„Wir suchen eine SaaS-Lösung.“ – Meinen wir das wirklich?
SaaS ist nicht gleich SaaS. Und genau das erleben wir in der Praxis immer wieder.
Viele Unternehmen starten ihre Ausschreibung mit einer klaren Vorgabe: „Wir suchen eine SaaS-Lösung.“ Doch sobald man tiefer in die technischen Anforderungen eintaucht, zeigt sich häufig ein anderes Bild. Plötzlich stehen Themen wie Private Cloud, Customizinganpassungen oder individuelle Service-Level im Raum – Anforderungen, die mit einem klassischen Standard-SaaS-Modell nicht vereinbar sind.
In unserer neuen Reihe „Behind the Scenes“ werfen wir einen Blick hinter die Kulissen realitätsnaher Projektverläufe. Aus zwei Perspektiven: der des Kunden und der von mediaDIALOG. Denn erst wenn beide Seiten wirklich verstanden werden, entsteht eine Lösung, die langfristig passt.
Den Anfang macht ein Szenario, das wir so oder in ähnlicher Form immer wieder erleben:
Gesucht wurde SaaS. Benötigt wurde etwas ganz anderes.
Kunde
„Wir wollen eine SaaS-Lösung. Ganz einfach.“
Seit der Einführung von Mobile Work und flexiblen Arbeitsmodellen ist die Situation in unserem Unternehmen zunehmend unübersichtlich geworden. Wer arbeitet wann im Büro? Welche Arbeitsplätze sind verfügbar? Wo finden Teams spontan einen Besprechungsraum? Und warum werden Räume gebucht, aber anschließend doch nicht genutzt?
Nach vielen internen Diskussionen stand schließlich fest: Wir brauchen eine professionelle Buchungssoftware für Arbeitsplätze, Besprechungsräume und perspektivisch auch für weitere Ressourcen wie Parkplätze oder Firmenfahrzeuge.
Die verschiedenen Teams und Fachabteilungen wurden gebeten, ihre Anforderungen in einer gemeinsamen Anforderungsliste zusammenzutragen. Diese soll den ausgewählten Anbietern zur Verfügung gestellt werden – einerseits, um sicherzustellen, dass alle relevanten Anforderungen sauber definiert sind, andererseits, um die Auswahl der Software objektiv und nachvollziehbar treffen zu können.
Eine Entscheidung stand allerdings schon ganz am Anfang fest: Als modernes und innovatives Unternehmen wollen wir selbstverständlich eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) einsetzen. Punkt.
Entsprechend wurde im Auswahlprozess großer Wert darauf gelegt, ausschließlich Anbieter zu berücksichtigen, die dieses Betriebsmodell unterstützen.
Das Anforderungsprofil ist inzwischen finalisiert. Die Themen der einzelnen Fachabteilungen wurden strukturiert, konsolidiert und in einer umfangreichen Excel-Datei aufbereitet. Diese erhalten nun alle Unternehmen auf der Longlist mit der Bitte, die jeweiligen Anforderungen produktspezifisch zu beantworten.
mediaDIALOG
SaaS? Oder vielleicht eher Private Cloud? Oder doch lieber OnPrem?
Manche Anfragen machen einfach besonderen Spaß.
Nicht, weil sie besonders einfach sind – sondern weil man merkt, dass sich der Interessent im Vorfeld intensiv mit seiner Aufgabenstellung beschäftigt hat. Ein sauber ausgearbeitetes Pflichtenheft, klar strukturierte Anforderungen und die erkennbare Vorbereitung verschiedener Fachabteilungen zeigen: Hier wurde bereits viel Arbeit investiert.
Genau das schafft die beste Grundlage für einen offenen fachlichen Austausch auf Augenhöhe. Gleichzeitig wird schnell deutlich, wo die eigentlichen Herausforderungen liegen und welcher konkrete Bedarf hinter dem Projekt steckt. Und genau dort setzen wir an: Gemeinsam mit dem Interessenten die beste Lösung zu finden, die wirklich zu seinen Anforderungen passt.
Gesucht wird eine SaaS-Lösung für die Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen. Perspektivisch sollen auch Firmenfahrzeuge und Parkplätze integriert werden.
Wir starten mit der Beantwortung der Anforderungen und holen für spezielle Themen Kolleginnen und Kollegen aus Entwicklung, Projektmanagement und IT hinzu.
Und dann passiert das, was wir in der Praxis erstaunlich häufig erleben.
Ganz oben in der Ausschreibung steht:
„Wir suchen eine SaaS-Lösung.“
Klingt zunächst eindeutig.
Beim genaueren Lesen der technischen Anforderungen zeigt sich jedoch ein anderes Bild:
- Betrieb der Lösung in der unternehmenseigenen Infrastruktur oder einer Private Cloud.
- Single Sign-on (SSO) soll ausschließlich über die bestehende unternehmensinterne Authentifizierung erfolgen.
- Ein externer Identity Provider steht nicht zur Verfügung.
- Technologien wie Microsoft Entra ID oder SAML können nicht genutzt werden.
Moment mal.
Die Konsequenz ist klar erkennbar: Ein klassisches Multi-Tenant-SaaS-Modell kommt unter diesen Rahmenbedingungen nicht infrage. Stattdessen sprechen die technischen Anforderungen eher für eine dedizierte Betriebsform – beispielsweise in einer Private Cloud oder als On-Premises-Installation.
Mit anderen Worten:
Gesucht wurde „SaaS“ – tatsächlich gebraucht wird jedoch eine abweichende Betriebsform.
Und genau an dieser Stelle zeigt sich, warum IT-Projekte oft komplexer sind, als es die ersten Seiten einer Ausschreibung vermuten lassen.
Kunde
Die ausgefüllten Anforderungslisten sind von den angeschriebenen Anbietern zurückgekommen. Nach einer intensiven Auswertung haben es drei Unternehmen auf die Shortlist geschafft.
Die ersten beiden Präsentationen verlaufen professionell und überzeugend. Nun folgt die Vorstellung von raum]für[raum.
Routine. Struktur. Alle Anforderungen aus dem Pflichtenheft werden erfüllt. Und häufig sogar auf mehreren unterschiedlichen Wegen.
Das spricht für viel Erfahrung.
Doch im letzten Drittel der Präsentation, als gemeinsam die IT-Anforderungen besprochen werden, sagt das Team von mediaDIALOG:
„Mit einem klassischen Standard-SaaS werden sich Ihre Anforderungen so nicht umsetzen lassen.“
Etwas irritierte Blicke im Raum.
Der IT-Verantwortliche erwidert:
„Die beiden anderen Anbieter haben gesagt, das sei überhaupt kein Problem.“
Die Antwort von mediaDIALOG:
„Das mag sein. Standard-SaaS bedeutet jedoch in der Regel, dass viele Unternehmen dieselbe Plattform gemeinsam nutzen. Individuelle Infrastrukturvorgaben oder spezielle Authentifizierungsszenarien lassen sich dort oft nicht oder nur sehr eingeschränkt abbilden. Ihre Anforderungen sprechen jedoch eine andere Sprache.“
Anschließend werden uns die verschiedenen Betriebsmodelle von raum]für[raum vorgestellt und anhand anschaulicher Infrastruktur-Schaubilder verständlich erläutert. Plötzlich wird deutlich, welche Auswirkungen unsere Anforderungen tatsächlich auf den späteren Betrieb der Lösung haben.
Zum ersten Mal haben wir das Gefühl, nicht zwischen vorgegebenen Möglichkeiten wählen zu müssen, sondern aus verschiedenen, technisch sauber durchdachten Betriebsmodellen genau das auswählen zu können, das zu unserer IT-Strategie und unseren organisatorischen Rahmenbedingungen passt.
Die Präsentation endet nicht mit einer Produktempfehlung, sondern mit einer fundierten Entscheidungsgrundlage. Wir nehmen die verschiedenen Optionen mit, ziehen uns intern zur Beratung zurück – und können nun bewusst die Betriebsform wählen, die wir wirklich wollen.
Andere Lösungen haben feste Grenzen. raum]für[raum bietet die Freiheit, das Betriebsmodell an unsere Anforderungen anzupassen.
mediaDIALOG
Deshalb raum]für[raum – weil wir uns Ihrer Realität anpassen.
Im weiteren Verlauf der Präsentation bestätigt sich unser erster Eindruck aus der Analyse des Pflichtenhefts. Die Anforderungen des Interessenten gehen deutlich über ein klassisches Standard-SaaS-Modell hinaus.
Jetzt beginnt für uns der eigentliche und zugleich spannendste Teil unserer Arbeit. Denn nun geht es nicht mehr darum, ein Produkt zu präsentieren, sondern gemeinsam mit dem Kunden die technisch und organisatorisch passende Betriebsform zu finden.
Wir nehmen uns die Zeit, die unterschiedlichen Möglichkeiten verständlich zu erklären und ihre Auswirkungen transparent aufzuzeigen. Denn erst wenn alle Optionen auf dem Tisch liegen, kann der Kunde eine fundierte Entscheidung treffen.
Und plötzlich wird aus einem vermeintlichen „SaaS-Projekt“ eine auf den Kunden zugeschnittene und für ihn perfekt passende Lösung.
raum]für[raum bietet genau diese Flexibilität:
- Standard-SaaS
- Kundenspezifisches SaaS
- Hosting in hochsicheren Rechenzentren der Telekom Public Cloud
- Dedizierte Kundenumgebungen
- Private-Cloud-Betrieb
- Vollständigen On-Premises-Betrieb
- Hybride Szenarien
Je nach Datenschutzanforderungen, IT-Strategie oder Konzernvorgaben kann die passende Betriebsform gewählt werden.
Und wer sich zusätzlich auch nicht um Betrieb und Administration kümmern möchte, nutzt einfach unseren All-inclusive-Betriebsservice – inklusive technischer Betreuung und administrativer Konfiguration.
Nicht die Ausschreibung bestimmt die Lösung.
Die tatsächlichen Anforderungen tun es.
Kunde
Nach der letzten Präsentation fällt die Entscheidung überraschend schnell – und sie fällt einstimmig.
Natürlich hat uns raum]für[raum funktional überzeugt. Vor allem aber hat uns die Art der Beratung begeistert. Während des gesamten Prozesses standen wir mit unseren individuellen Anforderungen im Mittelpunkt. Es ging nie darum, uns eine Standardlösung zu verkaufen, sondern gemeinsam herauszufinden, welche Betriebsform und welche Konfiguration wirklich zu uns passen.
Die Expertise des Teams war dabei in jeder Phase spürbar. Technische Zusammenhänge wurden verständlich erklärt, verschiedene Optionen transparent aufgezeigt und deren Auswirkungen nachvollziehbar dargestellt. Das gab uns die Sicherheit, eine fundierte Entscheidung treffen zu können – und am Ende genau die Lösung zu erhalten, die unseren Anforderungen heute und auch in Zukunft gerecht wird.
Rückblickend war für uns genau das das beste Preis-Leistungs-Verhältnis: nicht einfach die günstigste oder naheliegendste Lösung, sondern diejenige, die unsere Prozesse optimal unterstützt und gleichzeitig die notwendige Flexibilität für zukünftige Entwicklungen bietet.
Jetzt haben wir kein „einfaches SaaS“.
Sondern unser ganz persönliches, maßgeschneidertes SaaS.
„SaaS gesucht. Flexibilität gebraucht. Genau deshalb: raum]für[raum.“
Die Realität ist oft komplexer als die Ausschreibung.
Gut, wenn die Software sich an die Anforderungen anpasst – und nicht umgekehrt.