Case Study
europäische Management- und TechnologieberatungSopra Steria SE setzt auf raum]für[raum®
Gesamtheitliches Raumplanungskonzept gesucht
Sopra Steria beschäftigt rund 46’000 Mitarbeitende in 25 Ländern weltweit.
Stephanie Meetz, Head of Administration Services bei Sopra Steria SE
Sopra Steria setzt beim Flächen-, Arbeitsplatz- und Ressourcenmanagement nicht erst seit Corona auf raum]für[raum®. Und nicht nur als Buchungstool für Arbeitsplätze: Seit Sommer können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch die unternehmenseigenen Stand-Up-Paddling-Boards für die gemeinsame Mittagspause oder den Feierabend auf der Alster über raum]für[raum® buchen.
Sopra Steria ist eine führende internationale Management- und Technologieberatung. Der Hauptsitz in Deutschland ist Hamburg. Das Unternehmen beschäftigt deutschlandweit mehr als 2.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an insgesamt sieben Standorten.
Als Beratungsunternehmen für Digitale Transformation setzt Sopra Steria auch intern auf innovative Technologien und ein modernes Arbeitsplatz-Konzept und die damit einhergehende flexible und komfortable Buchung von Räumen und Arbeitsplätzen. Das entspricht der Unternehmenskultur: Die Beraterinnen und Berater sind viel unterwegs und zu wechselnden Zeiten in den Geschäftsräumen. Vor einigen Jahren erweiterte Sopra Steria seine Arbeitsplatztechnologie-Lösungen, auch um Kunden aus eigener Erfahrung beraten zu können, wie sie ihrerseits ihre Arbeitsumgebungen verbessern.
Dafür begaben sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einer einheitlichen und skalierbaren Lösung. Sie sollte sich mit dem bestehenden, selbstentwickelten Tool vernetzen lassen und mit dem Unternehmen flexibel mitwachsen können.
wie alles begann
Bereits 2015, lange vor der Coronakrise, verständigten sich mediaDIALOG und Sopra Steria darauf, neben der Raum- und Arbeitsplatzbuchungssoftware raum]für[raum® eine erweiterte Lösung zu installieren, die die flexible Personalsituation von Sopra Steria unterstützt und den Übergang zu einer vollständig integrierten Umgebung ermöglicht. Seit fünf Jahren buchen die 2.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Deutschland ihre Arbeitsplätze, Meetingräume, Dienstfahrzeuge sowie die Stand-Up Paddling-Boards über raum]für[raum®.
Die Umstellung auf die ganzheitliche Lösung kommt dem Unternehmen zugute. „Das Buchen von Arbeitsplätzen, speziell das flexible Sperren und Freigeben von Arbeitsflächen, war bereits vor Corona ein echter Mehrwert“, betont Stephanie Meetz, Head of Administration Services und Leiterin des Projekts. „Allerdings profitieren wir derzeit ungemein von der Lösung, weil wir unser Arbeitsplatzmanagement an die jeweils geltenden Abstandsregeln und Hygienevorgaben anpassen können – und zwar zeitlich und regional“, so Meetz.
Mit wenigen Klicks zum gewünschten Ziel
Mitarbeitende von Sopra Steria buchen ihre Arbeitsplätze über die Weboberfläche mit Hilfe des Desk-Sharing-Moduls. Visuelle Raum- und Etagenpläne des Unternehmens helfen dabei, sich zu orientieren. Mit wenigen Klicks ist ein passender Arbeitsplatz gefunden und reserviert.
Den Service können Mitarbeitende auch mobil über eine Smart App nutzen.
Sopra Steria ging bei der digitalen Raumplanung noch einen Schritt weiter und hat Meetingräume mit digitalen Türschildern von mediaDIALOG versehen. Die Screens zeigen außerhalb des Besprechungsraums deutlich den Raumnamen, die Raumverfügbarkeit sowie Buchungsinformationen an und ermöglichen die intuitive Buchung per QR-Code.
Scannen – buchen – fertig
Im nächsten Schritt plant das Unternehmen QR-Code-Aufkleber für die Schreibtische. Sie ermöglichen eine schnelle und spontane Buchung direkt am gewünschten Platz. „Gerade in Zeiten von Corona ist es unabdingbar, dass Mitarbeiter, wenn sie in die Geschäftsstelle kommen, ihren Arbeitsplatz gebucht haben“, erklärt Stephanie Meetz.
So lässt sich die Arbeitsplatzdichte reduzieren, Kapazitäten kontrollieren, Reinigungspersonal sinnvoll einsetzen sowie eine Kontaktverfolgung im Büro gewährleisten.
Digitale Displays
Beim Thema Digitale Displays war die Projektleiterin anfänglich eher skeptisch: „Ich habe immer gedacht, das sei übertrieben. Die Mitarbeiter haben doch ihre mobilen Geräte dabei und können darüber alles steuern.“ Doch die Praxis ergab schnell: Vorhandene Buchungen von Räumen und Arbeitsplätzen waren für andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht ersichtlich, und die Überprüfung von Termindaten mit Hilfe des Smartphones blieb im Alltagsbetrieb häufig aus.
Um das zu lösen, wurden auf einer Testfläche in Hamburg Räume mit mediaDIALOG-Displays ausgestattet, durch die bereits im Vorbeigehen erkennbar ist, ob der Raum gebucht oder frei ist und zudem, wer den Raum wann nutzt. „Das geht letztendlich doch schneller als mit dem Blick aufs Smartphone“, betont Projektleiterin Stephanie Meetz.
Sopra Steria nutzt mittlerweile weitere Funktionen der ganzheitlichen Lösung raum]für[raum®. Sensoren kontrollieren, ob ein gebuchter Raum auch tatsächlich genutzt wird. Die intelligenten Helfer erfassen, ob zur gebuchten Zeit wirklich Personen im Besprechungsraum anwesend sind. Ist dies nicht der Fall, wird die Buchung nach einer bestimmten Frist storniert und der Raum freigegeben. Diese Erweiterung hilft maßgeblich, die Auslastung der vorhandenen Räume zu optimieren.
„Früher ist es ein mühsames Prozedere für die zuständigen Office-Manager gewesen, Anwesenheiten und Leerstände zu überprüfen und Räume oder Arbeitsplätze manuell wieder freizugeben. Das wollten wir vereinfachen und war ausschlaggebend für die Einführung von Sensorik“, erklärt Projektleiterin Meetz.
Kontaktlose Buchungen
Über die Sensoren lassen sich zudem Besprechungen verlängern, vorzeitig beenden sowie Buchungen automatisiert durchführen. Sopra Steria nutzt Corona-bedingt noch nicht alle Möglichkeiten.
Stephanie Meetz sieht allerdings Potenzial: „Das Thema „Sensorik“ ist für uns noch nicht ausgereizt. Hier werden wir gemeinsam mit mediaDIALOG sicherlich weitere Anwendungen identifizieren.“
Mobile App für maximale Flexibilität
Weitere Ideen für Verbesserungen betreffen die mobile App. Hier wünscht sich die Leiterin für Administration Services von Sopra Steria für die Zukunft unter anderem das Scannen der QR-Codes per normaler Kamera-Funktion mit anschließender, automatischer Weiterleitung in die App.
Diese und weitere Optimierungen wollen beide Unternehmen gemeinsam angehen.
![Sopra Steria nutzt die raum]für[raum APP](https://www.raumverwaltung.de/wp-content/uploads/2020/10/mobile-raumverwaltung-001-1.jpg "Sopra Steria nutzt die raum]für[raum APP")
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