
Softwarebetrieb
Ist es möglich, die Software kostenlos zu testen?
Ja, raum]für[raum kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Die benötigten Zugangsdaten senden wir Ihnen gerne zu. Nutzen Sie dafür einfach das Kontaktformular. Unsere Experten sind auf Wunsch auch während der Testphase für Sie da. Bei uns bekommen Sie den besten Support bereits von Anfang an.
Kann die Buchungssoftware in sicherheitsrelevaten Intranetumgebungen betrieben werden?
Ja, raum]für[raum läuft auch in den sicherheitsrelevanten Umgebungen von Banken/Versicherungen und wird von zahlreichen Bundesministerien eingesetzt. In diesen Bereichen wird die Software in einer sogenannten On-Premises Installation betrieben. raum]für[raum läuft dann auf lokalen Rechenzentren der Institutionen.
Muss die Buchungssoftware auf den PCs der Benutzer installiert werden?
Nein, da raum]für[raum eine Webanwendung ist, kann der User diese über einen Browser oder die App nutzen. Ein Zugang zum Internet reicht aus, um alle Funktionen nutzen zu können. Unabhängig vom Standort und Endgerät.
Kann die Anwendung auch aus einer Portal-Anwendung heraus gestartet werden?
Ja, das ist möglich.
Gibt es eine Mobile App für IOS und Android, worüber Buchungen möglich sind?
Ja, raum]für[raum ist auch als mobile App verfügbar und kann kostenlos im App bzw. Google Play Store geladen werden. Dort können Räume, Arbeitsplätze und Ressourcen gebucht und bearbeitet werden.
Was bedeudet On Premises?
On Premises bezeichnet die Installation einer Software auf den eigenen physischen Rechner im Unternehmen. Der gesamte Zugriff und die Kontrolle über die installierte Software liegt beim Unternehmen selbst. Daten müssen nicht über öffentlichen Netzwerke laufen. Gerade in Bereiche mit sensiblen Daten und entsprechenden hohen Datenschutzanforderungen ist eine On Premises Installation vor Ort die erste Wahl.
Welche Vorteile hat eine On-Premises Installation?
Bei einer On-Premises Installation verbleibt die vollständige Kontrolle und Verwaltung von raum]für[raum in Ihrem Unternehmen. Ein Datentransfer über öffentliche Netzwerke ist dadurch nicht erforderlich. Besonders in Bereichen mit sensiblen Informationen und hohen Anforderungen an den Datenschutz stellt eine lokale On-Premises-Installation die beste Lösung dar.
Kann raum]für[raum aus der Cloud betrieben werden?
Ja raum]für[raum kann aus der Open Telekom Cloud (OTC) betrieben werden. Für maximale Sicherheit und Souveränität. Keine eigenen Server mehr, kein eigenes Personal. Dafür “full-Service” Leistungen, die keine Wünsche offen lassen.
Kann raum]für[raum als SaaS betrieben werden?
Ja raum]für[raum kann als Software as a Service (SaaS) mit einem regelmäßigen Update-Intervall von in der Regel sechs Wochen betrieben werden. Ein festes Feature-Set mit den beliebtesten Funktionen und komplett skalierbar. Das alles aus der Open Telekom Cloud (OTC).
Kann raum]für[raum als On-Premises betrieben werden?
Ja – als einer der ganzen wenigen Softwareanbieter im Bereich Raum- und Arbeitsplatzbuchung bieten wir On-Premises Installation von raum]für[raum.
Dabei wird raum]für[raum in der IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens installiert und betrieben. So befinden sich Ihre Daten nicht auf extern gehosteten Servern und Sie behalten die volle Kontrolle.
Auswertung & Abrechnung
Können Abrechnungen und Auswertungen erstellt werden?
Ja, alle Belegungsdaten stehen mit den relevanten Kostenblöcken für Auswertungen zur Verfügung. Dabei kann sich jeder Kunde individuelle und umfangreiche Auswertungstemplates einrichten.
Können Rechnungen erstellt werden?
Ja, Sie können Kostenübersichten und Pro-Forma-Rechnungen erstellen. Diese Daten können Sie auch an Drittsysteme übergeben, damit eine revisionssichere Rechnungstellung möglich wird.
Können Kosten ohne Umwege nach SAP exportiert werden?
Ja, raum]für[raum bietet Standardmodule für den integrativen Kostenexport nach SAP CO und FI, die gemeinsam mit Ihnen eingerichtet und konfiguriert werden.
Können Kosten für Räume, Arbeitsplätze und Ressourcen usw. im System hinterlegt werden?
Ja, für all diese Objekte können individuelle Kostenblöcke angelegt und verwaltet werden.
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Testen Sie ganz in Ruhe – kostenfrei, unverbindlich und garantiert ohne lästige Nachfass-Anrufe. Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung wünschen, sind wir jederzeit für Sie da.
