Um eine neue Software sicher in Ihrem Unternehmen einzuführen, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie nutzen die Variante On-Premises und verwalten Ihre Daten und Prozesse im eigenen Haus. Oder Sie setzen auf Cloud-Hosting und lassen die neue Software auf externen Servern installieren. Der wesentliche Unterschied der beiden Varianten besteht also darin, an welchem Ort sich die Software befindet – welche Vor- und Nachteile die beiden Varianten noch bieten, können Sie hier nachlesen:

On-Premises

Beim On-Premises Hosting werden alle Server und Hardware-Komponenten physisch in den Unternehmensräumlichkeiten installiert und gewartet. Das bedeutet, dass Sie die volle Kontrolle über Ihre Infrastruktur und Sicherheit haben. Sie können Ihre eigenen Server, Speichersysteme und Netzwerkinfrastruktur nutzen, um die Software in Ihren eigenen Rechenzentren oder Serverräumen zu hosten. Dadurch haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Daten und Systeme in sicheren Händen sind. Mit On-Premises sind Sie selbst für die Verwaltung, Wartung und Sicherheit Ihrer IT-Infrastruktur verantwortlich. Das beinhaltet die Durchführung von Updates, Reparaturen an der Hardware, regelmäßige Datensicherungen und die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien. Sie haben die volle Kontrolle über jeden Aspekt Ihrer IT-Umgebung und können sicherstellen, dass Ihre Systeme den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Allerdings kann die Skalierung von On-Premises-Systemen eine Herausforderung darstellen. Aufgrund begrenzter physischer Ressourcen und Kosten kann es kompliziert sein, mit dem Wachstum Ihrer Anforderungen Schritt zu halten. Wenn Ihr Unternehmen expandiert und mehr Ressourcen benötigt, müssen möglicherweise zusätzliche Hardwarekomponenten gekauft und installiert werden. Dies kann zusätzliche Investitionen erfordern, um sicherzustellen, dass Ihre Infrastruktur den steigenden Anforderungen gerecht wird.

Unternehmen, die sich für On-Premises Hosting entscheiden, müssen in die Anschaffung und Pflege von Hardware sowie Software investieren. Diese Investitionen erfordern in der Regel beträchtliche Kapitalausgaben, um sicherzustellen, dass die IT-Infrastruktur auf dem neuesten Stand ist und reibungslos funktioniert. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die laufenden Betriebskosten bei effizienter Nutzung der IT-Infrastruktur im Vergleich niedriger ausfallen können als bei der Nutzung von Cloud-Diensten. Dies kann dazu beitragen, die anfänglichen Investitionskosten zu kompensieren und langfristig Kosten zu sparen.

Besonders in Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen bietet das On-Premises Hosting klare Vorteile. Durch die lokale Speicherung und Verarbeitung sensibler Daten können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Kontrolle über ihre Daten behalten und diese gemäß den geltenden Vorschriften schützen.

Cloud-Hosting

Cloud-Hosting bezieht sich auf die Bereitstellung von IT-Ressourcen und Diensten über das Internet. Dies ermöglicht es Unternehmen, virtuelle Server und andere Infrastrukturkomponenten von einem Cloud-Service-Anbieter verwalten zu lassen. Diese Services werden von Drittanbietern in großen, weit verteilten Rechenzentren bereitgestellt.

Ein großer Vorteil von Cloud-Hosting-Anbietern ist, dass sie in der Regel nur die tatsächlich genutzten Ressourcen berechnen. Dadurch haben Unternehmen eine präzise Kostenkontrolle und vermeiden Ausgaben für ungenutzte Kapazitäten. Darüber hinaus ermöglicht Cloud-Hosting eine flexible Skalierung der Ressourcen, je nach Bedarf. Wenn der Bedarf steigt, können Unternehmen schnell zusätzliche Rechenleistung, Speicherplatz oder andere Ressourcen hinzufügen. Und wenn der Bedarf wieder abnimmt, können diese Ressourcen unkompliziert reduziert werden. Dies bietet Unternehmen eine hohe Flexibilität und Effizienz. Sicherheitsupdates, Skalierungsoptionen und die Überwachung der Software werden teilweise auch von den Cloud-Hosting-Anbietern über gesonderte, verwaltete Dienste zur Verfügung gestellt. Unternehmen müssen sich also nicht selbst um diese technischen Aspekte kümmern, sondern können ihre Aufmerksamkeit weiterhin ihrem Kerngeschäft widmen.

Darüber hinaus betreiben Cloud-Hosting-Anbieter in der Regel mehrere Rechenzentren an verschiedenen geografischen Standorten. Dies erhöht die Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit, da Daten und Anwendungen auf verschiedene Server und Standorte verteilt werden können. Cloud-Hosting-Dienste sind über das Internet zugänglich, was die Zusammenarbeit und den Zugriff von verschiedenen Standorten aus erleichtert. Dies ist besonders vorteilhaft für dezentrale Teams und Remote-Arbeitsumgebungen. Natürlich ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen über eine gute Internetverbindung verfügt, um die Vorteile von Cloud-Hosting voll auszuschöpfen.

Es gibt verschiedene Arten von Cloud-Hosting-Diensten, darunter Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS). IaaS stellt grundlegende Infrastrukturkomponenten wie virtuelle Maschinen, Speicher und Netzwerke zur Verfügung. PaaS bietet eine Plattform für die Entwicklung und Bereitstellung von Anwendungen, während SaaS vollständige Anwendungen über die Cloud bereitstellt, die in der Regel über einen Webbrowser zugänglich sind.

In der Regel können Cloud-Server und Ressourcen in wenigen Minuten oder Stunden bereitgestellt werden, im Gegensatz zu den längeren Bereitstellungszeiten bei physischen Servern.

Fazit

Die Variante On-Premises bietet Ihnen volle Kontrolle und volle Verantwortung, indem raum]für[raum auf internen Servern vor Ort in Ihrem Unternehmen gehostet wird. Beim Cloud-Hosting können Sie diese Verantwortung abgeben und unsere Software in der Cloud sichern – auch hier steht die Sicherheit Ihrer Daten natürlich an oberster Stelle, weshalb wir ausschließlich auf deutsche Rechenzentren setzen. Sie unterliegen ebenfalls den deutschen Gesetzen, was Ihren Daten zusätzlichen Schutz gewährt.

Die Wahl zwischen On-Premises und Cloud-Hosting hängt von den spezifischen Anforderungen, Zielen und Ressourcen Ihres Unternehmens ab. Wir bei mediaDIALOG verstehen, dass jedes Unternehmen einzigartig ist und unterschiedliche Bedürfnisse hat. Deshalb bieten wir Ihnen beim Hosting von raum]für[raum beide Optionen an, damit Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Variante auswählen können. Wir verstehen auch, dass die Entscheidung zwischen On-Premises und Cloud-Hosting eine wichtige ist und gut durchdacht sein sollte. Unser Team steht Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen zu unterstützen. Wir bieten Ihnen umfassende Beratung und Hilfestellung, um sicherzustellen, dass Sie die bestmögliche Entscheidung treffen. Über das Kontaktformular können Sie sich direkt mit uns in Verbindung setzen.

Desk Sharing kann sich für Unternehmen in verschiedenen Situationen lohnen. Wir stellen Ihnen hier einige Szenarien vor, bei denen der Einsatz bzw. die Einführung von Desk Sharing besonders vorteilhaft ist:

Desk Sharing lohnt sich bei:

• Flexiblen Arbeitsmodellen:
  Wenn Ihr Unternehmen eine Vielzahl von Arbeitsmodellen unterstützt, wie z.B. Homeoffice, Remote Work, Mobile Office, Teilzeitbeschäftigung oder projektbasierte Arbeit, ist Desk Sharing eine effiziente Möglichkeit, die begrenzte Bürofläche optimal zu nutzen.
• Saisonaler Arbeitslasten:
  Wenn Ihr Unternehmen mit saisonalen Schwankungen in der Arbeitslast zutun hat, kann dies von Desk Sharing profitieren. In Spitzenzeiten können zusätzliche Arbeitsplätze bereitgestellt werden, während sie in ruhigeren Zeiten eingespart werden können.
• Kostenreduzierung:
  Desk Sharing kann helfen, die Kosten für Miete, Ausstattung und Betrieb von Büroflächen zu senken, da weniger Platz pro Mitarbeitenden benötigt wird.
• Förderung der Flexibilität:
  Wenn Mitarbeitende oft unterwegs sind oder an verschiedenen Standorten arbeiten, bietet Desk Sharing die Flexibilität, sich an verschiedenen Orten niederzulassen.
• Förderung der Zusammenarbeit:
  Wenn Ihr Unternehmen die Zusammenarbeit und Interaktion zwischen Mitarbeitenden fördern möchten, kann Desk Sharing dazu beitragen, Barrieren zwischen Abteilungen oder Teams abzubauen.
• Vereinfachung von Expansion:
  Ihr Unternehmen kann in Wachstumsphasen mit Desk Sharing leichter neue Mitarbeitende einstellen, ohne sofort zusätzliche Büroflächen mieten zu müssen.

Fazit

Es ist wichtig zu beachten, dass Desk Sharing nicht für jedes Unternehmen oder jede Branche geeignet ist. Manche Tätigkeiten erfordern fest zugeordnete Arbeitsplätze, damit Mitarbeitende Ihre Aufgaben effizient erledigen können. Auch die Unternehmenskultur und die Präferenzen der Mitarbeitenden spielen eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung für Desk Sharing.

Vor der Einführung von Desk-Sharing-Modellen sollte eine gründliche Analyse der spezifischen Anforderungen des Unternehmens durchgeführt werden, um festzustellen, ob diese Arbeitsweise tatsächlich sinnvoll ist und wie sie am besten implementiert werden kann.

„Die Arbeitswelt befindet sich in einem starken Wandel“. Diese pauschale Aussage hat auch vor der Pandemie bereits breite Zustimmung erhalten. Getroffene Sicherheitsmaßnahmen haben diesen Wandel allerdings in unerwartetem Maße beschleunigt und sogar in Bereichen stattfinden lassen, bei denen diese Entwicklung sonst mit Sicherheit noch lange hätte auf sich warten lassen.

Was bedeutet das für unsere Arbeitswelten? Was hat sich bereits gewandelt, was wird sich weiterhin wandeln und welche Herausforderungen und Chancen ergeben sich dadurch?

Bei mediaDIALOG stehen wir tagtäglich mit unseren Kunden in Kontakt zu Themen rund um die digitale Verwaltung Ihrer Büro- und Arbeitsflächen. Dementsprechend interessant gestaltet sich speziell die Zeit seit März 2020 für uns. Während zuvor überwiegend die optimale Verwaltung der Besprechungs- und Konferenzräume im Fokus unserer Kunden stand und flexible Arbeitsplätze eher Ausnahme als Regel waren, haben sich die Prioritäten zunächst stark verschoben. Dem Großteil der Bürobelegschaft wurde binnen kürzester Zeit nach Möglichkeit die Option im Homeoffice zu arbeiten angeboten. Die Büroauslastung konnte dadurch deutlich reduziert werden, Mindestabstände wurden eingehalten und der Geschäftsbetrieb wurde auch mit einem großen Anteil an Homeoffice aufrechtgehalten.

Einige Unternehmen taten sich leicht, da vereinzelte Homeoffice-Tage bereits vorab möglich waren und die technische Infrastruktur somit bereits eingerichtet war. In anderen Unternehmen wurde hingegen ein Kaltstart vollzogen, der hier und da noch etwas holprig verlief, schlussendlich aber zu überwiegend positiven Ergebnissen führte.

Homeoffice in der Zeit vor, während und nach der Pandemie

Eine Bitkom-Studie vom 08. Dezember 2020 unterstreicht, dass Berufstätige im Corona-bedingten Homeoffice überwiegend positive Erfahrungen gemacht haben und auch nach der Pandemie flexibel arbeiten möchten. Zu diesem Zeitpunkt arbeiten mehr als 10 Millionen Menschen ausschließlich im Homeoffice.

Die Mehrheit der Arbeitnehmenden empfindet das Homeoffice dabei als positiv. So fühlen sich 80 Prozent der Befragten weniger gestresst, da bspw. der zeitaufwändige Arbeitsweg komplett entfällt. Hinzu kommen die positiven Aspekte der besseren Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben. Nicht unerwähnt sollte aber auch bleiben, dass es weiterhin Mitarbeitende gibt, die den Arbeitstag weiterhin im Büro verbringen. Zum Teil weil das Unternehmen eine starke Präsenzkultur vorsieht, zum geringen Teil aber auch aus privaten Motiven (z.B. strikte Trennung von privatem und beruflichem).

Festhalten lässt sich anhand dieser Befragung jedenfalls, dass Homeoffice vor allem seitens der Arbeitnehmenden geschätzt wird, was sich letztlich auch in der Zufriedenheit und somit der Arbeitsmoral widerspiegeln dürfte.

Bedeutet dies nun, dass wir alle nach Möglichkeit dauerhaft im Homeoffice arbeiten sollten?

Für den ein oder anderen mag dies zutreffen, der Großteil der im Homeoffice arbeitenden Mitarbeitenden wird in den vergangenen Monaten allerdings trotz virtueller Meetings per Videokonferenz festgestellt haben, dass die soziale Komponente des Berufslebens zum Teil gelitten hat und gerade neuen Mitarbeitenden fällt die Einbindung in das soziale Berufsleben ohne persönlichen Kontakt vor Ort meist schwerer.

Bedeutung für moderne Arbeitswelten

Deutlich wird, dass die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten in den meisten Unternehmen auch nach der Pandemie nicht mehr die exotische Ausnahme darstellt, sondern vielmehr die Regel, die mehr oder weniger stark ausgeprägt sein wird. Hybrid-Office wird sich zur gelebten Realität etablieren. Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Konzentration und Ruhe erfordern, können bspw. sehr gut und effizient im Homeoffice erledigt werden, während der Austausch in Projektgruppen, sowie die soziale Bindung besser vor Ort im Büro aufrechtgehalten werden kann. An diesem Punkt wenden sich viele Kunden an uns, da mit dieser Erkenntnis meist auch eine Umgestaltung der bestehenden Arbeitsfläche einhergeht.

Der Status Quo spiegelt sich häufig in fest zugewiesenen Arbeitsplätzen/Schreibtischen wider, die nun aber nur noch tageweise genutzt werden und an Homeoffice-Tagen ungenutzt leer stehen. Eine nachhaltigere Flächennutzung wird meist durch flexible Arbeitsplätze erreicht. Bei üblichen Quoten zwischen 0,5 und 0,8 kann dadurch die Anzahl an Schreibtischen im Unternehmen deutlich reduziert werden. Freigewordene Fläche kann dabei entweder zu Kosteneinsparungen (Abmieten bestehender Gebäude/Etagen/Büros) beitragen oder im Sinne einer kollaborierten Arbeitswelt umgestaltet werden.

Desk Sharing oder auch Flex Desk oder Hot Desking genannt, ist ein Arbeitskonzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern sich je nach Bedarf einen verfügbaren Schreibtisch suchen und für eine Tag oder länger buchen. Je nach Einsatz, Größe und Anforderungen eines Desk Sharing Projektes, hat diese Arbeitsweise sowohl Vor- als auch Nachteile. Einige davon möchten wir hier gerne aufzeigen.

Vorteile von Desk Sharing

• Effiziente Nutzung von Ressourcen:
  Da nicht jeder Mitarbeiter einen festen Platz benötigt, können Unternehmen Büroflächen besser auslasten. Das spart Kosten für Miete und Betrieb.
• Förderung der Flexibilität:
  Mitarbeiter können je nach Aufgabe und persönlichen Präferenzen den Arbeitsplatz wählen. Das kann die Kreativität und Produktivität fördern.
• Förderung der Zusammenarbeit:
  Durch die häufige räumliche Nähe zu verschiedenen Kollegen kann die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams verbessert werden.
• Platz für temporäre Mitarbeiter:
  Unternehmen, die oft mit Freiberuflern oder Projektteams arbeiten, können so flexibel Arbeitsplätze zur Verfügung stellen.

Nachteile von Desk Sharing

• Mangelnde persönliche Bindung
  Das Fehlen eines festen Arbeitsplatzes kann das Gefühl der Zugehörigkeit und Identifikation mit dem Unternehmen beeinträchtigen. Die Best-Buddy Funktion von raum]für[raum lässt niemanden alleine. Hiermit findet man immer und schnell den Arbeitsplatz in der Nähe von den Lieblingskolleg:innen.
• Logistische Herausforderungen
  Es bedarf einer effizienten Verwaltung, um sicherzustellen, dass genügend Arbeitsplätze verfügbar sind und die Ausstattung (z.B. Computer, Telefon) funktioniert.
• Zeit für die Suche nach einem Platz
  Ohne eine funktionierende und einfache Software kann es zeitaufwändig sein, einen freien Arbeitsplatz zu finden, insbesondere zu Stoßzeiten. raum]für[raum bietet hier eine einfache und schnelle Lösung.
• Potenzielle Ablenkungen
  In offenen Büroumgebungen kann es schwierig sein, sich zu konzentrieren, da Gespräche und Bewegungen anderer Mitarbeiter stören können.
• Herausforderungen bei der Teambindung
  Wenn Teams häufig wechselnde Arbeitsplätze nutzen, kann die regelmäßige Interaktion und Bindung zwischen den Teammitgliedern erschwert sein. Mit der Funktion “Teamflächen” und der Personensuche von raum]für[raum gibt es dieses Problem nicht mehr.

Fazit

Insgesamt bietet Desk Sharing die Möglichkeit, Ressourcen effizienter zu nutzen und die Flexibilität und die Selbstbestimmung der Mitarbeiter zu fördern. Jedoch müssen auch die Herausforderungen in Bezug auf die Arbeitsplatzorganisation und die Mitarbeiterbindung berücksichtigt werden. Die optimale Umsetzung hängt von der Art der Arbeit und den Bedürfnissen der Mitarbeiter ab. Und von der richtigen Software. Mit raum]für[raum haben Sie das perfekte Unterstützung für die Umsetzung Ihrer Desk Sharing Projekte. Ein Plus für alle Mitarbeitenden und das Unternehmen.