Was ist eine Desk Sharing Software und warum lohnt sie sich für Unternehmen und Behörden?
Für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen wird die effiziente Nutzung von Büroflächen immer wichtiger. Denn Hybride Arbeitsmodelle, wechselnde Anwesenheiten im Büro und steigende Anforderungen an Flexibilität machen starre Arbeitsplatzkonzepte zunehmend unpraktisch. Da die Organisation hybriden Arbeitens komplex ist, bildet eine Desk Sharing Software die Grundlage für die moderne Arbeitsplatzorganisation. Sie ermöglicht die einfache Reservierung von Arbeitsplätzen und schafft gleichzeitig Transparenz über die Auslastung von Büroflächen. Somit können Organisationen ihre Ressourcen optimal nutzen, in der Folge Kosten senken und ihren Mitarbeitenden zugleich eine flexible und zeitgemäße Arbeitsumgebung bieten.
Der folgende Blog-Beitrag gibt Antworten auf die Fragen, was eine Desk Sharing Software ist und warum sie sich für Unternehmen und Behörden löhnt.
Inhalt
- Was genau ist Desk Sharing eigentlich?
- Diese Erkenntnisse liefern aktuelle Studien zum Thema Desk Sharing
- Warum Unternehmen eine Desk Sharing Software benötigen
- Workplace Analytics & Desk Sharing Software: Die 5 wichtigsten KPIs
- Diese Einsparungen sind durch Desk Sharing konkret möglich
- Heikle Themen im Desk Sharing: IT, Datenschutz und Sicherheit
- Praxis-Tipp: Checkliste für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen
- Weitere wichtige Kriterien für die Auswahl eines Desk Sharing Tools
- raum]für[raum – die Nr. 1 Desk Sharing Software in Deutschland
- So funktioniert Desk Sharing mit raum]für[raum
- Change Management: Wie die Einführung von raum]für[raum gelingt
- FAQs zum Thema Desk Sharing Software
- Fazit: Mit Desk Sharing Software zu effizienten Büroflächen, messbaren Einsparungen und zufriedenen Mitarbeitenden
Begriffsdefinition
Desk Sharing bezeichnet ein Konzept, bei dem Mitarbeitende im Büro keinen fest zugewiesenen Schreibtisch mehr haben. Sie reservieren und nutzen freie Arbeitsplätze je nach Bedarf. Dieses Modell unterstützt flexible Arbeitsformen wie hybrides Arbeiten und ermöglicht eine effizientere Nutzung vorhandener Büroflächen.
Im Deutschen sind sowohl die Schreibweisen Desk Sharing als auch Desk-Sharing oder Desksharing erlaubt. Als Synonyme und verwandte Begriffe können die Bezeichnungen Shared Desk, Desk Booking oder Flex Desk verwendet werden.
Synonyme Bergiffe
Auch der Begriff Hot Desking wird häufig synonym angewendet. Dennoch gibt es einen entscheidenden Unterschied: Beim Desk Sharing werden Arbeitsplätze meist über eine Software reserviert und geplant, während Hot Desking auf der spontanen Nutzung freier Schreibtische basiert.
Folglich setzen Unternehmen und öffentliche Einrichtungen zunehmend auf eine Desk Sharing Software, um die Flexibilität hybrider Arbeitsmodelle mit einer zuverlässigen Arbeitsplatzplanung zu verbinden.
Aktuelle Studien zum Thema Desk Sharing
Zahlreichen Arbeitsplatz- und New-Work-Studien beschäftigen sich mit dem Thema Desk Sharing. Dabei stehen vor allem drei Fragestellungen im Fokus: Können Unternehmen Kosten senken? Steigt die Produktivität? Wie wirkt sich das Konzept auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus? Die Studienergebnisse zeigen, dass Desk Sharing viele Vorteile bietet, sofern es durch klare Regeln, geeignete Arbeitsumgebungen und eine funktionale Software unterstützt wird.
Kostensenkung durch effizientere Flächennutzung
Laut dem CBRE Global Workplace & Occupancy Insights Report hat die Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle dazu geführt, dass Unternehmen ihre Büroflächen effizienter nutzen und ihren Flächenbedarf reduzieren. Folglich sank im internationalen Durchschnitt die Bürofläche pro Mitarbeitenden um 22%, während die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen um 30% zunahm. Die durchschnittliche Auslastung der Büros liegt in vielen Organisationen daher inzwischen deutlich unter der verfügbaren Kapazität. Desk Sharing gilt deshalb als wirksames Instrument, um vorhandene Flächen zu reduzieren und somit im Ergebnis Miet-, Energie- und Betriebskosten zu senken.
Produktivitätssteigerung durch moderne Arbeitsumgebungen
Die Forschung zeigt, dass die Produktivität nicht vom festen Schreibtisch abhängt.Sie ist vielmehr das Ergebniss von der Qualität der Arbeitsumgebung. Untersuchungen von Leesman belegen beispielsweise, dass moderne Büros als Orte für Zusammenarbeit, Wissensaustausch und Meetings genutzt werden. Demzufolge sehen 70% der befragten Unternehmen die Förderung von Zusammenarbeit als wichtigste Funktion des Büros an. Gleichzeitig wir Desk Sharing häufig mit Activity-Based-Working-Konzepten kombiniert. Flexible Arbeitsumgebungen fördern und verbessern die unterschiedlichen Arbeitsaktivitäten. Letzlich entsteht Produktivitätssteigerungt durch die Kombination aus Desk Sharing, geeigneten Räumen und moderner Arbeitsplatztechnologie.
Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität
Die Auswirkungen von Desk Sharing auf die Mitarbeiterzufriedenheit müssen differenziert betrachtet werden. Positiv bewerten dabei viele Beschäftigte die größere Flexibilität und die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz je nach Aufgabe oder Team auszuwählen. Gleichzeitig weisen wissenschaftliche Untersuchungen darauf hin, dass Desk Sharing neue organisatorische Anforderungen schafft. Insbesondere fehlende Regeln oder unzureichende Reservierungsmöglichkeiten können zu Unsicherheiten und Konflikten führen. Eine klare Arbeitsplatzorganisation und digitale Buchungslösungen sind daher entscheidend für die Akzeptanz des Konzepts.
Warum Unternehmen eine Desk Sharing Software benötigen
Die Studienlage zeigt, dass Unternehmen und öffentliche Einrichtungen beim Desk Sharing von geringeren Flächenkosten, einer effizienteren Büronutzung und einer besseren Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle profitieren.
Allerdings funktioniert Desk Sharing nur dann erfolgreich, wenn jederzeit Transparenz über verfügbare Arbeitsplätze und anwesende Kolleginnen und Kollegen besteht. Für diese Übersicht sorgt eine Desk Sharing Software, indem sie die Arbeitsplatzverwaltung digitalisiert und hybride Arbeitsmodelle effizient organisiert.
Das sollte eine moderne Desk Sharing Software leisten
Eine Desk Sharing Software ist weit mehr als ein digitales Buchungstool. Sie bildet die Grundlage für eine effiziente Flächenverwaltung, unterstützt hybride Arbeitsmodelle, reduziert Kosten und verbessert die Mitarbeitererfahrung. Deshalb ist sie für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen ein zentraler Baustein moderner Arbeitsplatzkonzepte.
Arbeitsplätze einfach reservieren
Ohne digitale Unterstützung ist das Chaos am Arbeitsplatz schnell perfekt: Mitarbeitende wissen nicht, welche Schreibtische frei sind oder müssen sich erst mit Kollegen absprechen. Mit einer entsprechenden Software lassen sich die Arbeitsplätze jedoch bequem über eine Desk Sharing App oder den Web-Browser reservieren. Das schafft Planungssicherheit und verhindert Doppelbelegungen.
Büroflächen effizient nutzen
Schwankende Anwesenheitsquoten erschweren in vielen Organisationen die Büroplanung. Während an einzelnen Tagen Arbeitsplätze knapp werden, bleiben sie an anderen ungenutzt. Aussagekräftige Nutzungsanalysen schaffen die notwendige Datengrundlage für fundierte Entscheidungen, beispielsweise für Investitionen in Büroflächen oder deren Umgestaltung.
Kosten gezielt senken
Studien belegen, dass hybride Arbeitsmodelle, bei denen Arbeitsplätze von mehreren Mitarbeitenden genutzt werden, den Flächenbedarf deutlich reduzieren. Unternehmen können entsprechende Daten nutzen, um Miet-, Energie- und Betriebskosten zu senken und zudem Büroflächen effizienter zu nutzen.
Hybrides Arbeiten unterstützen
Zwischen Homeoffice, Büro und mobilen Arbeitsorten zu wechseln, gehört heute zum Alltag vieler Beschäftigter. Insbesondere transparente Anwesenheits- und Belegungsinformationen erleichtern die Koordination von Bürotagen und gemeinsamen Teammeetings.
Zusammenarbeit aktiv fördern
Wer weiß, wann Kolleginnen und Kollegen im Büro sind, kann gezielt Arbeitsplätze in ihrer Nähe buchen. So werden Abstimmungen einfacher und persönliche Begegnungen und die Zusammenarbeit gefördert.
Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen
Beschäftigten akzeptieren Desk Sharing deutlich besser, wenn die Arbeitsplatzsuche unkompliziert funktioniert. Eine benutzerfreundliche Buchungslösung schafft Transparenz, reduziert Unsicherheiten und sorgt für eine positive Nutzererfahrung. So zeigen beispielsweise Studien zu modernen Arbeitsumgebungen, dass gute Arbeitsplatzorganisation ein wesentlicher Faktor für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist.
Workplace Analytics & Desk Sharing Software: Die 5 wichtigsten KPIs
1.
Arbeitsplatz-Auslastung
Die Arbeitsplatzauslastung zeigt, wie stark vorhandene Arbeitsplätze genutzt werden. Sie wird in Prozent angegeben. Die Kennzahl weist darauf hin, ob Büroflächen optimal genutzt werden oder Überkapazitäten bestehen.
2.
Sharing Ratio
Unter Sharing Ratio versteht man das Verhältnis von Mitarbeitenden zu verfügbaren Arbeitsplätzen. Die Kennzahl unterstützt bei der Planung, welche Büroflächen benötigt werden und was die optimale Anzahl an Arbeitsplätzen ist.
3.
No-Show-Rate
Anhand der No-Show-Rate erkennt man, wie viele gebuchte Arbeitsplätze nicht genutzt wurden. Moderne Desk Sharing Lösungen setzen auf Check-in-Funktionen oder automatische Freigabe nicht genutzter Plätze.
4.
Flächenkosten pro Mitarbeiter
Diese Kennzahl gibt an, wie viel die Bereitstellung von Bürofläche pro Mitarbeitendem kostet. Durch Desk Sharing kann die benötigte Fläche oft reduziert werden, wodurch dieser Wert in der Folge sinkt.
5.
Mitarbeiter-Zufriedenheit
Eine integriertes und intuitiv zu bedienendes Tool ist ein zentraler Hebel für die Akzeptanz von Desk Sharing, da es das Buchen geeigneter Büroarbeitsplätze erheblich vereinfacht.
Diese fünf KPIs verbinden die drei zentralen Ziele von Desk Sharing miteinander
Kosten senken ✓
Flächen optimieren ✓
Mitarbeiterzufriedenheit verbessern ✓
Diese Einsparungen sind durch Desk Sharing konkret möglich
Hybride Arbeit bietet Unternehmen ein erhebliches Einsparpotenzial. Bereits bei einer Unternehmensgröße von 50 Mitarbeitenden lassen sich durch die Optimierung von Büroflächen rund 125.000 € pro Jahr und durch die Reduzierung nicht benötigter Arbeitsplatzausstattung weitere 61.115 € pro Jahr einsparen. Somit ergibt sich ein Gesamteinsparpotenzial von 186.115 € jährlich. Voraussetzung dafür sind eine transparente Auslastungsanalyse sowie die gezielte Steuerung von Arbeitsplätzen und Büroflächen.
Weitere Details finden Sie in unseren Blog-Beiträgen.
Heikle Themen im Desk Sharing: IT, Datenschutz und Sicherheit
Bei der Auswahl einer Desk Sharing Software sollten Unternehmen nicht nur auf Funktionen und Benutzerfreundlichkeit achten. Ebenso wichtig sind die sichere technische Infrastruktur, die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und umfassende Sicherheitsmaßnahmen. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Faktoren.
IT-Anforderungen: Die technische Basis muss stimmen
Integrationsfähigkeit
Die Einführung einer Desk Sharing Software bringt nur dann einen echten Mehrwert, wenn sie sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert. Beispielsweise erwarten Mitarbeitende, dass sie Arbeitsplätze genauso einfach buchen können wie einen Termin im Kalender. Deshalb sollte die Lösung mit Systemen wie Microsoft 365, Outlook und Microsoft Teams kompatibel sein.
Benutzerverwaltung
Ebenso wichtig ist eine einfache Benutzerverwaltung.Mithilfe von Single Sign-on (SSO) können sich Mitarbeitende mit ihren bestehenden Unternehmenszugängen anmelden, ohne sich zusätzliche Passwörter merken zu müssen. Somit verbessert sich auch die Nutzerfreundlichkeit und es reduziert sich gleichzeitig der administrative Aufwand für die IT-Abteilung.
Skalierbarkeit
Darüber hinaus sollte die Software mit dem Unternehmen mitwachsen können. Ob ein einzelner Standort oder ein internationales Netzwerk von Büros: Eine moderne Desk Sharing Lösung muss skalierbar sein. Bestenfalls ist sie modular aufgebaut und unterstützt auch andere Workplace-Management-Funktionen wie Raum- und Parkplatzbuchungen sowie das Besuchermanagement.
Datenschutz: DSGVO-Konformität ist Pflicht
Verarbeitung personenbezogener Daten
Eine Desk Sharing Software verarbeitet zwangsläufig personenbezogene Daten. Dazu gehören beispielsweise Namen von Mitarbeitenden, Buchungsinformationen, Teamzugehörigkeiten oder Anwesenheitsdaten. Folglich ist es umso wichtiger, dass die eingesetzte Lösung die Anforderungen der DSGVO erfüllt.
Einbindung des Betriebsrats
Besonders in Institutionen mit Betriebsrat empfiehlt sich eine frühzeitige Einbindung der Arbeitnehmervertretung. Dadurch lassen sich mögliche Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Überwachung von Mitarbeitenden bereits im Vorfeld ausräumen. Eine klare Kommunikation stärkt darüber hinaus das Vertrauen und erhöht die Akzeptanz neuer Arbeitsplatzkonzepte.
Bei der Auswahl eines Anbieters sollten ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sowie transparente Datenschutzrichtlinien selbstverständlich sein. Ebenso wichtig ist der Speicherort der Daten, idealerweise innerhalb der Europäischen Union.
IT-Sicherheit: Schutz sensibler Unternehmensdaten
Datenschutz und Datensicherheit
Diese Begriffe werden häufig gleichgesetzt, beschreiben jedoch unterschiedliche Aspekte. Der Datenschutz stellt die Rechte von Personen und den rechtmäßigen Umgang mit personenbezogenen Daten in den Mittelpunkt, während sich die Datensicherheit hingegen mit dem Schutz dieser Daten vor Verlust beschäftigt, deren Manipulation und unbefugten Zugriffen. Für eine moderne Desk Sharing Software sind beide Bereiche gleichermaßen wichtig, da nur datenschutzkonforme und zugleich sichere Lösungen das Vertrauen von Unternehmen und Mitarbeitenden gewinnen.
Informationssicherheit
Wer eine Desk Sharing Software auswählt, sollte deshalb besonderes Augenmerk auf die Informationssicherheit legen. Die Zertifizierung nach ISO 27001 stellt hierbei einen international anerkannten Standard dar. Die Zertifizierung bestätigt, dass technische, organisatorische und dokumentierte Sicherheitsmaßnahmen systematisch umgesetzt werden.
Rollen- und Berechtigungskonzepte berücksichtigen
Nicht jeder Mitarbeitende benötigt Zugriff auf alle Daten und Einstellungen des Desk Sharing Tools. Entsprechend stellt ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept sicher, dass Nutzer nur die Funktionen und Informationen sehen können, die sie für ihre Arbeit tatsächlich benötigen.
Während Mitarbeitende beispielsweise lediglich Arbeitsplätze buchen können, erhalten Teamleiter erweiterte Verwaltungsfunktionen. Administratoren hingegen übernehmen technische Einstellungen und die Benutzerverwaltung. Dieses Prinzip der minimalen Rechtevergabe reduziert das Risiko von Fehlbedienungen und unbefugten Datenzugriffen.
Praxis-Tipp: Checkliste für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen
Vor der Auswahl einer Desk Sharing Software empfiehlt sich ein Check zum Thema Datenschutz und Datensicherheit:
- Werden die Daten ausschließlich in der EU gespeichert?
- Ist ein AV-Vertrag verfügbar?
- Unterstützt die Lösung SSO und MFA?
- Verfügt der Anbieter über ISO-27001-Zertifizierungen?
- Lassen sich Rollen und Berechtigungen granular steuern?
- Werden nur notwendige personenbezogene Daten verarbeitet?
Lösungen, die Datenschutz, IT-Sicherheit und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme vereinen, legt die Grundlage für flexible Arbeitswelten und werden von Mitarbeitenden deutlich besser akzeptiert.
Weitere wichtige Kriterien für die Auswahl eines Desk Sharing Tools Kriterien
Bei der Wahl der richtigen Desk Sharing Software spielen neben Datenschutz, IT-Sicherheit und technischer Integration noch weitere Faktoren eine entscheidende Rolle. Wer die folgenden Kriterien bei der Auswahl zusätzlich berücksichtigt, schafft beste Voraussetzungen für eine effiziente und nachhaltige Nutzung moderner Arbeitswelten.
Die wichtigsten Vorteile einer Desksharing Software
Benutzerfreundlichkeit
Über den Erfolg einer Desk Sharing Lösung entscheidet ihre Akzeptanz im Arbeitsalltag. Eine intuitive Bedienung über eine Desk Sharing App, übersichtliche Buchungsprozesse und klar dargestellte Verfügbarkeiten tragen maßgeblich dazu bei.
Ganzheitliches Ressourcenmanagement
In modernen Arbeitsumgebungen reicht die reine Arbeitsplatzbuchung häufig nicht aus. Unternehmen und öffentliche Auftraggeber sollten darauf achten, dass sich neben Arbeitsplätzen auch Besprechungsräume, Parkplätze oder weitere Ressourcen zentral verwalten lassen. Dadurch entstehen einheitliche Prozesse und Mitarbeitende finden alle Buchungsmöglichkeiten an einem Ort.
Barrierefreiheit
Digitale Anwendungen sollten für alle Mitarbeitenden zugänglich sein. Eine als zugänglich nach BITV 2.0 und WCAG zertifizierte Desk Sharing Software trägt zu einer barrierefreien, inklusiven Arbeitsumgebung bei. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen profitieren dadurch nicht nur von höherer Nutzerfreundlichkeit, sondern erfüllen auch steigende gesetzliche und gesellschaftliche Anforderungen an digitale Barrierefreiheit.
Skalierbarkeit
Mit dem Wachstum eines Unternehmens verändern sich auch die Anforderungen an die Arbeitsplatzorganisation. Umso wichtiger ist eine Lösung, die sowohl kleine Teams als auch komplexe Strukturen zuverlässig abbildet und unterstützt.
Wahlfreiheit beim Betriebsmodell
Je nach Anforderung muss die Software sowohl im On-Premises-Betrieb als auch auf externen Servern laufen. Darüber hinaus sollte sowohl eine SaaS-Lösung als auch eine Individualisierung der Software möglich sein.
Erfahrung des Anbieters
Die Einführung einer Software für Desk Sharing ist oft Teil einer umfassenderen Workplace-Strategie. Daher lohnt sich ein Blick auf die Erfahrung des Anbieters. Achten Unternehmen und öffentliche Einrichtungen darauf, dass er Implementierungspartner bereits zahlreiche Projekte erfolgreich umgesetzt hat, können sie von bewährten Prozessen und fundiertem Branchenwissen profitieren.
Zukunftssicherheit
Bei der Auswahl einer Software sollte nicht nur die aktuelle Funktionalität betrachtet werden. Ebenso wichtig ist die Frage, ob der Anbieter langfristig am Markt etabliert ist und die Lösung kontinuierlich weiterentwickelt. Die wirtschaftlich stabile Unternehmensbasis des Implementierungspartners sichert die Investitionen in neue Arbeitsplatzkonzepte.
raum]für[raum – die Nr. 1 Desk Sharing Software in Deutschland
Betrachtet man die vorgenannten Auswahlkriterien für eine moderne, sichere und zukunftsfähige Desk Sharing Lösung, kommen nur wenige Anbieter in Frage. Mit 25 Jahren Erfahrung und über 500 realisierten Projekten ist raum]für[raum Marktführer in Deutschland.
Als umfassende Workplace-Management-Plattform vereint raum]für[raum die Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Parkplätzen und weiteren Ressourcen in einer zentralen Anwendung. Dadurch erhalten Mitarbeitende eine einheitliche Umgebung für alle Buchungsprozesse, während Organisationen von effizienten Abläufen und einer besseren Auslastung ihrer Flächen profitieren.
Eine Plattform – vielfältige Möglichkeiten
Die flexible Plattform eignet sich für unterschiedlichste Organisationsstrukturen, von mittelständischen Unternehmen bis hin zu großen Behörden. Sie kann im On-Premises-Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder als Cloud-Anwendung betrieben werden, als individualisierte oder als SaaS-Lösung. Egel für welches Betriebsmodell sich Kunden entscheiden: Hohe Sicherheitsstandards sind garantiert und durch die Zertifizierung nach ISO 27001 bestätigt.
Hinzu kommt die langjährige Marktpräsenz des Anbieters, die zusätzliche Planungssicherheit schafft. Mit jahrzehntelanger Projekterfahrung und von der Crefo bestätigter wirtschaftlicher Stabilität bietet raum]für[raum die Sicherheit eines etablierten Partners, der Unternehmen und öffentliche Einrichtungen bei der nachhaltigen Gestaltung moderner Arbeitsumgebungen langfristig begleitet.
So entsteht eine Lösung, die Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Datenschutz, Informationssicherheit und Zukunftsfähigkeit in einer Plattform zuverlässig vereint.
So funktioniert Desk Sharing mit raum]für[raum
Gewünschten Arbeitstag auswählen
Verfügbare Arbeitsplätze anzeigen lassen
Anhand von Etagenplänen zeigt die Anwendung die verfügbaren Arbeitsplätze.
Arbeitsplätze nach Bedarf filtern
Benötigen Mitarbeitende besondere Ausstattungsmerkmale, können sie die verfügbaren Plätze gezielt filtern.
Barrierefreie Arbeitsplätze finden
Barrierefreie Arbeitsplätze lassen sich gezielt suchen. Die Software zeigt ausschließlich geeignete Plätze an.
Lieblingsplatz wird Favorit
Arbeitsplatz reservieren
Weitere Ressourcen nutzen
Change Management: Wie die Einführung von raum]für[raum gelingt
Die Einführung einer Desk Sharing Software ist kein rein technischer Prozess, sondern ein hochsensibles Veränderungsprojekt. Somit ist ein strukturiertes Projektmanagement entscheidend, das organisatorische, technische und kulturelle Aspekte berücksichtigt. Unser Projektteam arbeitet nach den international anerkannten IPMA-Standards. Die Zertifizierung bestätigt umfassende Kompetenzen in Planung, Steuerung und erfolgreicher Umsetzung von Projekten und gewährleistet eine professionelle, strukturierte Projektabwicklung. So gehen wir vor:
Analyse der Ausgangssituation: Basis für die erfolgreiche Einführung
Jede Institution hat unterschiedliche Anforderungen an die Nutzung ihrer Büroflächen. Deshalb beginnt die Einführung von raum]für[raum mit einer umfassenden Analyse der aktuellen Arbeitsplatzsituation. Gemeinsam mit den Projektverantwortlichen auf Kundenseite werden im Kick-off-Meeting die bestehende Arbeitsweisen, Flächenkonzepte und organisatorische Rahmenbedingungen betrachtet.
Im Fokus stehen dabei Fragen wie: Wie häufig arbeiten Mitarbeitende im Büro? Welche Teams müssen regelmäßig vor Ort zusammenkommen? Welche Flächen sollen künftig flexibel nutzbar sein?
Die Ergebnisse dieser Analyse bilden die Grundlage für die maßgeschneiderte Konfiguration der Desk Sharing Software.
Projektplanung: gemeinsam den Fahrplan entwickeln
Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse erarbeitet das Projektmanagement von raum]für[raum gemeinsam mit dem Kunden ein individuelles Einführungskonzept. Dabei werden die organisatorischen und technischen Anforderungen definiert und in einen strukturierten Projektplan überführt. Zu den zentralen Aufgaben gehören die Festlegung von Meilensteinen, die Definition von Nutzerrollen und Berechtigungen sowie die Entwicklung von Buchungsrichtlinien.
Durch die enge Zusammenarbeit zwischen Kunde und Projektmanagement entsteht von Anfang an Transparenz über den Projektverlauf. Gleichzeitig werden mögliche Herausforderungen frühzeitig erkannt und geeignete Lösungen entwickelt.
Einrichtung und Konfiguration: Software an die Unternehmensstruktur anpassen
Im nächsten Schritt erfolgt die technische Umsetzung. Dabei wird raum]für[raum individuell an die bestehende Büro- und Organisationsstruktur angepasst.
Hierzu erstellt der Etagenplan-Service digitale Pläne und visualisiert die buchbaren Arbeitsplätze übersichtlich. Gleichzeitig werden Standorte, Abteilungen und Benutzergruppen angelegt. Die Software wird mit bestehenden Systemen wie Microsoft 365, Outlook oder Microsoft Teams verbunden, sodass Mitarbeitende ihre Arbeitsplatzbuchungen direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung verwalten können.
Auch Sicherheits- und Zugriffsanforderungen werden in dieser Phase berücksichtigt. Dank der professionellen Begleitung durch das Projektmanagement erfolgt die technische Implementierung effizient und ohne unnötigen Aufwand für die kundeninterne IT.
Mitarbeiterkommunikation: Akzeptanz von Anfang an fördern
Die Einführung von Desk Sharing geht oft mit veränderten Arbeitsweisen und neuen Routinen im Büroalltag einher. Deshalb spielt die Kommunikation mit den Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle für den Projekterfolg.
Das Projektmanagementteam von raum]für[raum unterstützt Unternehmen und öffentliche Auftraggeber dabei, die Vorteile des neuen Arbeitsplatzkonzepts transparent zu vermitteln und mögliche Unsicherheiten frühzeitig abzubauen.
Schulung und Go-Live: sicherer Start in den produktiven Betrieb
Vor dem offiziellen Start der Software erhalten alle relevanten Nutzergruppen eine umfassende Einführung in die Funktionen von raum]für[raum. Dabei lernen Mitarbeitende, wie Arbeitsplätze gebucht oder Kolleginnen und Kollegen gefunden werden können. Administratoren erhalten zusätzlich Schulungen zu Auswertungen, Benutzerverwaltung und Konfigurationseinstellungen.
Nach Abschluss der Schulungsphase erfolgt der Go-Live. Auch nach dem Produktivstart steht das Inhouse-Support-Team von raum]für[raum als persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung. Fragen können schnell geklärt und Anpassungen bei Bedarf unkompliziert umgesetzt werden.
So wird sichergestellt, dass die neue Desk Sharing Lösung von Beginn an erfolgreich genutzt wird und Unternehmen ihre Ziele hinsichtlich Flexibilität, Flächeneffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig erreichen.
FAQ Desk Sharing Software
Wie lange dauert die Einführung einer Desk Sharing Software?
Die Dauer hängt von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Standorte, den gewünschten Integrationen und nötigen Anpassungen ab. Dank eines strukturierten Projektmanagements, wie es raum]für[raum bietet, kann die Einführung jedoch effizient geplant und schrittweise umgesetzt werden. Je nach Projektumfang kann die Einführung schrittweise erfolgen, sodass erste Bereiche bereits nach kurzer Zeit produktiv genutzt werden können, während weitere Standorte, Bereiche und Integrationen sukzessive hinzukommen.
Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen für die Einführung eines Desk Sharing Tools erfüllen?
Grundsätzlich benötigen Unternehmen lediglich eine Übersicht ihrer Büroflächen und Arbeitsplätze. Darüber hinaus sollten Verantwortliche für Organisation, HR oder IT in das Projekt eingebunden werden, um Anforderungen und Prozesse gemeinsam festzulegen.
An welche bestehenden Systeme sollte die Software angebunden werden?
Moderne Desk Sharing Software wie raum]für[raum lässt sich beispielsweise in Microsoft 365, Outlook oder Microsoft Teams integrieren. Dadurch können Mitarbeitende ihre Arbeitsplatzbuchungen direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung verwalten.
Müssen Mitarbeitende vor der Einführung geschult werden?
Eine Anwenderschulung, wie sie für raum]für[raum vor Go-Live anbietet, ist empfehlenswert, um die Akzeptanz zu erhöhen und einen reibungslosen Start sicherzustellen. Mitarbeitende lernen dabei die wichtigsten Funktionen kennen und erhalten praktische Tipps für die tägliche Nutzung. Administratoren erhalten zusätzliche eine tiefergehende Software-Schulung.
Welche Rolle spielt das Change Management bei der Einführung?
Desk Sharing verändert häufig etablierte Arbeitsweisen. Deshalb ist eine transparente Kommunikation entscheidend. Durch frühzeitige Information und die Einbindung der Mitarbeitenden lassen sich Vorbehalte abbauen und die Akzeptanz der neuen Lösung erhöhen. All dies wird bei der Einführung von raum]für[raum berücksichtigt.
Können neben Arbeitsplätzen auch andere Ressourcen gebucht werden?
Eine moderne Desk Sharing Software sollte auch weitere Bereiche des Workplace-Managements abdecken oder modular erweiterbar sein. Mit raum]für[raum können je nach Unternehmensanforderung auch Besprechungsräume, Parkplätze und weitere Ressourcen digital verwaltet und Videokonferenzen und hybride Meetings organisiert werden.
Was passiert nach dem Go-Live der Desk Sharing Software?
Auch nach dem Produktivstart endet die Zusammenarbeit nicht. Der Inhouse-Support von raum]für[raum übernimmt im Produktivbetrieb. Er steht als Ansprechpartner zur Verfügung und unterstützt bei Fragen, Anpassungen oder technischen Problemen.
Können bestehende Büroflächen nach Einführung der Desk Sharing Software optimiert werden?
Ja. Mithilfe von Auswertungen und Nutzungsanalysen, die raum]für[raum bereitstellt, erhalten Unternehmen und öffentliche Einrichtungen wertvolle Einblicke in die tatsächliche Flächenauslastung. Auf dieser Basis können Büroflächen kontinuierlich optimiert und Kosten reduziert werden.
Für wen eignet sich eine Desk Sharing Software?
Eine Desk Sharing Software wie raum]für[raum eignet sich besonders für Institutionen mit hybriden Arbeitsmodellen, mehreren Standorten oder flexibel genutzten Büroflächen. Sowohl öffentliche Auftraggeber als auch mittelständische Unternehmen und Großunternehmen profitieren von einer effizienteren Flächennutzung und einer vereinfachten Arbeitsplatzorganisation.
Fazit: Workplace Management Software als Chance zur Ressourcenoptimierung
Workplace Management Software bietet Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen die Chance, Arbeitsplätze, Räume und Ressourcen effizienter zu nutzen, hybride Arbeitsmodelle optimal zu unterstützen und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Durch datenbasierte Entscheidungen, automatisierte Prozesse und transparente Auslastungsanalysen lassen sich Kosten senken, Flächen optimieren und die Produktivität nachhaltig steigern. raum]für[raum ist die marktführende Software in diesem Bereich. Mit ihr wir wird das Büro vom reinen Arbeitsort zum strategischen Erfolgsfaktor.
Mit raum]für[raum erhalten Unternehmen und öffentliche Verwaltungen eine ganzheitliche Workplace Management Software, die sowohl die Anforderungen von Mitarbeitenden als auch Facility-Managern erfüllt und darüber hinaus für Besucher ein professionelles Meeting-Erlebnis schafft.
Hinweis: Die verwendeten Bilder wurde zum Teil mit Unterstützung von KI erstellt.