Wahlfreiheit bei Meetingplattformen

Die neue Wahlfreiheit für hybride Meetings: Plattformen flexibel wählen, Prozesse intelligent steuern. 

Hybride Meetings sind heute Standard. Die Organisation dahinter ist jedoch oft unnötig kompliziert: Kunden arbeiten mit Microsoft Teams, Partner mit Webex und intern kommt möglicherweise Cisco CMS zum Einsatz. Für Mitarbeitende bedeutet das zusätzlichen Organisationsaufwand, Medienbrüche und technische Unsicherheit. Genau hier setzt die neue Wahlfreiheit von raum]für[raum an, die in dieser Form aktuell einzigartig auf der Welt ist.

Inhalt

1. Moderne Arbeitswelt – hybride Meetings
2. Als Videokonferenzen laufen lernten: Die ersten Schritte mit TMS
3. Von der Videokonferenz zur ersten modernen Kollaborationsplattform
4. Die Plattform bestimmt das Meeting? Nein – jetzt wählen Sie selbst!
5. Weltneuheit im Buchungsprozess: Wahlfreiheit statt Plattformzwang
6. Zwei Spezialisten – eine Mission
7. Fazit

Moderne Arbeitswelt – hybride Meetings

Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Mitarbeitende arbeiten flexibel im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs. Daher müssen Teams heute unabhängig vom Standort der Mitarbeitenden effizient zusammenarbeiten und kommunizieren können. Meetings sind längst nicht mehr an einen physischen Konferenzraum gebunden. Sie finden in virtuellen Konferenzräumen statt, an denen die Teilnehmenden unabhängig von ihrem jeweiligen Arbeitsort zusammenkommen. Unternehmen benötigen Lösungen, die standortunabhängige Zusammenarbeit ermöglichen.

Videokonferenzen und hybride Meetings sind deshalb zum zentralen Bestandteil der täglichen Kommunikation und Kollaboration geworden. Projektabstimmungen, Kundengespräche, Workshops oder Management-Meetings werden heute regelmäßig digital oder hybrid durchgeführt. Insbesondere in Bereichen wie Vertrieb, Recruiting oder Kundenservice findet der Austausch häufig online statt.

Diese Entwicklung bringt jedoch neue Herausforderungen mit sich. Eine Aufgabe besteht darin, Personen im Besprechungsraum und Remote-Teilnehmer technisch zusammenzuführen. Die zunehmende Vielfalt an Kommunikationsplattformen stellt hier eine Klippe dar: Während intern beispielsweise der Cisco genutzt wird, arbeiten Kunden vielleicht mit Microsoft Teams.

Gleichzeitig sind die Anwender darin gefordert, unterschiedliche Technologien zu verwalten und zu bedienen. Oft hilft dabei nur der “Notruf” in der hauseigenen IT. Nutzer erwarten Meetings ohne technische Hürden. Oft scheitert das jedoch bereits beim Start der Konferenztechnik im Besprechungsraum.

Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass ein möglichst einfacher und smarter Organisationsprozess maßgeblich über Produktivität, Mitarbeitererlebnis und somit die Akzeptanz von hybriden Meetings entscheidet. Genau hier unterstützt raum]für[raum an: Mit durchdachten Lösungen vereinfacht die Plattform die Organisation und Durchführung hybrider Meetings und schafft so die Grundlage für erfolgreiche Zusammenarbeit in einer modernen Arbeitswelt.

Als Videokonferenzen laufen lernten: Die ersten Schritte mit TMS

Videokonferenzen sind heute ein selbstverständlicher Bestandteil des Arbeitsalltags. Ihre Anfänge waren jedoch von hohen technischen Anforderungen und einer komplexen Infrastruktur geprägt. Bereits in den 1990er-Jahren setzten international tätige Unternehmen auf fest installierte Videokonferenzsysteme für die Kommunikation zwischen Standorten. Nach der Jahrtausendwende hielt die Technologie zunehmend Einzug in den Mittelstand und erleichterte die standortübergreifende Zusammenarbeit.

Eine zentrale Rolle spielte dabei viele Jahre die Cisco TelePresence Management Suite (TMS). Die ursprünglich von TANDBERG entwickelte Lösung etablierte sich als Management-Plattform für Videokonferenzsysteme. Nach der Übernahme durch Cisco im Jahr 2010 wurde die Technologie in das Cisco-Portfolio integriert und zu einem wichtigen Baustein moderner Kommunikationslösungen ausgebaut.

TMS ermöglichte Unternehmen die Verwaltung ihrer Videokonferenzsysteme, die Planung von Meetings und die Steuerung der zugrunde liegenden Infrastruktur. Besonders für Organisationen mit mehreren Standorten war die Plattform lange Zeit ein bewährtes Werkzeug für die Organisation und Administration von Videokonferenzen.

Auch wir haben die Bedeutung integrierter Videokonferenzlösungen früh erkannt und in raum]für[raum eingebunden. Bereits 2008 entwickelten wir die ersten Anbindungen an die TMS, ein Jahr später wurde sie TMS direkt in die Plattform integrierten.

Von der Videokonferenz zur ersten modernen Kollaborationsplattform

Mit der zunehmenden Verlagerung hin zum mobilen Arbeiten stießen klassische Videokonferenz-Verwaltungssysteme zunehmend an ihre Grenzen. Sie waren vor allem für fest installierte Konferenzräume konzipiert und konnten die Anforderungen an flexible, standortunabhängige Zusammenarbeit nur eingeschränkt erfüllen. Gleichzeitig wuchs der Wunsch nach einer einfachen und intuitiven Nutzererfahrung. die die technische Komplexität aus Anwendersicht völlig in den Hintergrund treten lässt.

Cisco reagierte auf diese Entwicklung mit dem Cisco Meeting Server (CMS). Im Gegensatz zu klassischen Infrastruktur- und Verwaltungslösungen wie TMS rückt CMS das Nutzererlebnis in den Mittelpunkt. CMS verbindet Teilnehmende unabhängig von Standort und Endgerät in virtuellen Meetingräumen. Im Mittelpunkt steht nicht mehr die Technik, sondern das Meeting-Erlebnis.

Mit CMS bietet Cisco insbesondere großen Organisationen eine leistungsfähige Lösung für den On-Premises-Betrieb von Videokonferenzen. Die Plattform lässt sich flexibel skalieren und unterstützt die Einbindung unterschiedlicher Endgeräte, von Konferenzraumsystemen bis hin zu mobilen Geräten.

Die Entwicklung von Cisco TMS hin zu Cisco CMS verdeutlicht den Wandel von der technischen Infrastruktur hin zur nutzerorientierten Kollaborationsplattform. Für raum]für[raum bedeutete dies ebenfalls einen wichtigen Entwicklungsschritt: 2018 integrierten wir Cisco CMS in die Plattform und die Organisation von Videokonferenzen direkt in en einfachen Buchungsprozess. Mitarbeitende müssen sich nicht mehr mit Konfigurationen, Einwahldaten oder technischen Details beschäftigen. raum]für[raum automatisiert die komplexen Abläufe im Hintergrund und schafft einen smarten Buchungsprozess.

Die Plattform bestimmt das Meeting? Nein – jetzt wählen Sie selbst!

In vielen Unternehmen beginnt die Herausforderung bereits bei der Organisation der Videokonferenz. Während intern Microsoft Teams genutzt wird, arbeiten Kunden möglicherweise mit Webex oder Partner mit einer eigenen Cisco-Infrastruktur. Häufig müssen Mitarbeitende ihre Arbeitsweise an technische Vorgaben anpassen. Diese heterogenen IT-Landschaften sind meist historisch gewachsen und das Ergebnis unterschiedlicher Anforderungen an Zusammenarbeit, Sicherheit und Raumtechnik.

Videokonferenz- und Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet sind aus dem modernen Arbeitsalltag vieler Unternehmen und öffentlicher Einrichtungen kaum noch wegzudenken. Sie bündeln Kommunikation, Zusammenarbeit und virtuelle Meetings in einer zentralen Umgebung.

Der Ausgangspunkt von Microsoft Teams ist die Software selbst, bei der Chats, Videokonferenzen und Kalenderfunktionen nahtlos ineinandergreifen. Besonders das Zusammenspiel von Outlook und Teams vereinfacht die Terminplanung erheblich. Die Anwender bleiben vollständig in ihrer vertrauten Microsoft-Arbeitsumgebung. Diese Verankerung im Microsoft-Ökosystem ist einer der Hauptgründe für die hohe Nutzerverbreitung von Teams.

Cisco verfolgt traditionell den Ansatz, die Meeting-Plattform und die dazugehörige Konferenzraumtechnik parallel zu entwickeln. Mit Webex bietet Cisco neben dem On-Premises-Betrieb des CMS heute eine moderne Cloud-Kollaborationsplattform für digitale und hybride Zusammenarbeit. Der besondere Vorteil dieses Ansatzes liegt in einer konsistenten und professionellen Nutzererfahrung: Unabhängig davon, ob Teilnehmende aus dem Besprechungsraum oder remote zugeschaltet sind, profitieren sie von einer zuverlässigen Verbindung und einer optimal abgestimmten Meeting-Umgebung.

Vor diesem Hintergrund lautet die entscheidende Frage heute daher nicht mehr: „Teams, Webex oder CMS?“ Vielmehr geht es darum, wie sich die Stärken dieser Welten optimal nutzen lassen. Bei der Plattformwahl spielt außerdem die Unabhängigkeit von einzelnen Anbietern eine wichtige Rolle.

Unternehmen entscheiden heute nicht nur technische, sondern auch strategisch, welche Meeting-Plattform sie einsetzen. Sie vermeiden unnötige Abhängigkeiten, wenn sie ihre Meeting-Plattform frei wählen können. Organisationen bleiben flexibel, können auf neue Anforderungen reagieren und entscheiden selbst, welche Technologien sie wann einsetzen möchten. Microsoft Teams kann dabei ein wichtiger und leistungsfähiger Baustein sein. Gleichzeitig ist es aus strategischer Sicht sinnvoll, Alternativen wie Webex offen zu halten.

Genau bei dieser Plattformoffenheit setzt die Weltneuheit bei raum]für[raum im Buchungsprozess von Videokonferenzen und hybriden Meetings an, die aktuell weltweit einzigartig ist.

Weltneuheit im Buchungsprozess: Wahlfreiheit statt Plattformzwang

Bereits während der Buchung entscheiden Nutzer selbst, ob das Meeting – je nach Verfügbarkeit im Unternehmen – über Microsoft Teams, Cisco Webex oder Cisco CMS stattfinden soll. Zusätzliche Abstimmungen mit der IT entfallen, die Planung wird einfacher und die Zusammenarbeit mit externen Teilnehmern deutlich flexibler. Mit raum]für[raum bleibt die technische Komplexität im Hintergrund und hybride Meetings lassen sich durchgängig planen.

Konkret sieht der Prozess im Buchungsassistenten von raum]für[raum wie folgt aus:

1. Standort, Zeitraum & Raum auswählen

Im ersten Schritt wählt der User den gewünschten Zeitraum sowie den Standort und Raum für das hybride Meeting.

2. Details eingeben & hybrides Meeting hinzufügen

Als nächstes werden die weiteren Buchungsdetails eingetragen. Fügt man die Videokonferenz hinzu, erscheint die Auswahlmöglichkeit – je nach Verfügbarkeit der Plattformen im Unternehmen – zwischen Cisco Videokonferenz (CMS), Cisco Webex und Microsoft Teams.

3. Buchung abschließen

Der Nutzer prüft die Angaben und schließt die Buchung ab. raum]für[raum erstellt und versendet den passenden Meeting-Link automatisch. Manuelle Einladungen, fehleranfällige Nacharbeiten oder die Suche nach den richtigen Zugangsdaten entfallen.

Zwei Spezialisten – eine Mission

Die Geschichte von Cisco ist eine Geschichte technologischer Innovationen im Bereich der Videokonferenztechnik, die Geschichte von raum]für[raum ist die der intelligenten Organisation über eine zentrale Buchungsplattform. Die langjährige Partnerschaft zwischen Cisco und raum]für[raum verbindet leistungsfähige Videokonferenztechnik mit einfachen Buchungsprozessen.

Unternehmen, die bereits in Cisco-Technologien investiert haben, können ihre bestehende Infrastruktur weiterhin nutzen und gleichzeitig von modernen Buchungs- und Automatisierungsprozessen profitieren. Zusätzliche Medienbrüche oder aufwendige Workarounds werden vermieden. raum]für[raum automatisiert zahlreiche Cisco-bezogene Prozesse, darunter das Anlegen von CMS-Spaces, den Versand von Einwahldaten sowie die Verknüpfung von Räumen und Videokonferenzen. Auch Cisco OBTP (One Button to Push) wird unterstützt. Über das raum]für[raum Videokonferenz-Management werden Cisco-Endgeräte bei der Buchung eingebunden und lassen sich damit per Knopfdruck starten, ohne Meeting-ID oder Einwahldaten manuell einzugeben.

Ganz nach dem Motto „Theorie ist gut, Praxis ist besser“ wird die erfolgreiche Technologie-Partnerschaft zwischen Cisco und raum]für[raum im Cisco Showroom greifbar. Besucher erleben dort live, wie moderne hybride Meetings in der Praxis funktionieren und wie sich Cisco-Konferenztechnik nahtlos in bestehende Arbeitsumgebungen integrieren lässt. Besucher können  die Meeting-Organisation mit raum]für[raum selbst testen und erleben, wie automatisierte Prozesse den gesamten Meeting-Ablauf vereinfachen. So wird aus technologischer Innovation ein unmittelbar erlebbarer Mehrwert für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden.

Fazit

Die größte Innovation moderner Meeting-Konzepte ist heute nicht mehr die Videokonferenz selbst, sondern die Freiheit, die passende Plattform zu wählen. Mit raum]für[raum lassen sich Microsoft Teams, Cisco Webex und Cisco CMS direkt im Buchungsprozess auswählen. Weitere Plattformen können bei Bedarf ebenfalls eingebunden werden. Dank der neuen Wahlfreiheit bleiben Unternehmen und öffentliche Einrichtungen flexibel, reduzieren organisatorischen Aufwand und vermeiden unnötige Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern. So werden hybride Meetings einfacher, effizienter und zukunftssicher. 

Hinweis: Die verwendeten Bilder wurde zum Teil mit Unterstützung von KI erstellt.