Wenn aus Buchungsdaten komplexe Finanzdaten werden
Innovation entsteht dort, wo aus Visionen echte Funktionen werden, die den Arbeitsalltag der Nutzer und damit der Unternehmen entscheidend verbessern. Die SAP-Anbindung von raum]für[raum ist eine weitere solche Funktion. Sie belegt eindrucksvoll, warum die Software aufgrund ihrer Innovationskraft marktführend ist.
Die SAP-Anbindung verfolgt eine klare Vision. Während die Digitalisierung in anderen Systemen bei der Raumbuchung endet, ist die Buchungsplattform raum]für[raum der Ausgangspunkt für Prozesse, die nahtlos ineinandergreifen. Sie übergibt Daten ohne manuelle Umwege in die Finanzbuchhaltung und das Controlling.
Bereits 2007 begann die Entwicklung der ersten SAP-Module für große Enterprise-Kunden wie die R+V und Allianz. Damit legte mediaDIALOG den Grundstein für eine Lösung, die heute zu den leistungsstärksten Integrationsansätzen im Markt zählt. Die umfassende Erweiterung der SAP-Module im Jahr 2011 setzte noch einmal vollkommen neue Maßstäbe. Heute stellt das Abrechnungs- und SAP-Modulen alle Daten aus raum]für[raum heraus zur Verfügung, die man für die Kostenab- oder -verrechnung benötigt.
Mehr als eine Schnittstelle: Eine intelligente Transformation von Daten
Die SAP-Anbindung von raum]für[raum stellt weit mehr als einen einfachen Datentransfer dar. Sie verwandelt operative Informationen in wertvolle Finanzdaten, die in die SAP-CO und SAP-FI Module übergeben werden. Damit schafft sie die Grundlage für eine moderne Unternehmenssteuerung.
Aus Informationen, die entlang des Buchungsprozess für Meetings automatisch gesammelt werden, entstehen steuerlich und buchhalterisch aufbereitete Finanzdaten. Das geschieht vollkommen automatisiert und ohne zusätzliche manuelle Prozesse.
Ob Kosten für gebuchte Ressourcen oder Objekte, Services oder Besprechungsräume – die Daten werden genauso für den SAP-Export aufbereitet, wie es der Kunden benötigt. Genau diese Flexibilität macht die SAP-Module in raum]für[raum so einzigartig.
Hier nimmt das Projektmanagement von mediaDIALOG eine wichtige Brückenfunktion ein. Es zeigt jedem Kunden auf, welche Parametrisierung und Konfigurierung möglich ist, und unterstützt gleichzeitig bei der Erstellung eines professionellen Anforderungsprofils.
Präzise entlang dieses Profiles bereitet raum]für[raum dann alle benötigten Daten individuell korrekt auf. Somit läuft der Import in das Kunden SAP-System – oder ein anderes ERP – erfolgreich in der Praxis ab.
Das Ergebnis ist eine Transparenz und Effizienz, die ganz weit über klassische Buchungssysteme hinausgeht. Damit sparen Unternehmen enorm Zeit. Sie reduzieren Fehlerquellen und profitieren von deutlich einfacheren und schnelleren Prozessen. Diese tiefgreifende Anbindung von raum]für[raum an SAP ist bis heute einzigartig auf dem Markt der Raumbuchungssysteme.
Ein Praxisbeispiel aus dem Unternehmensalltag
Wie leistungsfähig die SAP-Anbindung von raum]für[raum und dabei zugleich sehr einfach für den Nutzer ist, zeigt ein typisches Szenario aus dem täglichen Leben in vielen Unternehmen. Ein Vertriebsmitarbeiter lädt zwei Kollegen und fünf externe Gäste zu einer Besprechung in die Konzernzentrale ein. Deshalb reserviert er für den Termin einen Besprechungsraum. Zudem bestellt er Kaffee und belegte Brötchen für alle Teilnehmenden.
Während andere Systeme an dieser Stelle lediglich eine Raumbuchung dokumentieren und eine Cateringbestellung auslösen, geht raum]für[raum deutlich weiter. Bereits im Buchungsprozess fragt das System die Anzahl der Teilnehmenden ab. Wählt der User eine Bewirtung aus, bittet ihn das System, je nach Art der Bewirtung die Namen der internen und externen Teilnehmenden anzugeben. Es verknüpft die Cateringbestellung automatisch mit den hinterlegten Kosten. ZUdem ordnet das System die Aufwendungen buchhalterisch und steuerlich korrekt den Mitarbeitenden und Gästen zu. Gleichzeitig verknüpft es die Kosten für die Raumnutzung automatisch mit der Kostenstelle des Vertriebs und stellt sie so für die interne Verrechnung bereit. Aus einer einfachen Besprechungsbuchung entstehen so im Rahmen eines durchgängig digitalisierten Prozesses vollständig strukturierte Datensätze für die Weiterverarbeitung im SAP-System.
Was für die Raum- und Cateringbuchung für Meetings funktioniert, lässt sich auch auf die Verrechnung von Arbeitsplätzen in Unternehmen übertragen, bei denen Desk Sharing an der Tagesordnung ist. Bucht ein Mitarbeitender eines Teams einen Arbeitsplatz im Büro über raum]für[raum, erfasst die Software auch hier die Kosten, ordnet sie nach hinterlegtem Kostenstellen- oder Kontenplan zu. Dann übergibt das system die Daten zur internen Verrechnung an das entsprechende SAP-Modul. So kann das Controlling nicht nur Flächennutzungen im Hinblick auf räumliche Kapazitätsplanungen auswerten, sondern auch detaillierte Kosten für die Flächennutzung ermitteln.
Flexibilität auf Marktführer-Niveau
Ein entscheidender Erfolgsfaktor des SAP-Moduls von raum]für[raum ist die außergewöhnlich hohe Konfigurierbarkeit. Die Buchungsplattform lässt sich individuell auf die Anforderungen der Kunden anpassen. Dabei berücksichtigt das System Kostenstellen, Kostenarten und Kontenplänen sowie unternehmensspezifische Regularien und Workflows für die korrekte steuerliche Verbuchung aller Bewirtungsszenarien. Mehr als 90 Prozent aller Kundenanforderungen werden über die Standardparameter konfiguriert, also vollkommen ohne aufwendige Individualentwicklung. Damit eignet sich die Lösung sowohl für mittelständische Organisationen als auch für große Konzerne oder öffentliche Einrichtungen mit komplexen Strukturen.
Innovation, die messbaren Mehrwert schafft
Als Innovationsführer im Bereich Workplace- und Ressourcenmanagement verfolgt raum]für[raum einen visionären Ansatz. Daten sollen nicht nur erfasst, sondern intelligent genutzt werden. Die SAP-Anbindung zeigt eindrucksvoll, wie aus einfachen Raumbuchungen hochwertige und komplexe Finanzinformationen für das Controlling und die Kostenverrechnung entstehen. Die Software automatisiert Prozesse, unterstützt Compliance und schafft Kostentransparenz.
Wer heute Effizienz, Datenqualität und Automatisierung auf höchstem Niveau erwartet, findet in der SAP-Integration von raum]für[raum eine Lösung, die Maßstäbe setzt und den Weg in eine vernetzte Arbeitswelt konsequent weiterdenkt.
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Hinweis: Die verwendeten Bilder wurde zum Teil mit Unterstützung von KI erstellt.