Kosteneinsparung durch hybride Arbeitsmodelle: Effizienz steigern und smarter organisieren
Der Wandel hin zu hybriden Arbeitswelten ist in vielen Unternehmen längst gelebter Alltag. Damit kommen immer neue Herausforderungen auf Unternehmen zu: die vorhandenen Büroflächen neu und gesamtheitlich zu denken. Wirtschaftlich, flexibel und bedarfsgerecht.
Ein zentraler Hebel ist dabei die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen im Unternehmen.
Die Ausgangssituation
In klassischen Bürokonzepten wird jedem Mitarbeitenden ein fester Arbeitsplatz zugeordnet.
Das führt somit zu einem durchschnittlichen Flächenbedarf von:
- 16,7 m² pro Mitarbeitenden
Mit der fortschreitenden Etablierung hybrider Arbeitsmodelle verändert sich dieses Bild jedoch deutlich. Denn Mitarbeitende arbeiten im Wechsel zwischen Büro und Homeoffice. In der Folge werden viele Arbeitsplätze oft nicht genutzt und stehen leer.
Der entscheidende Faktor: Die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen
Moderne und effiziente Arbeitsplatzkonzepte setzen deshalb auf die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen und Schreibtischen.
Dabei ist die 1:1 Nutzung (also die starre Zuordnung von einer Person zu einem Arbeitsplatz) nicht mehr gegeben. Somit können mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz nutzen.
Ein typischer Wert in New-Work-Umgebungen liegt daher bei:
- 0,65 Arbeitsplätze pro Mitarbeitenden
Wichtig dabei ist, je niedriger dieser Wert ist, umso mehr Menschen nutzen einen Platz. Daher wird die intelligente Steuerung, wie raum]für[raum sie bietet umso wichtiger.
Die Auswirkungen auf den Flächenbedarf
In der Folge reduziert diese veränderte Nutzung den tatsächlichen Flächenbedarf erheblich.
Daraus ergibt sich unter Berücksichtigung von flexibler Arbeitsplatznutzung (mit einer Desk-Sharing-Quote von 0,65):
- Eingesparte Fläche pro Mitarbeitenden: rund 7,0 m²
Konkretes Einsparpotenzial im Unternehmen lässt sich wie folgt berechnen:
Bei einer durchschnittlichen Büromiete von:
- 30 € pro m² / Monat
→ 360 € pro m² / Jahr
ergibt sich somit folgende Rechnung:
- 7,0 m² weniger Fläche × 360 € = ca. 2.520 € Ersparnis pro Mitarbeitenden jährlich
Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden bedeutet das in der Folge:
👉 Über 125.000 € Einsparpotenzial an Büromiete pro Jahr durch hybride Arbeitsmodelle
Hinweis zur Einordnung
Die dargestellten Einsparpotenziale basieren auf typischen Durchschnittswerten für Büroflächen und Mietkosten sowie einer Desk-Sharing-Quote von 0,65. Deshalb können die tatsächlichen Werte je nach Standort, Branche und konkretem Nutzungskonzept variieren.
Herausforderung: Organisation hybrider Arbeitswelten
Diese Einsparungen entstehen jedoch nicht automatisch. Vielmehr sind sie das Ergebnis von intelligenter Steuerung und transparenter Information.
Deshalb entstehen ohne diese klaren Strukturen schnell:
- ungenutzte Flächen und Ressourcen
- fehlende Transparenz über Verfügbarkeiten
- hoher Abstimmungsaufwand im Team
Der wirtschaftliche Vorteil hybrider Arbeit hängt somit ursächlich davon ab, wie intelligent Unternehmen ihre Ressourcen im Alltag organsieren.
Die Lösung: Intelligentes Flächen- und Ressourcenmanagement
Mit raum]für[raum lassen sich hybride Arbeitsmodelle daher nicht nur planen, sondern effizient im Alltag in allen Bereichen umsetzen.
Zentrale Buchungsplattform für alle Standorte
In der Folge bündelt raum]für[raum alle Büroflächen und Ressourcen in einem System – unabhängig vom Standort.
Flexible Abbildung aller Ressourcen
- Arbeitsplätze
- Besprechungsräume
- Parkplätze
- Fahrzeuge
- technische Ausstattung
- Dienstleistungen
Alles ist individuell konfigurierbar und skalierbar – und berücksichtigt somit insbesondere die unterschiedlichen Rollen und Rechte von Mitarbeitenden. Denn nicht jeder darf automatisch immer und überall alles sehen und nutzen. Diese granulare Konfiguration ermöglicht – einmal eingerichtet – folglich den gewünschten und reibungslosen Ablauf im Alltag.
Transparente und effiziente Steuerung – raum]für[raum zentral steuert
- Buchungen
- Verfügbarkeiten
- Freigaben
- Regeln und Berechtigungen
Damit ist dies für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Fazit
Hybride Arbeitsmodelle bieten ein enormes wirtschaftliches Potenzial – vorausgesetzt, sie werden konsequent um- und eingesetzt.
Unternehmen, die bereits ihre Flächen intelligent organisieren und raum]für[raum einsetzen, profitieren daher gleich mehrfach:
- geringere Kosten
- höhere Flexibilität
- bessere Auslastung
- zufriedenere Mitarbeitende
Damit macht raum]für[raum diese Transformation nicht nur möglich, sondern messbar und steuerbar.