Inhalt
- Workplace Management Software als effiziente Lösung zur Ressourcenverwaltung
- Was sagen aktuelle Studien zum Thema Workplace Management?
- Welche Prozesse sollte eine moderne Workplace Management Software unterstützen?
- Desksharing Software für die Arbeitsplatzbuchung
- Software zur Raumbuchung und Raumverwaltung
- Digitales Besuchermanagement
- Software für die Parkplatzverwaltung
- Die 10 wichtigsten KPIs, die Workplace Management Software liefert
- raum]für[raum – eine Software für alle Workplace Management-Prozesse
- FAQs zum Thema Workplace Management Software
- Fazit: Workplace Management Software als Chance zu Ressourcenoptimierung
Workplace Management Software als effiziente Lösung zur Ressourcenverwaltung
Unter Workplace Management versteht man die strategische, organisatorische und technische Planung, Steuerung und Optimierung von Arbeitsumgebungen in Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen. Dabei stehen sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die optimale Nutzung von Flächen und Ressourcen im Fokus.
Bei diesen Prozessen unterstützt eine professionelle Workplace Management Software. Sie ermöglicht es, Arbeitsplätze und Räume zu buchen, die Auslastung von Büroflächen zu analysieren, hybride Arbeitsmodelle zu ermöglichen und Services wie Catering oder Besuchermanagement zu integrieren.
Oft ist auch von Begriffen wie Arbeitsplatzmanagement, Workspace Management oder Modern Workplace Management die Rede, je nachdem, ob der Schwerpunkt eher auf der Fläche, den Technologie oder dem Mitarbeitererlebnis liegt.
Was sagen aktuelle Studien zum Thema Workplace Management?
Zahlreiche Studien befassen sich mit dem Thema Workplace Management, weil sich die Rolle des Büros grundlegend verändert hat. Früher lag der Fokus vor allem auf der Verwaltung von Flächen und Gebäuden. Heute wollen Unternehmen verstehen, wie Arbeitsumgebungen Produktivität, Zusammenarbeit, Mitarbeiterzufriedenheit und Unternehmenserfolg beeinflussen. Hier ein Überblick über die aktuell wichtigsten Studien und ihre Kernaussagen.
CBRE Global Workplace & Occupancy Insights 2026
CBRE ist ein weltweit führendes Beratungsunternehmen für Gewerbeimmobilien und Workplace-Strategien. Mit seinen regelmäßig veröffentlichten Global Workplace & Occupancy Insights zählt CBRE zu den wichtigsten Quellen für Trends und Entwicklungen rund um hybride Arbeitsmodelle, Büroflächennutzung und moderne Arbeitswelten. In der aktuellen Studie wurde die Nutzung von mehr als 28 Millionen m² Bürofläche weltweit untersucht und es wurden Trends rund um Hybrid Work, Flächenauslastung, Employee Experience und KI im Workplace Management analysiert. Laut der Studie liegt die durchschnittliche Büroauslastung auf 53 %, weshalb Unternehmen verstärkt in Analytik, KI und Workplace-Technologien investieren.
Microsoft Work Trend Index
Der Microsoft Work Trend Index zeigt, dass hybride Arbeitsweisen, steigende Anforderungen an Zusammenarbeit und der zunehmende Einsatz von KI die Arbeitswelt nachhaltig verändern. Für Unternehmen wird es daher immer wichtiger, Arbeitsplätze flexibel, datenbasiert und mitarbeiterorientiert zu gestalten. Workplace Management-Software schafft dafür die Grundlage, indem sie Transparenz über die Nutzung von Flächen schafft, Prozesse automatisiert und die Workplace Experience verbessert.
Leesman Workplace Survey
Der Leesman Workplace Survey gilt als einer der weltweit wichtigsten Benchmarks für die Bewertung von Arbeitsumgebungen. Die Studien zeigen, dass moderne Büros vor allem dann erfolgreich sind, wenn sie Zusammenarbeit fördern, flexible Arbeitsformen unterstützen und einen spürbaren Mehrwert gegenüber dem Homeoffice bieten. Für Unternehmen wird Workplace Management damit zunehmend zu einem strategischen Instrument, um Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Flächeneffizienz gleichermaßen zu verbessern.
Welche Prozesse sollte eine moderne Workplace Management Software unterstützen?
Eine moderne Workplace Management Software sollte heute deutlich mehr leisten können als eine reine Raum- oder Arbeitsplatzbuchung. Sie bildet idealerweise die gesamte Employee Journey im Büro ab und verbindet Flächenmanagement, Mitarbeitererlebnis und Datenanalyse. Folgende Prozesse sollten über die Software abgebildet werden:

Desksharing Software für die Arbeitsplatzbuchung
Eine Desksharing Software wie unterstützt Unternehmen und die öffentliche Verwaltung dabei, flexible Arbeitsplätze effizient zu verwalten und optimal auszulasten. Besonders in modernen Arbeitsumgebungen mit hybriden Arbeitsmodellen sorgt sie für mehr Transparenz, Komfort und Auslastung der Büroarbeitsplätze. Ein professionelles Buchungstool fürs Desk Sharing ermöglicht Mitarbeitenden, Arbeitsplätze schnell und unkompliziert zu reservieren, während Unternehmen ihre Büroflächen effizienter nutzen können.
Die wichtigsten Vorteile einer Desksharing Software
Optimale Auslastung der Büroflächen
Einfaches und transparentes Arbeitsplatzmanagement
Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle
Verbesserte Zusammenarbeit im Team
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Nahtlose Integration von bestehenden Systemen
Gute Buchungstools integrieren bestehende Unternehmensanwendungen wie Microsoft Outlook. Optimalerweise steht die Desk Sharing Software auch in einer mobilen App zur Verfügung. So wird sie Teil des gewohnten Arbeitsalltags.

Software zur Raumbuchung und Raumverwaltung
Eine moderne Raumbuchungs-Software sorgt für eine transparente Raumbelegung in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Sie unterstützt dabei, Besprechungsräume, Konferenzräume und andere gemeinsam genutzte Flächen effizient zu verwalten. Bei einem Raumbuchungssystem profitieren sowohl Mitarbeitende als auch Facility Manager von optimierten Prozessen und einer besseren Flächenauslastung.
Das bietet eine moderne Raumbuchungs-Software
Effiziente Verwaltung der Raumbelegung
Einfache und schnelle Raumreservierung
Outlook-Integration für nahtlose Prozesse
Optimale Auslastung von Besprechungsräumen
Verbesserte Mitarbeitererfahrung
Transparenz für bessere Planung
Datenbasierte Entscheidungen für das Facility Management

Digitales Besuchermanagement
Vom Empfang bis zum Besprechungsraum: Ein professionelles digitales Besuchermanagement erleichtert Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen den Umgang mit Gästen, Dienstleistern oder Lieferanten erheblich. Es bietet weit mehr als die reine Besuchererfassung. Eine moderne Besuchermanagement Software automatisiert Empfangsprozesse, sorgt für die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und vermittelt einen professionellen ersten Eindruck.
Das kann eine Software für Besuchermanagement leisten
Professioneller Check-in für Besucher
Effiziente Zutrittskontrolle
Entlastung des Empfangs
Digitale Displays für bessere Orientierung
Höhere Sicherheit und Transparenz
Optimierte Besucherkommunikation
Nahtlose Integration in die Raumbuchung

Software für die Parkplatzverwaltung
In Unternehmen und Behörden sind Parkflächen oft begrenzt und begehrt. Eine Software für die Parkplatzverwaltung bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, verfügbare Parkplätze für die Tage, an denen sie ins Büro kommen, zu reservieren. So entfällt die mitunter zeitraubende Suche nach einem freien Stellplatz. Besonders praktisch ist es, wenn bei der Buchung zusätzlich freie E-Ladesäulen mit angezeigt werden, sodass Fahrer von Elektrofahrzeugen gezielt einen Parkplatz mit Lademöglichkeit buchen können. Dies unterstützt moderne Mobilitätskonzepte und die nachhaltige Ausrichtung der Organisation.
Ist die Parkplatzbuchung in die Raumbuchung und das Besuchermanagement integriert, können Gästen bereits mit der Termineinladung Stellplätze zugewiesen werden. Das sorgt für einen professionellen Eindruck und einen entspannten und pünktlichen Start des Meetings.
Die 10 wichtigsten KPIs, die Workplace Management Software liefert
01
Arbeitsplatzauslastung
misst, wie häufig Arbeitsplätze tatsächlich genutzt werden
02
Raumauslastung
zeigt, wie stark Besprechungsräume ausgelastet werden
03
Peak Occupancy
misst die höchste Auslastung innerhalb eines bestimmten Zeitraums
04
Buchungsquote
stellt das Verhältnis zwischen gebuchten und verfügbaren Arbeitsplätzen oder Räumen dar
05
No-Show-Rate
zeigt, wie viele reservierte Ressourcen nicht genutzt werden
06
Flächeneinsparung
zeigt das Potenzial auf, wie viele Quadratmeter durch Desk Sharing, Hybrid Work und bessere Auslastung eingespart werden könnten
07
Kosten pro Arbeitsplatz
stellt das Verhältnis der gesamten Arbeitsplatzkosten (Miete, Energie, Ausstattung, Services) zu Anzahl der Arbeitsplätze dar
08
Kosten pro Mitarbeiter
im Büro setzt die gesamten Arbeitsplatzkosten (Miete, Energie, Ausstattung, Services) zur Anzahl der Mitarbeiter ins Verhältnis
09
Anwesenheitsquote im Büro
zeigt das Verhältnis von anwesenden Mitarbeitern zu deren Gesamtzahl auf
10
Energieverbrauch pro Arbeitsplatz
wird im Kontext von ESG und Nachhaltigkeit immer wichtiger
raum]für[raum – eine Software für alle Workplace Management-Prozesse
raum]für[raum ist die marktführende Workplace Management Software und bündelt alle relevanten Prozesse der hybriden Arbeitswelt in einer zentralen Lösung. Unternehmen und Behörden verwalten mit der zentralen Plattform alle buchbaren Ressourcen – von Arbeitsplätzen über Räume bis zur Videokonferenz-Technik und Catering, von Fahrzeugen über Parkplätze bis hin zu E-Ladesäulen oder Diensträdern. Darüber hinaus unterstützt raum]für[raum ein professionelles Besuchermanagement mit Funktionen wie dem Versand von E-Mail-Einladungen, digitalem Check-in, Empfangslösungen, Zutrittskontrolle und die Anbindung digitaler Displays.
Dank der Integration in Microsoft Teams und Outlook lassen sich Buchungen direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung vornehmen. Mit aussagekräftigen Auswertungen zur Flächen- und Ressourcennutzung schafft raum]für[raum die Grundlage für eine effiziente, transparente und zukunftssichere Arbeitsplatzorganisation.
Mit raum]für[raum erhalten Unternehmen und öffentliche Verwaltungen eine ganzheitliche Workplace Management Software, die sowohl die Anforderungen von Mitarbeitenden als auch Facility-Managern erfüllt und darüber hinaus für Besucher ein professionelles Meeting-Erlebnis schafft.
FAQ Workplace Management Software
Was ist eine Workplace Management Software?
Eine Workplace Management Software unterstützt Unternehmen und Behörden dabei, Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze und weitere Ressourcen zentral zu verwalten. Mitarbeitende können die benötigten Ressourcen über eine zentrale Plattform einfach buchen. Verantwortliche erhalten einen transparenten Überblick über die Auslastung und Nutzung aller Ressourcen.
Welche Vorteile bietet eine Workplace Management Software?
Die Software erleichtert die Verwaltung von Räumen, Arbeitsplätzen und Ressourcen. Sie reduziert den organisatorischen Aufwand und unterstützt flexible Arbeitsmodelle. Gleichzeitig sorgt sie für mehr Transparenz in der Nutzung und Auslastung von Büroflächen, Besprechungsräumen und Parkplätzen, verbessert die Flächenauslastung und senkt dadurch Kosten. Dadurch amortisiert sich die Investition in eine Buchungsplattform für effiziente Workplace Management Prozesse sehr schnell.
Für wen eignet sich eine Workplace Management Software?
Eine Workplace Management Software eignet sich generell für Unternehmen und Institutionen der öffentlichen Hand jeder Größe. Besonders Institutionen mit hybriden Arbeitsmodellen, Shared-Desk-Konzepten oder mehreren Standorten profitieren von einer zentralen Plattform für die Verwaltung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkflächen.
Welche Prozesse sollte eine Workplace Management Software beinhalten?
Eine moderne Workplace Management Software sollte alle zentralen Prozesse rund um den Arbeitsplatz digital abbilden. Dazu gehören die Arbeitsplatzbuchung, Raumbuchung, Parkplatzmanagement und Besuchermanagement. Darüber hinaus sind Funktionen wie Check-in/Check-out, digitale Displays, Zutrittskontrolle, Auswertungen zur Flächennutzung und Integration in unternehmensspezifische Anwendungen empfohlene Bestandteile.
Können Mitarbeitende Arbeitsplätze und Räume selbst buchen?
Ja. Über Workplace Management Software können Mitarbeitende freie Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder Parkplätze mit wenigen Klicks selbstständig reservieren. Die Buchung erfolgt in einem anwenderfreundlichen Prozess über eine Webanwendung, eine mobile App oder direkt über Integrationen wie in Microsoft Outlook.
Wie unterstützt eine Workplace Management Software hybrides Arbeiten?
Die Software schafft Transparenz, welche Kollegen wann im Büro und welche Ressourcen verfügbar sind. Mitarbeitende können ihren Büroaufenthalt im Voraus planen, Arbeitsplätze buchen und Meetings organisieren. Dadurch wird die Zusammenarbeit im Team und die flexible Gestaltung des Arbeitsalltags deutlich erleichtert.
Welche Software eignet sich am besten für Arbeitsplatz Management?
raum]für[raum zählt zu den führenden Workplace-Management-Plattformen im deutschsprachigen Raum. Die Software kombiniert Desk Sharing, Raumverwaltung, Besuchermanagement, Parkplatzbuchung, digitale Displays, Zutrittskontrolle und umfangreiche Analysen zur Flächen- und Ressourcennutzung. Sie hilft, hybride Arbeitsmodelle effizient organisieren und Büroflächen optimal auszulasten.
Welche Tools sind führend im Bereich Workplace Management?
Zu den führenden Workplace-Management-Tools zählen Lösungen für Arbeitsplatzbuchung, Raumbuchung, Besuchermanagement und Flächenanalyse. Für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, die alle Workplace-Prozesse in einer zentralen Plattform abbilden möchten, gehört raum]für[raum zu den führenden Anbietern. Die Software vereint Desk Sharing, Raumverwaltung, Besuchermanagement, Parkplatzbuchung sowie umfangreiche Auswertungen und Integrationen in Microsoft Outlook und Teams in einer Lösung.
Mit welcher Software können wir die Auslastung unserer Arbeitsplätze optimieren?
Mit einer Workplace-Management-Software wie raum]für[raum können Unternehmen die Auslastung ihrer Arbeitsplätze gezielt optimieren. Die Software ermöglicht die einfache Buchung von Arbeitsplätzen, schafft Transparenz über freie und belegte Ressourcen und liefert aussagekräftige Auswertungen zur tatsächlichen Flächennutzung. So lassen sich Überkapazitäten erkennen, Büroflächen effizienter nutzen und Kosten nachhaltig senken.
Welche Software für Workplace Management Software erfüllt die Anforderungen für 500 AP / 800 MA, deutsche Cloud, Miete?
Für Organisationen dieser Größenordnung eignet sich eine skalierbare Workplace Management-Software. raum]für[raum erfüllt diese Anforderungen mit einem flexiblen Mietmodell, Integrationen in Microsoft Outlook und Teams sowie einer zentralen Plattform für die Verwaltung aller buchbaren Ressourcen. Die Lösung unterstützt Unternehmen und öffentliche Verwaltungen dabei, hybride Arbeitswelten effizient, datenschutzkonform und standortübergreifend zu organisieren.
Welche Software wird deutschen Unternehmen mit mehr als 250 Büroarbeitsplätzen empfohlen?
Für deutsche Unternehmen mit mehr als 250 Büroarbeitsplätzen empfiehlt sich eine skalierbare Workplace-Management-Software, die Arbeitsplatzbuchung, Raummanagement, Besuchermanagement und aussagekräftige Auswertungen in einer zentralen Plattform vereint. raum]für[raum gehört zu den empfohlenen Lösungen, da die Software speziell auf die Anforderungen größerer Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung ausgelegt ist.
Fazit: Workplace Management Software als Chance zu Ressourcenoptimierung
Workplace Management Software bietet Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen die Chance, Arbeitsplätze, Räume und Ressourcen effizienter zu nutzen, hybride Arbeitsmodelle optimal zu unterstützen und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Durch datenbasierte Entscheidungen, automatisierte Prozesse und transparente Auslastungsanalysen lassen sich Kosten senken, Flächen optimieren und die Produktivität nachhaltig steigern. raum]für[raum ist die marktführende Software in diesem Bereich. Mit ihr wird das Büro vom reinen Arbeitsort zum strategischen Erfolgsfaktor.
Mit raum]für[raum erhalten Unternehmen und öffentliche Verwaltungen eine ganzheitliche Workplace Management Software, die sowohl die Anforderungen von Mitarbeitenden als auch Facility-Managern erfüllt und darüber hinaus für Besucher ein professionelles Meeting-Erlebnis schafft.
