Wie raum]für[raum die Outlook-Integration in die Zukunft geführt hat
Innovation entsteht dort, wo aus Visionen echte Funktionen werden, die den Arbeitsalltag der Nutzer und damit der Unternehmen entscheidend verbessern. Ein Beispiel dafür ist die Entwicklung des COM Add-ins für Outlook und dessen Evolution zum heutigen Web Add-in.
Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen 25 Jahren grundlegend verändert. Nutzer erwarten smarte Lösungen, die ihren Arbeitsalltag erleichtern und sich nahtlos in ihre Softwarelandschaft integrieren. Ein Beispiel dafür ist die Organisation von Terminen, Besprechungen und Meetings. Damit Mitarbeitende das effizient und ohne großen Aufwand erledigen können, muss die damit einhergehende Buchung von Räumen, Ressourcen und Technik möglichst einfach funktionieren.
Eine der wichtigsten technologischen Entwicklungen in der Geschichte von raum]für[raum war deshalb die Entwicklung der Microsoft-Outlook-Integration: schon sehr früh als klassisches COM Add-in, heute als modernes Web Add-in. Diese Entwicklung steht exemplarisch dafür, wie wir Innovationen nutzen, um unseren Kunden eine leistungsfähige und zukunftssichere Lösung zu bieten.
Die Ausgangssituation: Outlook als Terminwerkzeug
So kennen es die meisten Mitarbeitenden aus ihrem Arbeitsalltag – auch heute noch: Um einen Termin zu planen, geht man in Microsoft Outlook. Dort erstellt man einen Termin, legt die Uhrzeit fest und fügt Teilnehmende hinzu. So weit, so gut. Doch man braucht ja auch noch einen Raum. Und Getränke für die Gäste wären auch ganz toll. Schön wäre es zudem, wenn einem vor und nach dem Termin noch ein paar Minuten Puffer zum Vorbereiten und Aufräumen des Besprechungsraums blieben.
Für die Verwaltung moderner Arbeitswelten kommt die Standardfunktionalität von Microsoft schnell an ihre Grenzen. Mit den Bordmitteln von Outlook ist zwar die Terminplanung möglich, eine umfassende Ressourcenbuchung jedoch nicht. Zusätzliche Anforderungen wie das Einplanen von Vor- und Nachbereitungszeiten, die Buchung von Medientechnik oder die Einbindung weiterer Services lassen sich nicht oder lediglich über Behelfslösungen abbilden.
Für Mitarbeitende in Unternehmen und öffentliche Einrichtungen bedeutet dies zusätzlichen organisatorischen Aufwand, häufige manuelle Abstimmungen und Medienbrüche im Organisationsprozess.
Aber geht das alles nicht auch smarter? Doch! Mit raum]für[raum – und das bereits seit 2012!
Mit dem COM Add-in erweitert raum]für[raum Outlook um echte Workplace-Funktionen
Das Credo von raum]für[raum ist es seit eh und je, verschiedene Buchungsprozesse auf einer intelligenten Plattform zu bündeln, miteinander zu verknüpfen und für den Anwender so einfach wie eben möglich zu machen. Die Plattform sorgt dafür, dass aus komplexen technischen Anforderungen ein einfacher und intuitiver Buchungsprozess wird. Bereits 2012 entwickelten wir daher für raum]für[raum ein eigenes COM Add-in für Microsoft Outlook.
Ein COM Add-in (Component Object Model Add-in) ist eine lokal installierte Software-Erweiterung für Microsoft-Anwendungen wie Outlook, Word oder Excel. Es fügt der Anwendung zusätzliche Funktionen hinzu und wird direkt in das Programm integriert.
Bei raum]für[raum ermöglichte das COM Add-in, Outlook um professionelle Workplace Management-Funktionen zu ergänzen. Über Raumpostfächer konnten nun Besprechungsräume direkt mitgebucht werden. Zusätzliche Ressourcen wie Catering, Ausstattung oder weitere Services wurden ebenfalls in den Buchungsprozess integriert. Dies sorgte für deutlich mehr Transparenz und reduzierte den manuellen Abstimmungsaufwand immens.
Mit der zunehmenden Bedeutung hybrider Zusammenarbeit geriet zudem die Einbindung von Konferenztechnik immer mehr in den Fokus. Über technische Benutzer ermöglichte es raum]für[raum, nicht nur Räume und Personen, sondern auch technische Ressourcen in den Buchungsprozess einzubinden. Die technischen Benutzer repräsentierten beispielsweise Videokonferenzsysteme oder Spezialequipment und verfügten über einen eigenen Kalender. Dadurch konnte automatisch geprüft werden, ob die benötigte Technik zum gewünschten Termin verfügbar war. So wurden Doppelbuchungen vermieden und hybride Meetings zuverlässig geplant.
Ein weiterer wesentlicher Mehrwert des COM Add-ins von raum]für[raum gegenüber der Standardlösung von Outlook war die Berücksichtigung von Rüstzeiten. Räume konnten dadurch nicht mehr unmittelbar vor oder nach einer Veranstaltung belegt werden, wenn Vor- oder Nachbereitungen erforderlich waren. Das erhöhte die Planungssicherheit und verbesserte die Steuerung der Raumauslastung.
Warum ein Technologiewechsel notwendig wurde
Doch Technologien entwickeln sich weiter, und auch Microsoft hat die strategische Ausrichtung seiner Office-Plattform in den vergangenen Jahren verändert.
Das ab Mai 2022 eingeführte neue Outlook für Windows zielt darauf ab, die Erweiterbarkeit über alle Plattformen und Systeme zu vereinheitlichen. Dabei setzt Microsoft auf Web-Technologien, um eine stabilere Add-in-Erfahrung zu gewährleisten. Ein Web Add-in ist eine moderne Erweiterung für Microsoft Outlook, die auf Webtechnologien basiert und zentral über Microsoft 365 bereitgestellt wird. Im Gegensatz zu klassischen COM Add-ins ist keine lokale Installation erforderlich.
Mit der Ankündigung, auf moderne Web-Technologien zu setzen und den Support für klassische COM Add-ins schrittweise einzustellen, war klar: Die Zukunft liegt in den webbasierten Erweiterungen.
Für raum]für[raum bedeutete dies die Chance, bewährte Funktionen nicht nur auf eine moderne technologische Basis zu stellen, sondern die Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit der Plattform weiter auszubauen.
Seit 2023: Die neuen Möglichkeiten des raum]für[raum Web Add-ins
Mit dem Web Add-in integriert raum]für[raum seine Workplace Management-Funktionen nahtlos und zukunftssicher in die gewohnte Outlook-Umgebung – und das auf allen Betriebssystemen und Endgeräten. Mitarbeitende können dadurch von überall in einem smarten Buchungsprozess ihre Besprechungen terminieren und die benötigten Ressourcen organisieren.
Darüber hinaus profitieren Anwender und Administratoren von weiteren Vorteilen der modernen Webtechnologien. Das Add-in wird zentral bereitgestellt und nicht mehr lokal auf dem Rechner installiert. Dadurch lässt es sich erheblich einfacher verwalten.
Durch die nahtlose Integration in die Microsoft-Welt erhalten Nutzer neben Outlook auch in Teams und im Copilot Zugriff auf die erweiterten Funktionen von raum]für[raum als professionelles Workplace-Management-System. So verbindet das Web Add-in die einfache Terminplanung mit einer ganzheitlichen Organisation von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Ressourcen und Services und schafft damit einen deutlich höheren Mehrwert als die reine Outlook-Standardbuchung.
25 Jahre Innovation: Wie raum]für[raum Outlook zum Workplace-Management-Hub gemacht hat
Während Outlook nur die reine Terminplanung ermöglicht, hat raum]für[raum zunächst mit seinem COM Add-in und dann mit seinem Web Add-in den Organisations- und Buchungsprozess von Meetings denkbar vereinfacht. Die Add-ins integrieren die umfassenden Möglichkeiten des modernen Workplace-Managements nahtlos in die Microsoft-Welt und damit in die vertrauten Arbeitsprozesse.
Hinweis: Die verwendeten Bilder wurde zum Teil mit Unterstützung von KI erstellt.