Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert und Unternehmen müssen sich diesen Veränderungen anpassen. Ein Schlüsselaspekt der modernen Arbeitsplatzgestaltung ist das Desk Sharing, bei dem Arbeitsplätze flexibel genutzt werden können. Hierbei spielen Etagenpläne eine entscheidende Rolle, um die Arbeitsumgebung in der Desk Sharing Software übersichtlich und nutzerfreundlich darzustellen. 

So müssen Etagenpläne sein!

Optisch ansprechend

Etagenpläne sind oft der erste Eindruck, den Mitarbeitende von ihrer Arbeitsumgebung erhalten. Daher ist die ästhetische Gestaltung von großer Bedeutung. Ein visuell ansprechender Etagenplan kann die Mitarbeitenden dazu ermutigen, die Software aktiv zu nutzen und sich auf die Suche nach einem passenden Arbeitsplatz zu begeben.

Schnell zu erfassen

Zeit ist ein wertvolles Gut, und niemand möchte sie damit verschwenden, sich mit komplizierten Etagenplänen auseinanderzusetzen. Die Nutzerfreundlichkeit steht im Vordergrund, weshalb Etagenpläne schnell erfassbar sein müssen. Eine klare Darstellung und intuitive Navigation ermöglichen es Mitarbeitenden, in Sekundenschnelle den passenden Arbeitsplatz zu finden.

Einfach in der Handhabung

Komplexität sollte nicht die Nutzung beeinträchtigen. Etagenpläne sollten darauf ausgelegt sein, leicht bedienbar zu sein. Mitarbeitende sollten mit wenigen Klicks den gewünschten Arbeitsplatz finden und buchen können. Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend, um die Akzeptanz und Nutzung der Software zu fördern.

Mit detaillierten Informationen

Um die richtige Wahl bei der Arbeitsplatzsuche zu treffen, benötigen Mitarbeitende detaillierte Informationen zu den Flexplätzen. Etagenpläne sollten daher nicht nur eine Übersicht über alle buchbaren Arbeitsplätze im Unternehmen bieten, sondern auch den Zugriff auf wichtige Details wie Standort, Ausstattung und Verfügbarkeit der Arbeitsplätze bieten. Diese Informationen helfen Mitarbeitenden dabei, den für sie besten Arbeitsplatz an allen Standorten auszuwählen.

Optimiert für Ladezeiten

In der schnelllebigen Geschäftswelt ist Zeit ein entscheidender Faktor. Daher sollten Etagenpläne so konzipiert sein, dass sie optimale Ladezeiten bieten. Unnötige Verzögerungen bei der Anzeige von Informationen sollten vermieden werden, um den reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Individuell anpassbar

Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seine eigenen Anforderungen an Etagenpläne. Daher sollte in der Desk Sharing Software die Möglichkeit geboten werden, die eigenen Etagenpläne hochzuladen. Die einen mögen es detailreich, bunt und in 3D, während andere besser mit schlichten 2D-Plänen zurechtkommen. Auch jeder Standort sollte seine eigenen Pläne einbinden können. Eine Begrenzung auf einen Stil von Etagenplänen sollte vermieden werden.

Desk Sharing mit raum]für[raum

In unserer Anwendung sind Etagenpläne nicht nur optisch ansprechend und einfach zu handhaben, sondern bieten Unternehmen auch die Flexibilität, wichtige Details jederzeit eigenständig hinzuzufügen oder zu ändern. Durch die sogenannten “Point-of-Interests”, können Feuerlöscher, Fluchtwege, Toiletten, Aufzüge, Küchen etc. jederzeit mühelos per Drag-and-Drop hinzugefügt oder verschoben werden.

Falls Sie mit Ihrem Architekten-Grundriss nicht zufrieden sind, bieten wir Ihnen einen Etagenplan-Service an. Unsere Kreationsabteilung setzt auf Wunsch individuelle Designvorstellungen um, um sicherzustellen, dass Etagenpläne nicht nur funktional und barrierefrei, sondern auch ästhetisch ansprechend sind.

Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen und wie sie die Zukunft der Arbeit gestalten können.

„Die Arbeitswelt befindet sich in einem starken Wandel“. Diese pauschale Aussage hat auch vor der Pandemie bereits breite Zustimmung erhalten. Getroffene Sicherheitsmaßnahmen haben diesen Wandel allerdings in unerwartetem Maße beschleunigt und sogar in Bereichen stattfinden lassen, bei denen diese Entwicklung sonst mit Sicherheit noch lange hätte auf sich warten lassen.

Was bedeutet das für unsere Arbeitswelten? Was hat sich bereits gewandelt, was wird sich weiterhin wandeln und welche Herausforderungen und Chancen ergeben sich dadurch?

Bei mediaDIALOG stehen wir tagtäglich mit unseren Kunden in Kontakt zu Themen rund um die digitale Verwaltung Ihrer Büro- und Arbeitsflächen. Dementsprechend interessant gestaltet sich speziell die Zeit seit März 2020 für uns. Während zuvor überwiegend die optimale Verwaltung der Besprechungs- und Konferenzräume im Fokus unserer Kunden stand und flexible Arbeitsplätze eher Ausnahme als Regel waren, haben sich die Prioritäten zunächst stark verschoben. Dem Großteil der Bürobelegschaft wurde binnen kürzester Zeit nach Möglichkeit die Option im Homeoffice zu arbeiten angeboten. Die Büroauslastung konnte dadurch deutlich reduziert werden, Mindestabstände wurden eingehalten und der Geschäftsbetrieb wurde auch mit einem großen Anteil an Homeoffice aufrechtgehalten.

Einige Unternehmen taten sich leicht, da vereinzelte Homeoffice-Tage bereits vorab möglich waren und die technische Infrastruktur somit bereits eingerichtet war. In anderen Unternehmen wurde hingegen ein Kaltstart vollzogen, der hier und da noch etwas holprig verlief, schlussendlich aber zu überwiegend positiven Ergebnissen führte.

Homeoffice in der Zeit vor, während und nach der Pandemie

Eine Bitkom-Studie vom 08. Dezember 2020 unterstreicht, dass Berufstätige im Corona-bedingten Homeoffice überwiegend positive Erfahrungen gemacht haben und auch nach der Pandemie flexibel arbeiten möchten. Zu diesem Zeitpunkt arbeiten mehr als 10 Millionen Menschen ausschließlich im Homeoffice.

Die Mehrheit der Arbeitnehmenden empfindet das Homeoffice dabei als positiv. So fühlen sich 80 Prozent der Befragten weniger gestresst, da bspw. der zeitaufwändige Arbeitsweg komplett entfällt. Hinzu kommen die positiven Aspekte der besseren Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben. Nicht unerwähnt sollte aber auch bleiben, dass es weiterhin Mitarbeitende gibt, die den Arbeitstag weiterhin im Büro verbringen. Zum Teil weil das Unternehmen eine starke Präsenzkultur vorsieht, zum geringen Teil aber auch aus privaten Motiven (z.B. strikte Trennung von privatem und beruflichem).

Festhalten lässt sich anhand dieser Befragung jedenfalls, dass Homeoffice vor allem seitens der Arbeitnehmenden geschätzt wird, was sich letztlich auch in der Zufriedenheit und somit der Arbeitsmoral widerspiegeln dürfte.

Bedeutet dies nun, dass wir alle nach Möglichkeit dauerhaft im Homeoffice arbeiten sollten?

Für den ein oder anderen mag dies zutreffen, der Großteil der im Homeoffice arbeitenden Mitarbeitenden wird in den vergangenen Monaten allerdings trotz virtueller Meetings per Videokonferenz festgestellt haben, dass die soziale Komponente des Berufslebens zum Teil gelitten hat und gerade neuen Mitarbeitenden fällt die Einbindung in das soziale Berufsleben ohne persönlichen Kontakt vor Ort meist schwerer.

Bedeutung für moderne Arbeitswelten

Deutlich wird, dass die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten in den meisten Unternehmen auch nach der Pandemie nicht mehr die exotische Ausnahme darstellt, sondern vielmehr die Regel, die mehr oder weniger stark ausgeprägt sein wird. Hybrid-Office wird sich zur gelebten Realität etablieren. Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Konzentration und Ruhe erfordern, können bspw. sehr gut und effizient im Homeoffice erledigt werden, während der Austausch in Projektgruppen, sowie die soziale Bindung besser vor Ort im Büro aufrechtgehalten werden kann. An diesem Punkt wenden sich viele Kunden an uns, da mit dieser Erkenntnis meist auch eine Umgestaltung der bestehenden Arbeitsfläche einhergeht.

Der Status Quo spiegelt sich häufig in fest zugewiesenen Arbeitsplätzen/Schreibtischen wider, die nun aber nur noch tageweise genutzt werden und an Homeoffice-Tagen ungenutzt leer stehen. Eine nachhaltigere Flächennutzung wird meist durch flexible Arbeitsplätze erreicht. Bei üblichen Quoten zwischen 0,5 und 0,8 kann dadurch die Anzahl an Schreibtischen im Unternehmen deutlich reduziert werden. Freigewordene Fläche kann dabei entweder zu Kosteneinsparungen (Abmieten bestehender Gebäude/Etagen/Büros) beitragen oder im Sinne einer kollaborierten Arbeitswelt umgestaltet werden.