Konkretes Einsparpotential durch hybride Officemodelle – Beispiel aus einem aktuellen Kundenprojekt
Im vorherigen Beitrag haben wir gezeigt, welches Einsparpotenzial hybride Arbeitsmodelle bei Büroflächen und Mietkosten bieten.
Wenn wir aktuelle Projekte aus der Praxis anschauen ist zu erkennen, dass sich Einsparungen bei hybriden Officemodellen nicht nur bei Flächen, sondern auch bei Arbeitsplatzkosten realisieren lassen.
Die Ausgangssituation: Klassisches Büromodell
Im aktuellen Unternehmen:
- 50 Mitarbeitende
- 2 Standorte mit insgesamt 570 m²
- 1:1 Zuordnung (jeder Mitarbeitende hat einen festen Schreibtisch)
Die Kosten pro Arbeitsplatz wurden kalkuliert mit:
- 299,59 € pro Monat
→ 3.595,02 € pro Jahr
Damit ergeben sich Gesamtkosten von:
- 50 × 3.595,02 € = 179.751 € pro Jahr
Der entscheidende Faktor: Flexible Nutzung von Arbeitsplätzen
Im Zuge der Einführung hybrider Officemodelle wurde das Arbeitsplatzkonzept angepasst. Durch den Einsatz von raum]für[raum wurde Desk Sharing im Unternehmen effizient umsetzbar und so Arbeitsplatzkosten reduziert.
Statt fester Arbeitsplätze nutzt das Unternehmen nun:
- 50 Mitarbeitende
- 33 Schreibtische
- Sharing-Quote: 0,66
Daraus ergibt sich:
Mehrere Mitarbeitende teilen sich die Arbeitsplätze – nicht alle sind gleichzeitig vor Ort.
Die neue Kostenstruktur
Durch die reduzierte Anzahl an benötigten Arbeitsplätzen verändern sich in der Folge die Kosten direkt:
- 33 × 3.595,02 € = 118.636 € pro Jahr
Das Ergebnis: Konkrete Einsparungen der Arbeitsplatzkosten im Alltag
Der direkte Vergleich zeigt somit:
- 61.115 € weniger Arbeitsplatzkosten pro Jahr
- 1.222 € Ersparnis pro Mitarbeitenden jährlich
Einordnung: Wo entstehen diese Einsparungen?
Im Unterschied zum ersten Beispiel (Flächen- und Mietkosten) entstehen die Einsparungen hier durch:
- weniger benötigte Arbeitsplätze
- geringere Investitionen in Ausstattung
- reduzierte laufende Kosten pro Arbeitsplatz
Hybride Arbeit zeigt also auf mehreren Ebenen direkten und konkreten wirtschaftlichen Benefit.
Herausforderung: Organisation geteilter Arbeitsplätze
Auch hier gilt:
Diese Einsparungen entstehen nicht automatisch.
Ohne klare Organisation führt Desk Sharing schnell zu:
- Unsicherheit bei der Arbeitsplatzverfügbarkeit
- ineffizienter Nutzung trotz reduzierter Anzahl
- erhöhtem Abstimmungsaufwand im Team
Die Lösung: Intelligente Steuerung von Arbeitsplätzen
Mit raum]für[raum sind Arbeitsplätze, die von mehreren Personen genutzt werden, optimal und effizient organisiert.
Zentrale Plattform für alle Ressourcen
- Arbeitsplätze
- Besprechungsräume
- Parkplätze
- weitere Services
werden somit in einer Lösung gebündelt.
Transparente Nutzung im Alltag
Mitarbeitende sehen dadurch:
- verfügbare Arbeitsplätze
- Buchungssituationen
- relevante Regeln und Berechtigungen
in Echtzeit.
Struktur statt Abstimmungschaos
Buchungen, Verfügbarkeiten und Regeln werden zentral gesteuert. in der Folge sind sie nachvollziehbar für alle Beteiligten.
Skalierbarkeit: Der Effekt wächst mit dem Unternehmen
Das Beispiel zeigt Einsparungen bei 50 Mitarbeitenden.
👉 Der entscheidende Vorteil: Je größer die Organisation, desto stärker wirken somit die Effekte.
Hinweis zur Einordnung
Die dargestellten Werte basieren auf einem konkreten Kundenprojekt mit und somit auf:
- einer Desk-Sharing-Quote von 0,66
- durchschnittlichen Arbeitsplatzkosten von 299,59 € pro Monat
Je nach Ausstattung, Branche und Unternehmensstruktur können die tatsächlichen Werte daher variieren.
Fazit
Hybride Arbeitsmodelle schaffen nicht nur theoretische Einsparpotenziale – sie wirken direkt im operativen Alltag.
Neben reduzierten Flächenkosten lassen sich auch Arbeitsplatzkosten signifikant senken.
Unternehmen, die ihre Arbeitsplätze intelligent organisieren und digitale Tools einsetzen, profitieren somit von:
- geringeren Kosten
- effizienterer Nutzung von Ressourcen
- höherer Flexibilität
- besserer Planbarkeit
raum]für[raum macht dieses Potenzial daher im Alltag nutzbar und steuerbar.